आईटी मैनुअल खरीदें

मकसद: यह अध्याय IT और दूरसंचार वस्तुओं और सेवाओं के लिए VITA के वैधानिक खरीद प्राधिकरण के साथ-साथ IT और दूरसंचार खरीद नीतियों, मानकों और दिशानिर्देशों को स्थापित करने के लिए VITA की ज़िम्मेदारी के बारे में बताता है।

मुख्य बिंदु:

• वीटा के पास सभी कार्यकारी ब्रांच एजेंसियों और उच्च शिक्षा संस्थानों के लिए आईटी प्रोक्योरमेंट अथॉरिटी है, जिन्हें खास तौर पर वीटा के अधिकार से छूट नहीं है।
• कुछ कॉमनवेल्थ आईटी प्रोजेक्ट्स और ख़रीददारी के लिए वीटा के पास वैधानिक शासन/निगरानी की ज़िम्मेदारी है।
• सिर्फ़ वीटा ही राज्यव्यापी आईटी कॉन्ट्रैक्ट स्थापित कर सकता है।
• न्यायिक और विधायी शाखाएँ और साथ ही स्वतंत्र एजेंसियां VITA के ख़रीदारी प्राधिकारी के अधीन नहीं हैं।

अध्याय 1 - वीटा की ख़रीदारी का उद्देश्य और स्कोप (PDF)

मकसद: यह अध्याय मार्गदर्शन देता है कि आईटी वस्तुओं और सेवाओं का अधिग्रहण गैर-आईटी कमोडिटी की खरीद से कैसे अलग है और आईटी खरीद प्रक्रिया पर मार्गदर्शन भी देता है।

मुख्य बिंदु:
• आईटी सोर्सिंग में लगातार बदलाव हो रहा है और इसके लिए खास सबसे अच्छे तरीकों को लागू करने की ज़रूरत है।
• सॉलिसिटेशन डेवलपमेंट के दौरान और कॉन्ट्रैक्ट एग्जीक्यूशन से पहले टेक्नोलॉजी के जोखिमों का विश्लेषण किया जाना चाहिए और उन्हें कम किया जाना चाहिए।
• टेक्नोलॉजी की ख़रीद के लिए रणनीतियों और सिद्धांतों को लागू करना, Commonwealth को टेक्नोलॉजी से मिलने वाले फ़ायदों को ज़्यादा से ज़्यादा फ़ायदा देता है और इससे सप्लायर और टेक्नोलॉजी की नाकामयाबी का खतरा कम होता है।

अध्याय 2 सूचना प्रोक्योरिंग करना अलग कैसे है? (पीडीएफ)

मकसद: यह अध्याय VITA के सप्लाई चैन मैनेजमेंट (SCM) के विज़न, मिशन, मूल मूल्यों और मार्गदर्शक सिद्धांतों के बारे में बताता है। इसमें उन सेवाओं के बारे में भी चर्चा की गई है जो SCM Commonwealth को प्रदान करती है।

मुख्य बिंदु:
o SCM, VITA का वह डिवीज़न है, जो Commonwealth की टेक्नोलॉजी खरीद नीतियों, मानकों और दिशानिर्देशों को विकसित करने, उन्हें लागू करने और उनका नेतृत्व करने का काम करता है।
o SCM कॉमनवेल्थ के लिए IT वस्तुओं और सेवाओं का केंद्रीय ख़रीदारी कार्यालय है।
o SCM अपने रणनीतिक आपूर्तिकर्ताओं के साथ अपने ग्राहकों की व्यावसायिक ज़रूरतों को एकीकृत करके Commonwealth IT निवेश पर ज़्यादा से ज़्यादा रिटर्न पाने के लिए सप्लायर संबंधों को विकसित करने और प्रबंधित करने के अपने मिशन को पूरा करना चाहता है।

अध्याय 3 - VITA का सप्लाई चैन मैनेजमेंट (SCM) (PDF)

मकसद: इस अध्याय में पृष्ठभूमि की जानकारी और नीति दी गई है जिसका पालन एजेंसियों और संस्थानों को करना चाहिए। इस नीति का पालन करने से वैधानिक नियमों का अनुपालन सुनिश्चित होगा, खरीद अधिकारियों और Commonwealth के नागरिकों के बीच स्थापित विश्वास की रक्षा होगी और उन सभी सप्लायरों के साथ उचित और समान व्यवहार होगा, जो Commonwealth के साथ व्यापार करने में रुचि रखते हैं।

मुख्य बिंदु:
• VITA प्रोक्योरमेंट नीतियों को विकसित करने और प्रोक्योरमेंट प्रक्रियाओं को बनाए रखने के लिए प्रतिबद्ध है, जो निष्पक्ष, नैतिक, गैर-पक्षपाती हैं और Commonwealth के कानूनों का सख्ती से अनुपालन करती हैं।
• प्रोक्योरमेंट पेशेवरों की ज़िम्मेदारी है कि वे यह पक्का करें कि प्रस्तावित ख़रीदारी या प्रत्याशित कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड के लिए अनुरोध या अनुबंध संबंधी दस्तावेज़ बनाने से संबंधित सारी जानकारी और दस्तावेज़ीकरण

अध्याय 5 सार्वजनिक खरीद में नैतिकता (PDF)

मकसद: इस अध्याय में प्रोक्योरमेंट की नीतियां शामिल हैं, जो यह सुनिश्चित करती हैं कि Commonwealth में IT प्रोक्योरमेंट और कॉन्ट्रैक्ट प्रैक्टिस को लगातार ऐसे तरीके से लागू किया जाए, जिससे निष्पक्ष और खुली प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा मिले।

मुख्य बिंदु:
o VITA खरीद नीतियों और प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन के माध्यम से निष्पक्ष और खुली प्रतिस्पर्धा के लिए प्रतिबद्ध है, जो एजेंसियों, आपूर्तिकर्ताओं और जनता के लिए पारदर्शी हैं।
o निष्पक्ष और खुली प्रतिस्पर्धा मूल्य पैदा करती है और बढ़ाती है, लागत कम करती है, और बेहतर विकल्प उपलब्ध कराती है क्योंकि सप्लायर की भागीदारी बढ़ने के कारण नवोन्मेषी समाधानों की डिलीवरी और बेहतर सप्लायर परफॉरमेंस की ज़रूरत होती है।

अध्याय 6 IT प्रोक्योरमेंट में निष्पक्ष और खुली प्रतियोगिता (PDF)

मकसद:  यह अध्याय उन नीतियों और दिशा-निर्देशों के बारे में बताता है जिनका पालन Commonwealth की कार्यकारी शाखा एजेंसियां और संस्थाएं IT खरीदते समय Commonwealth के सामाजिक-आर्थिक लक्ष्यों को बढ़ावा देने के लिए करेंगी।

मुख्य बिंदु:

• कार्यकारी आदेश 35 (यह लक्ष्य स्थापित करता है कि Commonwealth महिलाओं, अल्पसंख्यकों, सेवा-विकलांग दिग्गजों और सूक्ष्म व्यवसायों के स्वामित्व वाले छोटे व्यवसायों सहित छोटे व्यवसायों से अपनी ख़रीदारी के 42% के अपने लक्षित लक्ष्य को पार कर ले।
• छोटे व्यवसायों की भागीदारी के लिए वर्जीनिया कोड के 2.2 -4310 के तहत किसी भी कार्यकारी शाखा एजेंसी के लक्ष्यों में सेवा अक्षम अनुभवी व्यवसायों की न्यूनतम 3% भागीदारी शामिल होगी, जैसा कि वस्तुओं और सेवाओं के लिए अनुबंध करते समय § 2.22.2-2001 और 2.22.2- 4310 में परिभाषित किया गया है।
• कार्यकारी आदेश 77 (प्लास्टिक प्रदूषण को कम करने और वर्जीनिया में ठोस कचरा निपटान की नई सुविधाओं की ज़रूरत को खत्म करने के लिए राज्यव्यापी लक्ष्य निर्धारित करता है।
• वीटा ने प्रोक्योरमेंट नीतियां और दिशा-निर्देश बनाए हैं, जिन्हें योग्य कॉन्ट्रैक्ट यूज़र और राज्य एजेंसियों को आईटी उत्पादों और सेवाओं को खरीदने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो उन उत्पादों के इस्तेमाल और निपटान से होने वाले पर्यावरणीय प्रभाव को कम करने में मदद करते हैं।

अध्याय 7 Commonwealth की सामाजिक-आर्थिक पहलों का प्रचार (PDF)

मकसद: यह अध्याय आईटी वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के लिए प्रभावी स्पेसिफिकेशन्स और ज़रूरतों को तैयार करने के लिए वीटा की नीतियों और मार्गदर्शन के बारे में बताता है।

मुख्य बिंदु:
• उनकी प्रकृति के अनुसार, स्पेसिफिकेशन्स सीमाएँ निर्धारित करते हैं और इस तरह जो आइटम खींची गई सीमाओं से बाहर हैं उन्हें हटा दिया जाता है या उन पर प्रतिबंध लगा दिया जाता है। टेक्नोलॉजी की विशिष्टताएं इस उद्देश्य और तकनीकी समाधान के लिए समग्र अर्थव्यवस्था की तलाश के अनुरूप प्रतिस्पर्धा को प्रोत्साहित करने, हतोत्साहित करने के लिए नहीं, बल्कि उन्हें हतोत्साहित करने के लिए लिखी जानी चाहिए।
• स्पेसिफिकेशन्स कॉन्ट्रैक्ट दस्तावेज़ का केंद्र होते हैं, जो कॉन्ट्रैक्ट के प्रदर्शन में आवश्यक वस्तुओं या सेवाओं के सप्लायर को नियंत्रित करेगा और साथ ही अनुपालन का निर्णय लेने का आधार भी होगा।
• डिलीवरी के बाद ज़रूरी त्रुटि को ठीक करने पर, कार्यान्वयन त्रुटि को ठीक करने की लागत का 100 गुना तक का खर्च आ सकता है।
• प्रोक्योरमेंट की ज़रूरतें सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट के दायरे और काम के विवरण का आधार हैं।

अध्याय 8 ज़रूरत के बारे में बताता है: खास बातें और आवश्यकताएँ (PDF)

मकसद: इस अध्याय में IT ख़रीददारी से संबंधित उचित और उचित मूल्य का निर्धारण करने की प्रक्रिया शामिल है।

मुख्य बिंदु:
• कॉमनवेल्थ द्वारा अपने आईटी सामानों और सेवाओं के लिए भुगतान की जाने वाली कीमत या लागत का विश्लेषण करने की ज़िम्मेदारी सभी आईटी प्रोक्योरमेंट पेशेवरों की ज़िम्मेदारी है।
• उचित और उचित मूल्य की विशेषता है उद्योग और बाज़ार मूल्य निर्धारण को फैक्टरिंग करना, प्राप्त होने वाले उत्पादों, समाधानों और/या सेवाओं के अपेक्षित मूल्य और गुणवत्ता के साथ। उचित और उचित का मतलब यह नहीं है कि सबसे कम ऑफ़र हो।
• उचित और उचित मूल्य निर्धारण का निर्धारण कीमतों का विश्लेषण या लागत विश्लेषण करने से होता है।

अध्याय 9 उचित और उचित मूल्य निर्धारण (PDF)

मकसद: इस अध्याय में IT वस्तुओं और सेवाओं की खरीद पर लागू सामान्य नीतियां शामिल हैं।

मुख्य बिंदु:
• वर्जीनिया के सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम के तहत, माना जाता है कि किसी भी सार्वजनिक निकाय या सार्वजनिक अधिकारी के पास मौजूद सभी दस्तावेज़ और राज्य और स्थानीय सार्वजनिक निकाय की सभी बैठकें Virginia के Commonwealth के नागरिकों के लिए उपलब्ध हैं।
• कानून द्वारा अनुमत सीमा तक, यह सार्वजनिक निकाय वर्जीनिया कोड, § 2.2-4343.1 के अनुसार या जाति, धर्म, रंग, लिंग, राष्ट्रीय मूल, आयु, विकलांगता, यौन अभिविन्यास, लिंग पहचान या अभिव्यक्ति, राजनीतिक जुड़ाव, या सेवा विकलांग के रूप में स्थिति या भेदभाव से संबंधित राज्य के कानून द्वारा निषिद्ध किसी अन्य आधार की वजह से विश्वास-आधारित संगठनों के साथ भेदभाव नहीं करता है रोज़गार में।

ख़रीद के उचित तरीके का इस्तेमाल करने से बचने के लिए या डेलिगेटेड प्रोक्योरमेंट अथॉरिटी के अंदर बने रहने या प्रतिस्पर्धा से बचने के लिए, समान वस्तुओं या सेवाओं के लिए एक या एक से अधिक सप्लायर को कई ऑर्डर देना प्रतिबंधित है।

अध्याय 10 सामान्य IT प्रोक्योरमेंट नीतियां (PDF)

मकसद: इस अध्याय में IT प्रोक्योरमेंट प्लानिंग पर चर्चा की गई है, जिसमें आईटी प्रोजेक्ट के महत्वपूर्ण पहलुओं के लिए जिम्मेदार सभी कर्मियों के प्रयास शामिल हैं, ताकि यह पक्का किया जा सके कि उन्हें व्यापक तरीके से समन्वित और एकीकृत किया जाए।

मुख्य बिंदु:
• आईटी प्रोक्योरमेंट का सबसे अच्छा तरीका होने के नाते, व्यापक आईटी प्रोक्योरमेंट प्लानिंग सार्वजनिक खरीद को कई तरह के लाभ प्रदान करने वाली साबित होती है।
• आईटी प्रोक्योरमेंट प्लानिंग को बेहतर बनाने के लिए मार्केट रिसर्च केंद्रीय है और मार्केट रिसर्च के नतीजों को पूरी प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम को समझना चाहिए।
• रणनीतिक खरीद योजना से कॉमनवेल्थ को प्रदर्शन को बेहतर बनाने, कीमत कम करने, सामाजिक-आर्थिक अधिग्रहण लक्ष्यों को हासिल करने, जीवन चक्र प्रबंधन की कुल लागतों का मूल्यांकन करने, बिज़नेस के अवसरों तक सप्लायर की पहुंच को बेहतर बनाने और प्रत्येक IT डॉलर के मूल्य को बढ़ाने में मदद मिलती है।
• VITA का राज्यव्यापी इस्तेमाल का कोई मौजूदा अनिवार्य या वैकल्पिक इस्तेमाल वाला कॉन्ट्रैक्ट हो सकता है, जो आपकी IT ख़रीद की ज़रूरतों को पूरा करेगा।
वीटा के IT प्रोक्योरमेंट अथॉरिटी के अधीन एजेंसियों को यह
तय करना होगा कि प्रोक्योरमेंट प्लानिंग की प्रक्रिया के पहले चरण के तौर पर यह उपलब्ध है या नहीं।

अध्याय 11 IT प्रोक्योरमेंट प्लानिंग और रणनीतिक सोर्सिंग (PDF)

मकसद: इस अध्याय में सूचना प्रौद्योगिकी के सामान और सेवाओं के अधिग्रहण में इस्तेमाल किए गए स्टेटमेंट ऑफ़ स्कोप और स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क (SOW) दस्तावेज़ों को तैयार करना शामिल है।

मुख्य बिंदु:

• आईटी सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट दस्तावेज़ों के लिए संपूर्ण, स्पष्ट और अच्छी तरह से विकसित ज़रूरतों की परिभाषा, स्कोप स्टेटमेंट, और काम के दस्तावेज़ों के विवरण के महत्व को बढ़ा-चढ़ाकर नहीं बताया जा सकता है।
• एसओडब्ल्यू में सभी तकनीकी, फंक्शनल, परफ़ॉर्मेंस और प्रोजेक्ट प्रबंधन से जुड़ी ज़रूरतों और अपेक्षाओं को साफ़-साफ़ तौर पर और बिना किसी अस्पष्टता के शामिल करना और बताना ज़रूरी है।
• SOW सामग्री और जानकारी खरीद की प्रकृति पर निर्भर करेगी और इसमें बेहद साधारण पैक किए गए सॉफ़्टवेयर से लेकर बेहद जटिलत-समाधान खरीदना या सिस्टम डिज़ाइन शामिल हो सकता है। 

अध्याय 12 IT प्रोक्योरमेंट के लिए कार्य विवरण (PDF)

मकसद:  यह अध्याय एक मज़बूत IT प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम (सही संसाधनों, सही कौशल और काम पूरा करने के लिए आवश्यक समय के साथ) विकसित करने के महत्व के बारे में बताता है।

मुख्य बिंदु:

• PPT को जितना हो सके उतना ज्ञान इकट्ठा करना चाहिए, ताकि यह पक्का हो सके कि सबसे अच्छे योग्य सप्लायर का चयन किया जाए।
• PPT सदस्यों/मूल्यांकनकर्ताओं को गोपनीयता और हितों के टकराव का विवरण पूरा करना होगा।

अध्याय 13 IT प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम (PDF)

मकसद: इस अध्याय का मकसद IT खरीदने वाले पेशेवरों को IT खरीद के विभिन्न तरीकों और इन तरीकों का इस्तेमाल कब करना है, के बारे में जानकारी देना है।

मुख्य बिंदु:
• Virginia पब्लिक प्रोक्योरमेंट एक्ट के पीछे निष्पक्ष और खुली प्रतिस्पर्धा का मूल सिद्धांत है। प्रतिस्पर्धा का इस्तेमाल करने वाले प्रोक्योरमेंट के तरीके क्विक कोट्स, प्रतिस्पर्धी सील्ड बोली-प्रक्रिया, प्रतिस्पर्धी बातचीत और नीलामी हैं।
• ऐसी परिस्थितियाँ हैं जहाँ प्रतिस्पर्धी ख़रीदारी व्यावहारिक नहीं होती है। ऐसे समय होते हैं जब व्यावहारिक रूप से केवल एक ही सप्लायर उपलब्ध होता है या किसी आपातकालीन स्थिति का तुरंत समाधान किया जाना चाहिए।

अध्याय 14 IT प्रोक्योरमेंट पद्धति का चयन करना (PDF)

मकसद:  इस अध्याय में IT और दूरसंचार से जुड़े छोटे ख़रीदारी के दिशा-निर्देशों के बारे में बताया गया है।

• मुख्य बिंदु:
  माइक्रो बिज़नेस के लिए 10,000 डॉलर से कम की सभी ख़रीदों के लिए सेट असाइड ज़रूरी होते हैं, जब कोट किया गया मूल्य उचित और उचित होता है और यह पांच प्रतिशत (सबसे कम प्रतिक्रियाशील और जिम्मेदार गैर-प्रमाणित बोलीदाता) से अधिक नहीं होता है। DSBSDDSBSD-प्रमाणित छोटे व्यवसायों के लिए, $100,000 तक की सभी ख़रीदों के लिए, जब उद्धृत मूल्य उचित और उचित होता है और पांच प्रतिशत (सबसे कम प्रतिक्रियाशील और जिम्मेदार गैर-प्रमाणित बोलीदाता) से अधिक नहीं होता है, तो उन्हें अलग रखना आवश्यक होता है।
• आईटी या दूरसंचार वस्तुओं और सेवाओं के लिए उपलब्ध राज्यव्यापी कॉन्ट्रैक्ट की समीक्षा करने से एजेंसियां और संस्थान यह निर्धारित कर सकते हैं कि आवश्यक तकनीकी उत्पाद या सेवा किसी राज्यव्यापी कॉन्ट्रैक्ट के ज़रिए ख़रीदी जा सकती है या नहीं।
• किसी क्विक कोटेशन या RFP का इस्तेमाल $200,000 तक की छोटी ख़रीदारी के लिए किया जा सकता है।
• क्लाउड-आधारित समाधानों (सेवा के रूप में सॉफ़्टवेयर) के लिए सभी ख़रीददारी, डॉलर की राशि की परवाह किए बिना, VITA की तृतीय-पक्ष उपयोग नीति की आवश्यकताओं के अनुसार एजेंसी के अनुपालन के अधीन हैं।

अध्याय 15 छोटी IT ख़रीदने की प्रक्रियाएँ (PDF)

मकसद: यह अध्याय एकमात्र स्रोत से IT खरीद को परिभाषित करता है और एकमात्र स्रोत नीतियों की रूपरेखा तैयार करता है।

मुख्य बिंदु:

• सोल सोर्स IT प्रोक्योरमेंट को प्रोक्योरमेंट के रूप में परिभाषित किया जाता है, जहाँ किसी एजेंसी की IT ज़रूरतों को पूरा करने के लिए केवल एक ही समाधान होता है और केवल एक सप्लायर ही समाधान के लिए आवश्यक तकनीकी सामान और/या सेवाएँ प्रदान कर सकता है।
• मालिकाना आईटी समाधान, किसी एकमात्र स्रोत से ख़रीदारी को सही नहीं ठहराते हैं। मालिकाना ख़रीददारी को उन चीज़ों के रूप में परिभाषित किया जाता है जिनमें एजेंसी की आईटी ज़रूरतों को पूरा करने के लिए सिर्फ़ एक ही समाधान उपलब्ध होता है; हालाँकि, कई सप्लायर समाधान के लिए ज़रूरी तकनीकी सामान और/या सेवाएँ प्रदान कर सकते हैं।

अध्याय 16 सोल सोर्स IT प्रोक्योरमेंट्स (PDF)

मकसद:  यह अध्याय आपातकालीन IT खरीद को परिभाषित करता है और आपातकालीन खरीद नीतियों की रूपरेखा तैयार करता है।

मुख्य बिंदु: 

• कोई भी एजेंसी ज़रूरी स्थिति आने पर आपातकालीन ख़रीदारी कर सकती है, और आईटी की ख़ास ज़रूरतों को सामान्य ख़रीद के तरीकों से पूरा नहीं किया जा सकता है। एजेंसी प्रमुख को आपातकालीन ख़रीद को लिखित रूप में मंज़ूरी देनी होगी।
• एमरज़ेंसी एक गंभीर या ज़रूरी स्थिति होती है, जिसके लिए किसी व्यक्ति या संपत्ति की सुरक्षा के लिए तुरंत कार्रवाई की ज़रूरत होती है। आपातकालीन स्थिति सार्वजनिक स्वास्थ्य, कल्याण या सुरक्षा के लिए खतरा हो सकती है, जो बाढ़, महामारी, दंगों, उपकरण खराब हो जाने, आग लगने या किसी अन्य कारण से होती है।
• एजेंसी को पहले वीटा के राज्यव्यापी कॉन्ट्रैक्ट खोजने होंगे, ताकि यह पता चल सके कि आपातकालीन ख़रीद को पूरा करने के लिए मौजूदा स्रोत उपलब्ध हैं या नहीं, क्योंकि इन कॉन्ट्रैक्ट का मुकाबला हो चुका है और उन पर बातचीत हो चुकी है।

अध्याय 17 आपातकालीन IT प्रोक्योरमेंट्स (PDF)

मकसद: यह अध्याय जानकारी के लिए अनुरोध करने, आपूर्तिकर्ताओं को पहले से योग्य बनाने और अनचाहे प्रस्ताव प्राप्त करने के लिए मार्गदर्शन प्रदान करता है।

मुख्य बिंदु:

• जानकारी के लिए अनुरोध (विभिन्न सप्लायर की क्षमताओं के बारे में लिखित जानकारी इकट्ठा करने के लिए एक मानक व्यावसायिक प्रक्रिया है)।
• प्रीक्वालिफिकेशन प्रॉडक्ट या सप्लायर को क्वालिफाई करने और बोलियों या प्रस्तावों पर विचार को केवल उन्हीं प्रॉडक्ट या सप्लायर तक सीमित करने की एक प्रक्रिया है, जिन्हें पहले से योग्य बनाया गया है।
• अनचाहा प्रस्ताव ऐसा प्रस्ताव होता है, जो किसी एजेंसी या संस्था द्वारा शुरू किए गए आग्रह के जवाब में नहीं होता है।

  अध्याय 18 RFI, आपूर्तिकर्ताओं की पूर्व-योग्यता, अनचाहे प्रस्ताव ( PDF)

मकसद:  इस अध्याय में सार्वजनिक, ऑनलाइन और रिवर्स नीलामी के ज़रिए IT सामान के अधिग्रहण से संबंधित नीतियां और दिशानिर्देश शामिल हैं।

मुख्य बिंदु: 

• सार्वजनिक नीलामी सेल से IT सामान और गैर-पेशेवर सेवाओं की ख़रीदारी की अनुमति किसी भी प्राधिकारी, विभाग, एजेंसी या उच्च शिक्षा के गैर-छूट वाले संस्थान द्वारा दी जाएगी, अगर CIO ने पहले से मंज़ूरी दे दी हो।
• रिवर्स ऑक्शन एक प्रोक्योरमेंट तरीका है, जिसमें सप्लायर्स को रियल-टाइम इलेक्ट्रॉनिक बिडिंग के ज़रिए खास सामान या गैर-पेशेवर सेवाओं पर बोली लगाने के लिए आमंत्रित किया जाता है, जिसमें सबसे कम रेस्पॉन्सिव और ज़िम्मेदार सप्लायर को पुरस्कार दिया जाता है।

  अध्याय 19 सार्वजनिक, ऑनलाइन और रिवर्स ऑक्शन (PDF)

मकसद: इस अध्याय में आईटी वस्तुओं और सेवाओं की ख़रीद के लिए, संयुक्त और/या सहकारी ख़रीदों को प्रायोजित करने और उनका इस्तेमाल करने से जुड़ी नीतियां शामिल हैं, और सार्वजनिक निकायों द्वारा GSA अनुबंध के इस्तेमाल को शामिल किया गया है।

मुख्य बिंदु:

• संयुक्त और/या सहकारी ख़रीद तब बनती है, जब कई पक्ष संयुक्त और/या सहकारी ख़रीद व्यवस्था के लिए उपयुक्त सामान्य आवश्यकताओं की पहचान करते हैं और संयुक्त रूप से और सहकारी रूप से ख़रीदारी करने के लिए एक लिखित अनुबंध पर हस्ताक्षर करते हैं।
• CIO को IT वस्तुओं और सेवाओं की ख़रीद के लिए सभी संयुक्त और/या सहकारी ख़रीद व्यवस्थाओं और GSA कॉन्ट्रैक्ट सहित संयुक्त रूप से और सहकारी रूप से खरीदे गए कॉन्ट्रैक्ट से सभी ख़रीदारी को मंज़ूरी देनी चाहिए, चाहे IT कितनी भी राशि क्यों न हो।
• संयुक्त और/या सहकारी कॉन्ट्रैक्ट, जिनमें GSA कॉन्ट्रैक्ट भी शामिल हैं, का इस्तेमाल बौद्धिक संपदा से जुड़ी ख़रीदारी के लिए नहीं किया जाना चाहिए या जिनमें सेवा स्तर के अनुबंध शामिल हैं।
• अगर संयुक्त और/या सहकारी ख़रीद में ऑफ़-प्रिमाइसेस (क्लाउड होस्टेड) समाधान शामिल है, तो एजेंसियों को एंटरप्राइज़ क्लाउड ओवरसाइट सेवाएँ (ECOS) प्रक्रिया का पालन करना चाहिए।
  
  

  अध्याय 20 संयुक्त और सहकारी और GSA कॉन्ट्रैक्ट (PDF)

मकसद:  इस अध्याय में प्रदर्शन-आधारित अनुबंध और सेवा स्तर के अनुबंध शामिल हैं, जिनका इस्तेमाल सूचना प्रौद्योगिकी के सामान और सेवाओं के अधिग्रहण में किया जाता है।

मुख्य बिंदु:

• प्रदर्शन-आधारित कॉन्ट्रैक्टिंग (एक खरीद पद्धति है जो काम करने के तरीके का वर्णन करने के बजाय, ख़रीद के सभी पहलुओं को काम के उद्देश्यों के इर्द-गिर्द तैयार करती है।
• PBC का सबसे महत्वपूर्ण तत्व, और जो चीज इसे कॉन्ट्रैक्टिंग के अन्य तरीकों से अलग करती है, वह है वांछित परिणाम।
• एजेंसी को हर काम के लिए कम से कम एक परफ़ॉर्मेंस इंडिकेटर और मानक का निर्धारण करना चाहिए और उन्हें स्वीकार्य गुणवत्ता के विवरण से लिंक करना चाहिए।
• परफ़ॉर्मेंस प्रोत्साहन सकारात्मक या नकारात्मक हो सकते हैं और लागत नियंत्रण, गुणवत्ता, जवाबदेही या ग्राहकों की संतुष्टि के आधार पर आर्थिक या गैर-मौद्रिक हो सकते हैं।
  
    अध्याय 21 प्रदर्शन आधारित कॉन्ट्रैक्ट और सेवा स्तर अनुबंध (PDF)

मकसद: इस अध्याय में पेशेवर सेवाओं को छोड़कर, प्रतिस्पर्धी सील्ड बोली-प्रक्रिया के लिए नीतियां और मार्गदर्शन और आईटी वस्तुओं और सेवाओं के अधिग्रहण में इस्तेमाल की जाने वाली बोली आमंत्रण (IFB) खरीद पद्धति शामिल है।

मुख्य बिंदु: प्रतिस्पर्धी सील्ड बिडिंग में, यह ज़रूरी है कि ख़रीदे जा रहे IT सामान या सेवाएँ खास तौर पर बताई जा सकें, ताकि IFB की ज़रूरतों में दिए गए विवरण के आधार पर बोलियों का मूल्यांकन किया जा सके। IFB में नियम और शर्तें परक्राम्य नहीं होती हैं। यह ज़रूरी है कि IFB में सभी अनिवार्य, वैधानिक, खास IT और कॉमनवेल्थ और प्रोक्योरिंग एजेंसी के लिए ज़रूरी अन्य नियम और शर्तें शामिल हों।
• सभी प्राप्त बोलियों से ही ओपनिंग और घोषणा की जानी चाहिए।
• पुरस्कार सबसे कम उत्तरदायी और जिम्मेदार बोली लगाने वाले को दिया जाता है।
• अगर किसी एजेंसी को किसी IFB पर दो या दो से ज़्यादा प्रतिक्रियाएँ मिलती हैं, जो सेक्शन 2.2-4328.1 में स्थापित मानदंडों को पूरा करते हैं, तो एजेंसी केवल उन्हीं बोलियों में से किसी एक को चुन सकती है।

  अध्याय 22 IT प्रतिस्पर्धात्मक सील्ड बिडिडिंग/बोली के लिए आमंत्रण (IFB) (PDF)

मकसद:  इस अध्याय में आईटी वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के लिए दो चरणों वाली प्रतिस्पर्धी सील्ड बोली-प्रक्रिया पर चर्चा की गई है।

मुख्य बिंदु:

• दो-चरणीय प्रतिस्पर्धी सील्ड बिडिंग प्रतिस्पर्धी प्रक्रियाओं का एक संयोजन है, जिसे पर्याप्त स्पेसिफिकेशन्स उपलब्ध न होने पर सील्ड बोली-प्रक्रिया के लाभ प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
• दो चरणों वाली प्रतिस्पर्धी बोली प्रक्रिया में कोई बातचीत नहीं होती है।
• अगर किसी एजेंसी को ऐसे उत्पादों के लिए दो या दो से अधिक सीलबंद बोलियां मिलती हैं, जो § में बताई गई ऊर्जा - और पानी की दक्षता से जुड़ी ज़रूरतों को पूरा करते हैं, तो वह एजेंसी सिर्फ़ उन्हीं बोलियों में से किसी एक को चुन सकती है।
  
    अध्याय 23 दो-चरणीय प्रतिस्पर्धात्मक सील्ड बिडिंग (PDF)

मकसद: यह अध्याय प्रतिस्पर्धी वार्ताओं पर आधारित प्रस्तावों के लिए IT अनुरोधों (RFP) की योजना बनाने, जारी करने, उनका मूल्यांकन करने और उन पर बातचीत करने के लिए मार्गदर्शन देता है। यह समाधान-आधारित और परफ़ॉर्मेंस पर आधारित IT प्रोजेक्ट के बारे में सामान्य जानकारी भी देता है।

मुख्य बिंदु:
• जब किसी एजेंसी के पास एक निर्धारित IT ज़रूरत होती है और वह आपूर्तिकर्ताओं से अनुरोध करती है कि वे ज़रूरतों को पूरा करने के लिए सबसे अच्छे समाधान का प्रस्ताव दें, तो प्रतिस्पर्धी बातचीत VITA का सुझाया गया तरीका है।
• RFP के
कारोबार को विकसित करने, कार्यात्मक और तकनीकी ज़रूरतों के लिए डेटा इकट्ठा करने के लिए पर्याप्त समय और संसाधन दें।
• यह ज़रूरी है कि IT प्रोक्योरमेंट के पेशेवर, तकनीक-आधारित बिज़नेस समाधान की पूरी लागत को समझें।

  अध्याय 24 आरएफपी और प्रतिस्पर्धात्मक बातचीत (PDF)

मकसद:  इस अध्याय में इस बारे में चर्चा की गई है कि एक प्रभावी और अच्छी तरह से तैयार किया गया IT कॉन्ट्रैक्ट दस्तावेज़ कैसे बनाया जाए। 

मुख्य बिंदु:
• सॉलिसिटेशन का मसौदा तैयार करते समय एक प्रभावी कॉन्ट्रैक्ट का निर्माण शुरू होता है
• सभी IT कॉन्ट्रैक्ट से आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन में उत्कृष्टता को बढ़ावा मिलना चाहिए।
• टेक्नोलॉजी प्रोक्योरमेंट की प्रकृति और इन सार्वजनिक निवेशों से जुड़े कई जोखिमों के कारण, अनुबंध के कई खास प्रावधान हैं जिन्हें तकनीकी कॉन्ट्रैक्ट में शामिल किया जाना चाहिए, जिनका इस्तेमाल एजेंसियां आमतौर पर गैर-तकनीकी ख़रीदारी के लिए नहीं करती हैं।
• टेक्नोलॉजी कॉन्ट्रैक्ट को सौंपा जाने वाला प्रमुख प्रोक्योरमेंट पेशेवर, फ़ेडरल और कोड ऑफ़ Virginia कॉन्ट्रैक्ट प्रावधानों और वीटा के लिए आवश्यक IT से जुड़ी सभी अनुबंध शर्तों को शामिल करने के लिए जवाबदेह होता है।

अध्याय 25 IT कॉन्ट्रैक्ट फ़ॉर्मेशन (PDF)

मकसद: इस अध्याय में IT कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करने के तरीके और रणनीतियां, टालने के जोखिम और अनुबंध पर पहुंचने के सिद्ध तरीके पेश किए गए हैं जो एक सफल रिश्ते और परस्पर परियोजना की सफलता में मदद करेंगे।

मुख्य बिंदु:
• एक प्रभावी वार्ताकार पूरी तरह तैयार रहता है और तकनीकी और बिज़नेस आवश्यकताओं के साथ-साथ बातचीत करने वाले दूसरे पक्ष के मुकाबले अपनी स्थिति की खूबियों और कमज़ोरियों को जानता है।
• सफल बातचीत ख़रीदारी की शुरुआत में तैयारी के साथ शुरू होती है, यहाँ तक कि सॉलिसिटेशन शुरू होने से पहले ही।
• तैयारी के प्रमुख क्षेत्रों में बिज़नेस की ज़रूरतों को समझना, मार्केट को समझना और ग्राहकों के रेफ़रेंस से संपर्क करना शामिल है।
• सॉफ़्टवेयर लाइसेंस के लिए कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करने से बातचीत करने के लिए कुछ अनोखे विचार सामने आते हैं।
• तकनीकी अधिग्रहण में आमतौर पर शुरुआती सेल मूल्य की तुलना में ज़्यादा लागतें शामिल होती हैं। सहायता और सहायक तकनीक की लागत किसी भी स्टिकर बचत से कहीं अधिक है, जो मूल आइटम ख़रीदने पर आकर्षक लग सकती है।

अध्याय 26 IT कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करना (PDF)

मकसद: इस अध्याय में लाइसेंस वाले सॉफ़्टवेयर की खरीद और रखरखाव के लिए नीतियां और दिशा-निर्देश दिए गए हैं, जिसमें COTS और उनसे जुड़ी सहायता सेवाएं शामिल हैं। यह बौद्धिक संपदा पर व्यापक चर्चा भी पेश करता है।
मुख्य बिंदु:
• अच्छी तरह से तैयार किया गया अनुरोध एक सफल सॉफ़्टवेयर और/या रखरखाव कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करने के लिए मंच तैयार करेगा। अनुरोध के चरण के दौरान आईपी के स्वामित्व की समस्याओं को हल करने से Commonwealth और संभावित आपूर्तिकर्ताओं के लिए एक समान अवसर सुनिश्चित करने में मदद मिलती है।
• सॉफ़्टवेयर ख़रीदने में एजेंसी का व्यावसायिक उद्देश्य जो भी हो, यह एजेंसी के फ़ायदे में है कि सॉफ़्टवेयर लाइसेंसिंग और/या रखरखाव कॉन्ट्रैक्ट में सुविधा बनाई जाए, ताकि यह पक्का किया जा सके कि लाइसेंस तेज़-तर्रार तकनीकी माहौल में होने वाले बदलावों के अनुकूल हो सकें।
• छोटी, एक बार की या गैर-महत्वपूर्ण सॉफ़्टवेयर ख़रीदारी को छोड़कर, VITA सुझाव देता है कि सप्लायर के लाइसेंस अनुबंध का इस्तेमाल नहीं किया जाए, बल्कि एजेंसी के कॉन्ट्रैक्ट में बातचीत की गई लाइसेंस की अंतिम शर्तें शामिल हैं।
• वैल्यू एडेड रीसेलर (VAR) सॉफ़्टवेयर उत्पादों के लिए, VITA को कुछ गैर-परक्राम्य शर्तों के साथ एंड यूज़र लाइसेंस अनुबंध के परिशिष्ट के उपयोग की आवश्यकता होती है।

अध्याय 27 सॉफ़्टवेयर लाइसेंसिंग कॉन्ट्रैक्ट (PDF)

मकसद: यह अध्याय कॉमनवेल्थ की सुरक्षा और आईटी खरीदते समय सभी एजेंसियों के लिए क्लाउड अनुपालन से जुड़ी ज़रूरतों के बारे में जानकारी देता है। VITA के पास नीतियों, मानकों और दिशानिर्देशों को विकसित करके और उन्हें लागू करके और एजेंसी का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए गवर्नेंस प्रोसेस और ऑडिट प्रदान करके अनधिकृत उपयोगों, घुसपैठ या अन्य सुरक्षा खतरों से राज्य सरकार की इलेक्ट्रॉनिक जानकारी की सुरक्षा के लिए वैधानिक अधिकार है।

मुख्य बिंदु:
• आपकी एजेंसी को आईटी उत्पाद या सेवाएँ प्रदान करने वाली सभी राज्य एजेंसियों और आपूर्तिकर्ताओं के लिए सभी सूचना सुरक्षा नीतियों, मानकों और दिशानिर्देशों का पालन करना ज़रूरी है।
• साथ ही, Commonwealth की कार्यकारी, विधायी, और न्यायिक शाखाओं और स्वतंत्र एजेंसियों द्वारा की जाने वाली सूचना प्रौद्योगिकी की कोई भी खरीद सूचना सुरक्षा और गोपनीयता से संबंधित संघीय कानूनों और विनियमों के अनुसार की जाएगी।
• तृतीय-पक्ष (सप्लायर द्वारा होस्ट की गई) क्लाउड सेवाओं (यानी, सेवा के तौर पर सॉफ़्टवेयर) के लिए किसी भी ख़रीदारी के लिए VITA सुरक्षा मानक SEC525 के अलावा, चूंकि एजेंसियों के पास इस प्रकार के समाधान खरीदने के लिए 0 डेलिगेटेड अथॉरिटी हैं, इसलिए प्रोक्योरमेंट के लिए VITA अनुमोदन प्राप्त करने की एक अलग प्रक्रिया है।
• क्लाउड सेवाओं के लिए विशेष रूप से आवश्यक नियम और शर्तें हैं जिन्हें क्लाउड सेवाओं के लिए किसी भी अनुरोध या अनुबंध में शामिल किया जाना चाहिए और एक प्रश्नावली जिसे बोलीदाताओं द्वारा अपने प्रस्तावों को पूरा करने और सबमिट करने के लिए अनुरोध में शामिल किया जाना चाहिए।

अध्याय 28 एजेंसी IT प्रोक्योरमेंट सुरक्षा और क्लाउड आवश्यकताएँ (PDF)

मकसद: यह अध्याय आवश्यक और मूल्यवान पुरस्कार और पुरस्कार के बाद की IT प्रोक्योरमेंट नीतियों और दिशा-निर्देशों के बारे में बताता है।

मुख्य बिंदु:
o बातचीत पूरी होने पर, यदि लागू हो, और कोई भी IT कॉन्ट्रैक्ट देने से पहले, असाइन किए गए प्रोक्योरमेंट लीड से यह पुष्टि हो जाएगी कि आपूर्तिकर्ता कुछ महत्वपूर्ण अनुबंध या वैधानिक ज़रूरतों के अनुपालन में है।
o $250,000 या उससे अधिक मूल्य के किसी भी IT कॉन्ट्रैक्ट या किसी बड़े प्रोजेक्ट के लिए कॉन्ट्रैक्ट देने से पहले, एजेंसियों को ज़रूरी VITA समीक्षाएं और अनुमोदन प्राप्त करने होंगे। इसके अलावा,250,000 या उससे ज़्यादा मूल्य के किसी भी तकनीकी निवेश के लिए प्रोक्योरमेंट गवर्नेंस समीक्षा (PGR) प्रक्रिया का पालन किया जाना चाहिए।
o यह सुझाव दिया जाता है कि कॉन्ट्रैक्ट मिलने के 30 दिनों के अंदर, कॉन्ट्रैक्ट शुरू की गई मीटिंग आयोजित की जाए।

अध्याय 29 IT कॉन्ट्रैक्ट्स का अवार्ड और पोस्ट-अवार्ड (PDF)

मकसद: इस अध्याय में “हाई-रिस्क” अनुरोध और कॉन्ट्रैक्ट, “हाई-रिस्क” अनुरोध या कॉन्ट्रैक्ट की ज़रूरतों और सभी “हाई-रिस्क” IT अनुरोधों और कॉन्ट्रैक्ट के लिए ज़रूरी समीक्षा प्रक्रिया के बारे में बताया गया है।

मुख्य बिंदु:
o सभी “हाई-रिस्क” IT सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट, जैसा कि § 2.2-4303.01(A) में परिभाषित किया गया है, उनकी समीक्षा हाई-रिस्क सॉलिसिटेशन जारी करने से पहले और हाई-रिस्क कॉन्ट्रैक्ट देने से पहले VITA और OAG दोनों द्वारा की जानी चाहिए।
o VITA कॉन्ट्रैक्ट रिस्क मैनेजमेंट, § 2.2-4303.01(B) के अनुसार हाई-रिस्क IT सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट समीक्षाएं करेगा।
o सभी उच्च जोखिम वाले अनुरोधों और कॉन्ट्रैक्ट में प्रदर्शन के स्पष्ट और विशिष्ट उपाय और प्रवर्तन प्रावधान शामिल होने चाहिए, जिसमें आपूर्तिकर्ता के गैर-प्रदर्शन के मामले में उपचार शामिल हैं
या eVA उच्च जोखिम वाले कॉन्ट्रैक्ट के प्रदर्शन से संबंधित डेटा रिपोर्ट करने के लिए रिकॉर्ड सिस्टम के रूप में काम करेगा

अध्याय 30 हाई रिस्क आईटी सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट (PDF)

मकसद: यह अध्याय आईटी वस्तुओं और सेवाओं की खरीद से संबंधित विरोध प्रक्रियाओं पर वीटा की नीतियों के बारे में बताता है।

मुख्य बिंदु:
• वीटा सुझाव देता है कि प्रस्तावों और अनुबंधों के लिए सभी आईटी अनुरोधों को कई स्तरों और समीक्षा के दृष्टिकोण से गुज़रना चाहिए, ताकि समग्र समीक्षा की जा सके और विरोध के जोखिम को कम किया जा सके।
• निष्पक्ष और प्रतिस्पर्धी ख़रीद प्रक्रिया को बढ़ावा देने के लिए अपने सप्लायरों के साथ खुलकर और पारदर्शी रहना VITA की नीति है।

अध्याय 32 विरोध प्रक्रियाएँ (PDF)

मकसद: यह अध्याय पुरस्कार के बाद कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन, आईटी प्रोक्योरमेंट्स के बारे में चर्चा प्रदान करता है।

मुख्य बिंदु:

• कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन की प्रक्रिया सॉलिसिटेशन दस्तावेज़ों के साथ शुरू होती है और कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड के समय से लेकर काम पूरा होने और स्वीकार किए जाने तक, किसी भी विवाद या समायोजन का समाधान हो जाने, अंतिम भुगतान किए जाने और कॉन्ट्रैक्ट को औपचारिक रूप से बंद करने तक जारी रहती है।
• कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को एजेंसी के प्रोटोकॉल के आधार पर और खास IT कॉन्ट्रैक्ट की जटिलता और ज़रूरतों के संबंध में उससे होने वाली सभी गतिविधियों को समझना चाहिए।
• कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को कॉन्ट्रैक्ट के दस्तावेज़ों को पढ़ना चाहिए और उनसे परिचित होना चाहिए, ताकि कॉन्ट्रैक्ट का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए गतिविधियों का शेड्यूल तैयार किया जा सके।
• एक सफल कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड के बाद के प्रशासन पर उतना ही निर्भर होता है, जितना कि यह काम के किसी सुलिखित बयान या परफ़ॉर्मेंस के सख्त मानकों पर होता है।
• अगर कॉन्ट्रैक्ट परफ़ॉर्मेंस के दौरान किसी भी पक्ष के लिए कोई दावा और विवाद उत्पन्न होता है, तो कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन फ़ाइल दस्तावेज़ों तक पहुँच सबसे महत्वपूर्ण हो सकती है। इसलिए, यह ज़रूरी है कि कॉन्ट्रैक्ट से जुड़ी कार्रवाइयों, सप्लायर की परफ़ॉर्मेंस और एजेंसी की परफ़ॉर्मेंस से जुड़े सभी दस्तावेज़ों का रखरखाव किया जाए और उन्हें एक्सेस किया जाए।

अध्याय 34 IT कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन (PDF)