रिकॉर्ड्स अनुरोध (सूचना का अधिकार अधिनियम)

• आपको सार्वजनिक रिकॉर्ड की जांच करने या उनकी कॉपियां पाने का अनुरोध करने का अधिकार है।
• आपको अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के लिए किसी भी शुल्क का पहले से अनुमान लगाने का अनुरोध करने का अधिकार है।
• अगर आपको लगता है कि आपके FOIA अधिकारों का उल्लंघन हुआ है, तो आप FOIA का अनुपालन करने के लिए ज़िला या सर्किट कोर्ट में याचिका दायर कर सकते हैं। आप सूचना की स्वतंत्रता एडवाइज़री काउंसिल से भी संपर्क कर सकते हैं (http://foiacouncil.dls.virginia.gov) गैर-बाध्यकारी, सलाहकारी राय के लिए।

मौजूदा रिकॉर्ड या दस्तावेज़ों के लिए पूछें।
FOIA रिकॉर्ड तक ऐक्सेस प्रदान करता है, न कि सार्वजनिक निकाय अपने काम के बारे में सवालों के जवाब देने के लिए। न ही इसके लिए ऐसा रिकॉर्ड बनाने की ज़रूरत है जो मौजूद न हो। देखिए वीए। कोड § 2.2-3704(D)।

हमें बताएं कि आप किस फ़ॉर्मैट में रिकॉर्ड पाना चाहते हैं।
वीटा आपके साथ काम करेगी, ताकि कारोबार के सामान्य कोर्स में वीटा द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले फ़ॉर्मेट में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड उपलब्ध कराए जा सकें। उदाहरण के लिए, अगर आप किसी Excel स्प्रेडशीट में बनाए गए रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, तो आपको Excel दस्तावेज़, कोई अन्य आसानी से उपलब्ध फ़ॉर्मेट जैसे कि CSV या PDF, या एक प्रिंटेड कॉपी प्राप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं। कृपया ध्यान दें कि इलेक्ट्रॉनिक फ़ॉर्मेट में रखे गए रिकॉर्ड की कागजी कॉपी छापने और उपलब्ध कराने से लागत आने की संभावना है।

हमें आपके अनुरोध पर आपसे चर्चा करनी पड़ सकती है।
FOIA का अनुरोध करना कोई प्रतिकूल प्रक्रिया नहीं होनी चाहिए और हम आपके अनुरोध को पारस्परिक रूप से सहमत तरीके से हल करना पसंद करते हैं। हमें आपसे आपके अनुरोध पर चर्चा करनी पड़ सकती है, ताकि हम समझ सकें कि आपको कौन से रिकॉर्ड चाहिए। अनुरोध को स्पष्ट करने से अनावश्यक खर्च से बचने में भी मदद मिल सकती है। जहां आपने बड़े रिकॉर्ड का अनुरोध किया है, हम जवाब के बारे में आपसे सहमति बनाने की कोशिश करेंगे।

वीटा से रिकॉर्ड का अनुरोध कैसे करें।
FOIA के लिए आपके अनुरोध को लिखित रूप में बताने की ज़रूरत नहीं है, न ही आपको ख़ास तौर पर यह बताने की ज़रूरत है कि आप FOIA के तहत रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं। हालाँकि, एक लिखित अनुरोध आपके अनुरोध का रिकॉर्ड बनाता है, जिसमें स्पष्ट विवरण दिया जाता है कि आप किन रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, ताकि मौखिक अनुरोध पर कोई ग़लतफ़हमी न हो। इससे आपसे संपर्क करने में भी आसानी होती है। हम आपको वीटा फ़ोया पते पर ईमेल करके लिखित रूप में रिकॉर्ड का अनुरोध करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।

" उचित स्पेसिफिकेशन के साथ उन रिकॉर्ड को पहचानें जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं। "
इस सामान्य ज्ञान मानक के लिए आवश्यक है कि आप पर्याप्त विशिष्ट हों, ताकि हम आपके द्वारा खोजे जा रहे रिकॉर्ड को पहचान सकें और उनका पता लगा सकें।  कृपया ध्यान दें, बड़े अनुरोधों के कारण, अनुरोध किए गए रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लीकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में काफी खर्च आने की संभावना अधिक होती है। देखिए वीए। कोड §§ 2.2-3704(F) & (H)।

वीटा रिकॉर्ड का अनुरोध करने के लिए या अगर आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया हमारे FOIA अधिकारी, जोशुआ हेस्लिंगा से संपर्क करें।

रिकॉर्ड का अनुरोध करने का सबसे अच्छा तरीका FOIA@vita.virginia.gov पर ईमेल करना है, लेकिन आप हमसे फ़ोन (804) 510-7288 पर या ईमेल के ज़रिए भी संपर्क कर सकते हैं:

वर्जीनिया सूचना प्रौद्योगिकी एजेंसी
ATTN: FOIA ऑफिसर
7325 ब्यूफ़ॉन्ट स्प्रिंग्स ड्राइव
रिचमंड, VA 23225

इसके अलावा, FOIA के बारे में आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए सूचना की स्वतंत्रता सलाहकार परिषद उपलब्ध है। काउंसिल के स्टाफ़ से foiacouncil@dls.virginia.gov पर संपर्क करें या (804) 698-1810 पर फ़ोन से संपर्क करें। आप FOIA पब्लिक कमेंट फ़ॉर्म के ज़रिए FOIA काउंसिल में सार्वजनिक टिप्पणी सबमिट कर सकते हैं। 

वीटा को आपके अनुरोध का जवाब मिलने के पाँच कार्य दिवसों के भीतर देना होगा।
हमें आपका अनुरोध मिलने के बाद ही पाँच दिन की अवधि कारोबार के दिन से शुरू हो जाती है और इसमें वीकेंड या छुट्टियां शामिल नहीं होती हैं।

वीटा पब्लिक रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करने के पीछे का कारण अप्रासंगिक है।
आपके अनुरोध का कारण चाहे जो भी हो, आपके अनुरोध का जवाब देने में वीटा की ज़िम्मेदारी एक जैसी है। हालांकि, FOIA यह बताता है कि किसी सार्वजनिक निकाय को अपना नाम और कानूनी पता देने के लिए अनुरोध करने की ज़रूरत हो सकती है। देखिए वीए। कोड § 2.2-3704(A)।

FOIA अनुरोध के जवाबों के पाँच सामान्य प्रकार होते हैं।
अगर VITA अनुरोध किए गए रिकॉर्ड का संरक्षक है, तो FOIA के लिए ज़रूरी है कि VITA पांच दिन की समयावधि में आपके अनुरोध पर निम्नलिखित में से कोई एक प्रतिक्रिया दे। देखिए वीए। कोड § 2.2-3704(B):

1. हम आपको वे रिकॉर्ड उपलब्ध कराते हैं, जिनके लिए आपने अनुरोध किया है, उनका पूरा
2. आपके द्वारा अनुरोध किए गए सभी रिकॉर्ड हम वापस ले लेते हैं क्योंकि सभी रिकॉर्ड किसी खास वैधानिक छूट के अधीन होते हैं। अगर हम सभी रिकॉर्ड रोक लेते हैं, तो हमें आपको लिखित रूप में जवाब भेजना होगा। उस लेखन से रोके गए रिकॉर्ड के वॉल्यूम और विषय की पहचान करनी चाहिए और वर्जीनिया कोड का वह खास सेक्शन बताना चाहिए जिससे हम रिकॉर्ड वापस ले सकते हैं।
3. हम मांगी गई कुछ जानकारी देते हैं, लेकिन दूसरी जानकारी रोक देते हैं। परिस्थितियों के आधार पर, हम किसी रिकॉर्ड का कुछ हिस्सा बदल सकते हैं, जिसे रोका जा सकता है और आपको बाकी रिकॉर्ड उपलब्ध करा सकते हैं। हमें आपको कोड ऑफ़ वर्जीनिया के खास सेक्शन के बारे में एक लिखित जवाब देना होगा, जिससे हम अनुरोध किए गए कुछ या सभी रिकॉर्ड वापस ले सकते हैं।
4. अनुरोध किए गए रिकॉर्ड नहीं मिले या मौजूद नहीं हैं। अगर हमें पता है या हम समझते हैं कि किसी दूसरी एजेंसी के पास अनुरोध किए गए रिकॉर्ड हैं, तो हमारे जवाब में उस एजेंसी की संपर्क जानकारी शामिल होगी।
5. अगर VITA के लिए पांच दिन की अवधि में आपके अनुरोध का जवाब देना व्यावहारिक रूप से संभव नहीं है, तो हमें इसे लिखित रूप में बताना होगा और बताना होगा कि ऐसा क्यों है। इससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए सात और कार्यदिवस मिलेंगे, जिससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए पूरे 12 कार्यदिवस मिलेंगे।

अगर किसी अनुरोध को किसी दूसरी एजेंसी को भेजा जाए — उदाहरण के लिए, क्योंकि वीटा अनुरोध किए गए रिकॉर्ड का संरक्षक नहीं है — तो हम दूसरी एजेंसी की पहचान करेंगे और संपर्क जानकारी देंगे।

अतिरिक्त जवाब देने के लिए वीटा आपके साथ काम कर सकती है या कोर्ट में याचिका दायर कर सकती है।
अगर आप बहुत बड़ी संख्या में रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करते हैं और हमें लगता है कि हम अपनी अन्य संगठनात्मक ज़िम्मेदारियों में बाधा डाले बिना आपको 12 दिनों के अंदर रिकॉर्ड उपलब्ध नहीं करा सकते हैं, तो हम आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए अतिरिक्त समय के लिए कोर्ट में याचिका लगा सकते हैं। हालाँकि, हम और समय माँगने के लिए कोर्ट जाने से पहले रिकॉर्ड बनाने के संबंध में आपके साथ एक अनुबंध पर पहुँचने का उचित प्रयास करेंगे।

कोई सार्वजनिक निकाय, अनुरोध किए गए रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लीकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में होने वाले अपने वास्तविक खर्च से ज़्यादा खर्च न करने के लिए उचित शुल्क ले सकता है।

एक सार्वजनिक निकाय अनुरोध किए गए रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लीकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में होने वाली अपनी वास्तविक लागत से ज़्यादा होने पर उचित शुल्क ले सकता है और अनुरोधित रिकॉर्ड को न्यूनतम संभव लागत पर सप्लाई करने के लिए सभी उचित प्रयास करेगा। कोई भी सार्वजनिक निकाय रिकॉर्ड बनाने या उसे बनाए रखने या सार्वजनिक निकाय के सामान्य कारोबार से जुड़े सामान्य खर्चों की भरपाई करने के लिए कोई बाहरी, मध्यस्थ, या अतिरिक्त शुल्क या खर्च नहीं लगाएगा। किसी सार्वजनिक निकाय द्वारा लिया जाने वाला कोई भी डुप्लीकेटिंग शुल्क, डुप्लीकेशन की वास्तविक लागत से अधिक नहीं होगा। रिकॉर्ड खोजने से पहले, सार्वजनिक निकाय अनुरोधकर्ता को लिखित रूप में सूचित करेगा कि सार्वजनिक निकाय अनुरोधित रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लीकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में होने वाली वास्तविक लागत से अधिक न होने के लिए उचित शुल्क ले सकता है और अनुरोधकर्ता से पूछताछ कर सकता है कि क्या वह § के उपखंड F में दिए गए अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति से पहले लागत का अनुमान लगाने का अनुरोध करना चाहता है 2.2-3704 वर्जीनिया के कोड के बारे में। इस तरह के शुल्क लगाना है या नहीं, यह सार्वजनिक निकाय के विवेक पर छोड़ दिया जाता है।

वीटा से आपके द्वारा अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के लिए आपको भुगतान करना पड़ सकता है।
FOIA की मदद से हम FOIA अनुरोधों का जवाब देने की असल लागत के लिए शुल्क ले सकते हैं। इसमें वे आइटम शामिल हैं जैसे कि अनुरोध किए गए रिकॉर्ड खोजने और उनकी समीक्षा करने में स्टाफ का समय, कॉपी करने की लागत, और सीधे अनुरोध किए गए रिकॉर्ड की सप्लाई से संबंधित कोई भी अन्य लागत। इसमें सामान्य ओवरहेड लागत शामिल नहीं हो सकती। देखिए वीए। कोड § 2.2-3704(F)। 

वीटा यह मूल्यांकन करती है कि अनुरोध के आधार पर शुल्क लिया जाए या नहीं।  VITA द्वारा मूल्यांकन किए जाने वाले शुल्क वीटा कर्मियों द्वारा अनुरोध पर खर्च किए जाने वाले समय के आधार पर होते हैं, जैसे कि रिकॉर्ड की समीक्षा करने और उन्हें संपादित करने में समय।  वीटा ऐसे टाइम शुल्कों पर प्रति घंटा की दर से $45/घ ंटा लागू होता है, जिसे 2021 में VITA FOIA कर्मियों के तत्कालीन वेतन (फ़ायदे शामिल नहीं) के आधार पर सेट किया गया था और तब से इसे नहीं बढ़ाया गया है।

आपको डिपॉजिट का भुगतान करना पड़ सकता है।
अगर हमें लगता है कि आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए $200 से ज़्यादा का खर्च आएगा, तो आपके अनुरोध के अनुसार आगे बढ़ने से पहले, हमें आपको डिपॉज़िट का भुगतान करना होगा, अनुमान के मुताबिक राशि से ज़्यादा नहीं। जिन पांच दिनों में हमें आपके अनुरोध का जवाब देना है, उसमें वह समय शामिल नहीं है जब हम डिपॉजिट मांगते हैं और जब आप जवाब देते हैं। देखिए वीए। कोड § 2.2-3704(H)।

आप अनुरोध कर सकते हैं कि वीटा आपके अनुरोध को पूरा करने से पहले शुल्कों का अनुमान लगा लें।
इससे आपको अनुमानित लागतों के बारे में पहले ही पता चल जाएगा या अनुमानित लागतों को कम करने के लिए आपको अपने अनुरोध में बदलाव करने का मौका मिलेगा। देखिए वीए। कोड § 2.2-3704(F)। 

रिकॉर्ड मिलने पर भुगतान किया जाएगा।
आप एडवांस में भुगतान भी कर सकते हैं। अगर आपको पिछले FOIA अनुरोध का वीटा पैसा देना है, जिसका भुगतान 30 दिनों से अधिक समय से नहीं किया गया है, तो इससे पहले कि हम आपके नए FOIA अनुरोध को प्रोसेस करें और उसका जवाब दें, हमें पहले से देय बिल का भुगतान करना पड़ सकता है। देखिए वीए। कोड § 2.2-3704(I)।

अगर आपको पक्का पता नहीं है कि VITA के पास वह रिकॉर्ड है या नहीं, जिसे आप ढूंढ रहे हैं, तो कृपया FOIA@vita.virginia.gov पर हमारे FOIA ऑफ़िसर से संपर्क करें। वीटा के पास किस तरह के रिकॉर्ड हैं, इसका सामान्य विवरण यहां दिया गया है:

• वीटा की नीतियां, मानक, दिशा-निर्देश, और वीटा के दूसरे प्रकाशन
• वीटा के कर्मचारियों और अधिकारियों से संबंधित रिकॉर्ड
• सूचना प्रौद्योगिकी के सामान और सेवाओं के लिए वीटा द्वारा किए गए ख़रीददारी
• आईटी कॉन्ट्रैक्ट जिन्हें VITA ने दर्ज किया है या उनका प्रबंधन करती है
• वीटा द्वारा अपनी अन्य वैधानिक जिम्मेदारियों को निभाने से संबंधित रिकॉर्ड

कृपया ध्यान दें कि FIA के अनुरोधों के जवाब में, वीटा सिर्फ़ अपने रिकॉर्ड खोजने और उन्हें बनाने के लिए ज़िम्मेदार है। दूसरी एजेंसियों के रिकॉर्ड के लिए FOIA के अनुरोध उन एजेंसियों को दिए जाने चाहिए।  हालांकि वीटा तकनीकी इंफ्रास्ट्रक्चर प्रदान करता है, जिसके लिए दूसरी एजेंसियां डेटा ट्रांसफर करती हैं, वीटा उन रिकॉर्ड का संरक्षक नहीं है और उन संस्थाओं के लिए FOIA अनुरोधों को पूरा नहीं कर सकती है। देखिए वीए। कोड § 2.2-3704(J); वीए। कोड § 42.1-85(B)।

वर्जीनिया कोड की मदद से कोई भी सार्वजनिक निकाय, सार्वजनिक जानकारी से जुड़े कुछ रिकॉर्ड वापस ले सकता है। वीटा आमतौर पर इन छूटों के साथ रिकॉर्ड वापस ले लेता है:

• कार्मिक रिकॉर्ड। देखिए वीए। कोड § 2.2-3705.1 (1)।
• रिकॉर्ड्स, अटॉर्नी क्लाइंट के विशेषाधिकार या अटॉर्नी के काम से जुड़े प्रॉडक्ट के आधार पर। देखिए वीए। कोड §§ 2.2-3705.1 (2) & (3)।
• विक्रेता का मालिकाना जानकारी वाला सॉफ़्टवेयर। देखिए वीए। कोड § 2.2-3705.1 (6)।
• कॉन्ट्रैक्ट देने से पहले बातचीत और कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से संबंधित रिकॉर्ड। देखिए वीए। कोड § 2.2-3705.1 ( 12) & § 2.2-4342।
• आईटी सुरक्षा और ऐक्सेस कंट्रोल का वर्णन करने या उससे संबंधित रिकॉर्ड। देखिए वीए। कोड § 2.2-3705.2 (2)।
• साइबर सुरक्षा से जुड़े खतरों, कमज़ोरियों या सुरक्षा योजनाओं से संबंधित रिकॉर्ड, जिनके रिलीज़ होने से सुरक्षा या सुरक्षा ख़तरे में पड़ जाएगी। देखिए वीए। कोड § 2.2-3705.2 (14)।
• वर्जीनिया पब्लिक प्रोक्योरमेंट एक्ट के अनुसार किए गए प्रोक्योरमेंट लेनदेन से संबंधित रिकॉर्ड। देखिए वीए। कोड § 2.2-4342।

इसके अलावा, FOIA को जेल में बंद या सिविल रूप से प्रतिबद्ध लोगों के अनुरोध के जवाब में एजेंसियों से रिकॉर्ड उपलब्ध कराने की ज़रूरत नहीं होती है। देखिए वीए। कोड § 2.2-3703(C)।

वीटा द्वारा आपको दी जाने वाली सहायता की क्वालिटी के बारे में टिप्पणी करने के लिए, कृपया सूचना की स्वतंत्रता एडवाइजरी काउंसिल की वेबसाइट पर ऑनलाइन सार्वजनिक टिप्पणी फ़ॉर्म का इस्तेमाल करें।