एजेंसी IT रणनीतिक योजना

आईटी स्ट्रैटेजिक प्लान (ITSP) अपडेट तीन तरह के होते हैं:

• बजट बिएननियम अपडेट जो हर 2 साल में होता है;
• बजट चक्र अपडेट, जो रणनीतिक योजना को बजट निर्णय पैकेज, गवर्नर के बजट और स्वीकृत विनियोग अधिनियम के साथ सिंक्रनाइज़ करते हैं; और,
• तदर्थ अपडेट, जो बिज़नेस से जुड़ी किसी ज़रूरत के कारण होते हैं।

नीचे दिए गए तीन अकॉर्डियन बॉक्स में ITSP अपडेट प्रोसेस की पूरी जानकारी दी गई है और साथ ही प्रोसेस के चरणों के बारे में भी बताया गया है।

ITSP लिखना एजेंसी के बिज़नेस और IT डिवीजनों के बीच एक सहयोगात्मक प्रयास है। इसे दोनों पक्षों की ओर से मिले इनपुट और भागीदारी के बिना नहीं लिखा जा सकता। सूचना टेक्नोलॉजी बिज़नेस मिशन, लक्ष्यों और उद्देश्यों के लिए सहायता करती है और एक अच्छी तरह लिखा गया ITSP इस कनेक्शन को दो सेक्शन में दिखाता है: IT सारांश सेक्शन और टेक्नोलॉजी के लिए बिज़नेस रिक्वायरमेंट्स (BRT), प्रोजेक्ट, & प्रोक्योरमेंट्स।

आईटी सारांश सेक्शन का मकसद एजेंसी के साथ-साथ एंटरप्राइज़ में सूचना प्रौद्योगिकी निवेश के बारे में जानकारी देना है और यह बताना है कि कैसे ये निवेश वर्जीनिया के कॉमनवेल्थ के व्यावसायिक लक्ष्यों और उद्देश्यों का समर्थन करते हैं, जैसा कि गवर्नर, कॉमनवेल्थ ऑफ़ वर्जीनिया के सूचना प्रौद्योगिकी के लिए रणनीतिक योजना और एजेंसी द्वारा स्थापित किया गया है। इसे चार सेक्शन में व्यवस्थित किया गया है:

• ऑपरेशनल आईटी निवेश की मौजूदा स्थिति और उनसे जुड़ी समस्याएं;
• बाहरी स्रोतों से मौजूदा आईटी को प्रभावित करने वाले कारक;
• आईटी निवेश में प्रस्तावित बदलाव और एजेंसी की वांछित स्थिति, आईटी निवेश पोर्टफ़ोलियो; और,
• एजेंसी आईटी निवेश।

इन सेक्शन में दी गई जानकारी एजेंसी को अपनी आंतरिक और बाहरी रूप से संचालित आईटी चुनौतियों की पहचान करने और ऐसे समाधानों की पहचान करने का अवसर प्रदान करती है, जिन्हें लागू होने पर, एजेंसी की भावी आईटी स्थिति प्राप्त हो जाएगी। एजेंसी को अपनी आईटी रणनीतियों को लागू करने के लिए ज़रूरी वित्तीय निवेश का सारांश और साथ ही सूचना तकनीक के स्वामित्व की कुल लागत का सारांश भी देना चाहिए।

एजेंसी की रणनीतिक योजना के परिशिष्ट A में सभी प्रस्तावित आईटी निवेशों को सूचीबद्ध किया गया है, जिसमें नई आईटी पहलें, सक्रिय आईटी पहल शामिल हैं, जिनके लिए फ़ंडिंग पहले से ही अगले द्विवार्षिक के दौरान आवंटित या ज़रूरी है, साथ ही इन पहलों से जुड़े ज़रूरी वित्तीय निवेश शामिल हैं। अपेंडिक्स में, आईटी निवेशों की पहचान प्रोजेक्ट या ख़रीद के रूप में की जाती है और उन्हें उन सेवा क्षेत्रों के साथ जोड़ा जाता है, जिनकी वे सहायता करते हैं। सूचना प्रौद्योगिकी सारांश से पता चलेगा कि अपेंडिक्स ए में दर्ज किए गए आईटी निवेश कैसे एजेंसी और कॉमनवेल्थ ऑफ़ वर्जीनिया दोनों के व्यावसायिक लक्ष्यों और उद्देश्यों के लिए सहायक होते हैं और कैसे ये निवेश व्यवसाय के साथ-साथ आईटी के नज़रिए से एजेंसी को उसकी वर्तमान स्थिति से उसके लक्षित भविष्य की स्थिति में ले जाएंगे।

बजट द्विवार्षिक योजना चक्र एक निरंतर होने वाली प्रक्रिया है। एक विषम वर्ष कैलेंडर के वसंत में (उदाहरण के लिए, 2021), अगले द्विवार्षिक (यानी, कैलेंडर ईवन वर्ष) की शुरुआत से पहले, एजेंसी की रणनीतिक और सेवा क्षेत्र की योजनाओं की समीक्षा की जाएगी और उन्हें अपडेट किया जाएगा।

• अप्रैल - मई: अगस्त में बेस बजट सबमिशन की मदद से प्लान सबमिट किए जाएंगे।
• सितंबर: बजट फ़ैसला पैकेज सबमिट करने में मदद करने के लिए, प्लान अपडेट करने का अवसर मिलेगा।
• जनवरी: गवर्नर के प्रस्तावित बजट के आधार पर प्लान अपडेट किए जाएंगे।
• अगले अप्रैल — मई के बाद: बजट तय होने के बाद प्लान को अंतिम अपडेट दिया जाएगा।

चूंकि किसी भी संगठन की गतिविधियाँ कई आंतरिक या बाहरी कारकों के आधार पर बदल सकती हैं, इसलिए द्विवार्षिक के दौरान बदलती मांगों के अनुसार एजेंसी और सेवा क्षेत्र की योजनाओं को फिर से संगठित करने के अवसर मिलेंगे।

बजट बिएननियम आईटीएसपी अपडेट प्रोसेस के हर चरण के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करें:

• चरण 1क: आईटीएसपी की तैयारी
• चरण 1बी: MSI इंफ्रास्ट्रक्चर स्ट्रैटेजिक प्लानिंग
• चरण 2: एजेंसी सबमिशन
• चरण 3: COV CIO की समीक्षा - QA
• चरण 4: COV CIO की समीक्षा - गवर्नेंस
• चरण 5: ITSP की मंज़ूरी

इवेंट्स का वार्षिक प्लानिंग कैलेंडर बसंत में शुरू होता है, जब एजेंसियां अगले द्विवार्षिक के लिए अपना सेवा क्षेत्र और रणनीतिक प्लान तैयार करती हैं। इन प्लान का इस्तेमाल संगठन के मूल बजट को बनाने और उसमें मदद करने के लिए किया जाएगा। वार्षिक प्लानिंग कैलेंडर की तारीखें इन कारकों के आधार पर अलग-अलग हो सकती हैं:

• जनरल असेंबली सेशन का एक्सटेंशन
• फिर से बुलाए गए सत्र में राज्यपाल के संशोधन
• गवर्नर के वीटो

नई बिएननियम के लिए रणनीतिक और सेवा क्षेत्र की शुरुआती योजनाएँ बन जाने के बाद, उन्हें बस एक चक्रीय प्रक्रिया द्वारा बनाए रखा जा सकता है और प्रत्येक आवश्यक अपडेट के साथ फिर से सबमिट किया जा सकता है।

बजट चक्र ITSP अपडेट प्रक्रिया के हर चरण के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करें:

• चरण 1क: आईटी बजट से जुड़े फ़ैसले
• चरण 1बी: आईटीएसपी की तैयारी/अपडेट
• चरण 2: बजट निर्णय और शासन की समीक्षा
• चरण 3: सी-सुइट की समीक्षा
• चरण 4: मंज़ूरी के लिए आईटी बजट की सिफ़ारिश
• चरण 5: बजट स्वीकृति
• चरण 6: ITSPs को अपडेट करें

किसी एजेंसी की आईटी रणनीतिक योजना के तदर्थ अपडेट बजट चक्र के किसी भी समय आ सकते हैं। कोई एजेंसी, आईटी रणनीतिक योजना में बदलाव का फ़ैसला इसलिए कर सकती है, क्योंकि:

• बिज़नेस से जुड़ी ज़रूरतों में बदलाव
• मौजूदा निवेशों के लिए प्रोजेक्ट के तय दायरे, टाइमलाइन या बजट में बदलाव
• किसी प्रकार की इमरजेंसी (जैसे, प्राकृतिक आपदा)

IT रणनीतिक योजना में तदर्थ बदलावों को Commonwealth of Virginia के COV CIO द्वारा मंज़ूरी दी जानी चाहिए और ये Commonwealth टेक्नोलॉजी पोर्टफ़ोलियो टूल में होने चाहिए, जिसे CTP के नाम से जाना जाता है।

हर चरण के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करें:

• चरण 1: एजेंसी सबमिशन
• चरण 2: बदलावों की समीक्षा
• चरण 3: बदलावों को मंज़ूरी देना