संग्रहीत पेज: 2020 जानकारी और सुरक्षा से जुड़ी सलाह

सोशल मीडिया के & रिवॉर्ड्स के जोखिम

आपके संगठन के संचार टूलबॉक्स में सोशल मीडिया एक बेहतरीन टूल है। कई अमेरिकी कम से कम एक प्लेटफ़ॉर्म पर खाते रखते हैं और वे अपने पसंदीदा ब्रांड्स और समुदायों के पेज ढूंढते हैं। अगर सही तरीके से इस्तेमाल किया जाए, तो इसके कई फ़ायदे हो सकते हैं:

• रियल-टाइम जानकारी देना। सोशल मीडिया संगठनों को रीयल-टाइम में जानकारी देने में मदद करता है। यह ख़ास तौर पर तब उपयोगी होता है, जब आपके संगठन को ज़रूरी जानकारी तुरंत संप्रेषित करनी हो। उदाहरण के लिए, अगर आपके संगठन को समय के प्रति संवेदनशील कोई घटना होती है, जैसे कि डेटा उल्लंघन, तो आप उचित जानकारी शेयर करने के लिए सोशल का इस्तेमाल कर सकते हैं और उन कदमों को प्रदान कर सकते हैं जो आपके फ़ॉलोअर नुकसान को दूर करने के लिए उठा सकते हैं। सरकारी संस्थाएं कार्यक्रमों और सार्वजनिक बैठकों, शेड्यूल में बदलाव, सड़क पर काम करने और ऐसी दूसरी जानकारी के बारे में जानकारी प्रसारित करने के लिए सोशल मीडिया का इस्तेमाल कर सकती हैं, जिनके बारे में घटकों को जानना आवश्यक है।
• सवालों के जवाब दे रहे हैं। सोशल मीडिया की मदद से उपभोक्ता संगठनों से सवाल पूछ सकते हैं और फ़ीडबैक दे सकते हैं। इसका मतलब है कि आपको पता है कि उन्हें कौनसी जानकारी और प्रॉडक्ट की सुविधाएं चाहिए, आप क्या अच्छा कर रहे हैं और आप कहां बेहतर कर सकते हैं। आप अपनी ग्राहक सेवा प्रक्रियाएँ बदल सकते हैं, नए उत्पाद जोड़ सकते हैं या मौजूदा चीज़ों को बदल सकते हैं, या जो आप अच्छा करते हैं उसे करते रह सकते हैं। सबसे ज़रूरी बात, आप अपने ग्राहकों के प्रति उत्तरदायी हो सकते हैं, जिससे आपकी छवि और कारोबार को बेहतर बनाने में मदद मिलेगी।
• अपने संगठन का मानवीकरण कर रहा है। उपभोक्ता आपके ब्रांड और इसके पीछे के लोगों के बारे में जान सकते हैं, और इसका उल्टा। क्योंकि बातचीत व्यक्तिगत रूप से होती है और व्यक्तिगत रूप से नहीं होती है, इसलिए कंपनी सोशल मीडिया का इस्तेमाल करके ग्राहकों तक उन तरीकों से पहुंच सकती है जैसे कि दूसरी मार्केटिंग और विज्ञापन नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, आप पारंपरिक विज्ञापनों की तुलना में सोशल मीडिया के ज़रिये ज़्यादा मानवीय आवाज़ अपना सकते हैं। यहाँ तक कि एक साधारण सा “कृपया अपनी जानकारी पीएम करें ताकि हम आपकी समस्या का पता लगा सकें” मौजूदा ग्राहक को खुश रखने और शायद कुछ नए ग्राहक को पाने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है।

बेशक, यूनिकॉर्न वह पोस्ट है जो सही कारणों से वायरल होती है। हालांकि, जब सोशल मीडिया का इस्तेमाल करने वाले संगठनों की बात आती है, तो सब कुछ अच्छा नहीं दिखता है।

सुरक्षा-केंद्रित सोशल मीडिया प्लान बनाना

सोशल मीडिया प्लेटफ़ॉर्म से जुड़े गोपनीयता और सुरक्षा जोखिम सिर्फ़ यूज़र और प्लेटफ़ॉर्म की संख्या बढ़ने के साथ ही बढ़ते हैं। साइबर अपराधी बहुमूल्य इंटेलिजेंस पाने के लिए सोशल मीडिया अकाउंट माइन करते हैं, जिसका इस्तेमाल वे दुर्भावनापूर्ण अभियानों में कर सकते हैं। सभी संगठनों को ऐसी सोशल मीडिया नीति तैयार करनी चाहिए, जिसमें साइबर सुरक्षा और गोपनीयता को ध्यान में रखा जाए। पहला कदम एक सोशल मीडिया नीति विकसित करना है, जिसमें यह शामिल हो कि क्या पोस्ट किया जा सकता है, कौन पोस्ट कर सकता है, और किन डिवाइस पर (उदाहरण के लिए, क्या वे अपना निजी डिवाइस इस्तेमाल कर सकते हैं, या DOE यह कंपनी के स्वामित्व वाला डिवाइस होना चाहिए?), और पासवर्ड रखने और बदलने के लिए कौन जिम्मेदार है। ये बस कुछ ऐसी चीज़़ें हैं जिन पर ध्यान दिया जाना चाहिए; ऐसे गाइड हैं जो पूरी योजना लिखने में आपकी मदद करेंगे।

आपके संगठन में सुरक्षित सोशल मीडिया प्लान तैयार करने के लिए नीचे कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• एक सोशल मीडिया टीम स्थापित करें, जिसका नेतृत्व कोई वरिष्ठ व्यक्ति करता हो। यह व्यक्ति आपकी कंपनी की सोशल मीडिया नीति को लागू करने और उसे लागू करने के साथ-साथ उन लोगों तक ऐक्सेस जारी करने के लिए ज़िम्मेदार होगा, जिन्हें इसकी ज़रूरत है। टीम में IT विभाग से कोई व्यक्ति शामिल होना चाहिए जो जोखिम न्यूनीकरण पर परामर्श दे सके तथा सुरक्षा संबंधी समस्या उत्पन्न होने पर सहायता कर सके।
• कर्मचारी के पते के बजाय रोल-आधारित ईमेल पतों का इस्तेमाल करें। social@company.com और communications@company.com जैसे ईमेल पतों का इस्तेमाल करने से नेटवर्क में सेंध लगाना मुश्किल हो जाता है। एक साइबर अपराधी को आपकी कंपनी की ईमेल असाइनमेंट स्कीम का पता लगाने के लिए दो ईमेल पतों की ज़रूरत होती है, जो कि आपके नेटवर्क या बिल्डिंग में सेंध लगाने के लिए ज़रूरी जानकारी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
• आपकी योजना में उन कर्मचारियों को बचाने का तरीका शामिल होना चाहिए, जो आपके सोशल मीडिया कैंपेन में हिस्सा लेना चुनते हैं। उन्हें काम के लिए अलग सोशल मीडिया अकाउंट सेट करने पर विचार करना चाहिए, जो उनके निजी खातों से लिंक न हो।
• जब तक कर्मचारी किसी सोशल मीडिया कैंपेन में भाग लेने के लिए सहमत नहीं हो जाता और खुद को बचाने के लिए कदम नहीं उठाता, तब तक कोशिश करें कि कर्मचारियों को एक से अधिक पहचानकर्ताओं, जैसे कि नाम और विभाग, या नाम और ईमेल पते से न पहचाना जाए। उदाहरण के लिए, अगर आप किसी ऐसे कर्मचारी की फ़ोटो पोस्ट करते हैं, जिसे पुरस्कार मिला है, तो अकाउंटिंग से उन्हें जेन स्मिथ के रूप में पहचानने से बचें। एक अपराधी इस जानकारी का इस्तेमाल बिल्डिंग में घुसने के लिए कर सकता है (“मैं अकाउंटिंग से जेन स्मिथ से मिलने आया हूँ”) या कंपनी डायरेक्टरी में उसका और उसका ईमेल पता ढूंढ सकता है।
• सोशल मीडिया (या किसी भी सार्वजनिक वेबसाइट) पर किसी भी कर्मचारी की तस्वीरें किसी बंद कॉन्फ़्रेंस रूम या सक्रिय कार्यस्थलों से दूर किसी अन्य इलाके में ली जानी चाहिए। इससे गोपनीय जानकारी, कर्मचारियों के नाम, या स्क्रीन या डेस्क पर मौजूद जानकारी को अनजाने में फ़ोटोग्राफ़ी से रोका जा सकेगा।
• ज़ीरो ट्रस्ट की नीति पर विचार करें और ज़रूरी है कि प्रकाशित होने से पहले सामग्री के लिए सभी पोस्ट की जांच सोशल मीडिया टीम द्वारा की जाए।
• अपनी सोशल मीडिया नीति की समीक्षा कम से कम त्रैमासिक रूप से करें। हर प्लैटफ़ॉर्म की गोपनीयता सेटिंग पर जाएं और ज़रूरी बदलाव करें। सुनिश्चित करें कि केवल उन लोगों के पास ही पहुंच और प्रकाशन विशेषाधिकार हों जिन्हें इसकी आवश्यकता है, जिन लोगों के पास DOE नहीं हैं उन्हें हटा दें, तथा आवश्यकतानुसार विशेषाधिकारों में परिवर्तन करें। अपने IT विशेषज्ञों के साथ बैठकर नवीनतम खतरों पर चर्चा करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप सुरक्षित हैं। अंत में, अपनी संपूर्ण सोशल मीडिया नीति पर नज़र डालें, ताकि यह पक्का किया जा सके कि यह आपके संगठन के लिए सबसे अच्छी है और कोई भी ज़रूरी बदलाव करें।

हमारे कनेक्टेड भविष्य को सुरक्षित करना

सोशल मीडिया बिज़नेस और सरकारी संगठनों, दोनों के लिए संचार का एक शक्तिशाली साधन साबित हुआ है, लेकिन इसकी शक्तियों का इस्तेमाल नुकसान पहुँचाने के साथ-साथ मदद के लिए भी किया जा सकता है। एक ठोस सोशल मीडिया नीति और सुरक्षा योजना, जिसे सावधानी से लागू किया जाता है, आपकी सोशल मीडिया रणनीति में बहुत सुधार करेगी और कर्मचारियों की गोपनीयता को सुरक्षित रखेगी।