अध्याय 10 - सामान्य आईटी खरीद नीतियाँ

10.26.3 प्रस्ताव सबमिट करने के लिए प्रस्ताव का फ़ॉर्मेट

संकल्पनात्मक प्रस्तावों के लिए प्रस्ताव का फ़ॉर्मेट। प्रस्तावों से क्षमताओं, अनुभव और दृष्टिकोण का सीधा, संक्षिप्त विवरण मिलेगा। विस्तृत ब्रोशर और/या अत्यधिक प्रचार सामग्री की आवश्यकता नहीं है या यह ज़रूरी नहीं है। प्रस्ताव सबमिट करने वाली फर्मों को मुख्य कर्मियों की भागीदारी के साथ अपने प्रस्ताव को मौखिक रूप से पेश करना पड़ सकता है। अनुभाग VI (ए) "वैचारिक प्रस्ताव प्रस्तुत करने का प्रारूप" में मांगी गई सभी जानकारी VITA को प्रस्तुत किए जाने वाले किसी भी प्रस्ताव में शामिल की जानी चाहिए। इसके अलावा, सभी सबमिट किए गए प्रस्तावों में मॉडल प्रक्रियाओं की ज़रूरतों के अलावा निम्नलिखित भी शामिल होने चाहिए:

• प्रोजेक्ट की विशेषताएँ:
  • प्रस्ताव में पर्याप्त डेटा, विश्लेषण और सूचना शामिल होनी चाहिए जो VITA को संतुष्ट कर सके कि परियोजना पीपीईए द्वारा अपेक्षित सार्वजनिक उद्देश्य की पूर्ति करेगी।
  • इस बारे में जानकारी दें कि प्रोजेक्ट वर्जीनिया के टेक्नोलॉजी के रणनीतिक लक्ष्यों के साथ कैसे जुड़ा हुआ है।
• फाइनेंसिंग:
  • प्रस्ताव में पर्याप्त वित्तीय जानकारी शामिल होनी चाहिए, जो प्रपोज़र की वित्तीय स्थिरता और प्रोजेक्ट की सहायता के लिए फ़ाइनेंसिंग प्रदान करने की क्षमता का सबूत देती हो।
  • प्रस्तावित प्रोजेक्ट की वित्तीय योजना में पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए, जिसमें लागत लाभ और टैक्स विश्लेषण अध्ययन शामिल हैं, ताकि विश्लेषण से पता चल सके कि प्रस्तावित वित्तपोषण संभव है या नहीं।
• सन्दर्भ:
  • प्रत्येक प्रस्ताव में प्रपोज़र द्वारा पूरे किए गए तीन से पाँच सफल प्रासंगिक प्रोजेक्ट के लिए रेफ़रेंस जानकारी दी जानी चाहिए।
  • सन्दर्भों में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:
    • प्रोजेक्ट के मालिक/प्रायोजक (बिज़नेस का नाम और पता)
    • मालिक का प्रोजेक्ट मैनेजर (नाम, टेलीफ़ोन और फ़ैक्स नंबर)
    • प्रोजेक्ट का सारांश, बजट और अंतिम लागत
    • प्रोजेक्ट शेड्यूल (प्रस्तावित और वास्तविक)
• मुक़दमे या मध्यस्थता की कार्यवाहियाँ:
  • हर प्रस्ताव में पिछले तीन सालों के दौरान हुए सभी मुकदमों और मध्यस्थता की कार्यवाहियों की सूची और स्पष्टीकरण शामिल होना चाहिए, जिसमें कोई भी प्रस्ताव देने वाली फर्म या उसके सिद्धांत शामिल हैं।

विस्तृत प्रस्तावों के लिए प्रस्ताव का फ़ॉर्मेट। विस्तृत प्रस्ताव, वैचारिक प्रस्ताव में बताए गए तकनीकी दृष्टिकोण या फ़ाइनेंसिंग योजना से ख़ास तौर पर अलग नहीं होना चाहिए। यदि प्रस्तावक किसी भी मामले में महत्वपूर्ण रूप से विचलन करता है, तो VITA विस्तृत प्रस्ताव को गैर-अनुपालन के रूप में अस्वीकार कर सकता है। ख़ास तौर पर, किसी प्रतिस्पर्धी वैचारिक प्रस्ताव के महत्वपूर्ण पहलुओं या विशेषताओं को अपनाने से आम तौर पर, विस्तृत प्रस्ताव को अयोग्य घोषित कर दिया जाएगा और उसे अस्वीकार कर दिया जाएगा। विस्तृत चरण के दौरान किसी भी समय, VITA प्रस्तावक से परियोजना की पर्याप्त समीक्षा के लिए आवश्यक अतिरिक्त जानकारी, डेटा, विश्लेषण या कोई अन्य जानकारी प्रदान करने के लिए कह सकता है। यदि अतिरिक्त गोपनीय स्वामित्व वाली जानकारी की सुरक्षा करना आवश्यक हो, जिसे विस्तृत प्रस्ताव में शामिल किया जा सकता है, तो VITA और प्रस्तावक आवश्यकतानुसार गोपनीय जानकारी की सुरक्षा पर पहले से निष्पादित समझौते को संशोधित करेंगे।

वैचारिक और विस्तृत दोनों तरह के प्रस्तावों के लिए आवश्यकताएँ। सभी PPEA प्रस्ताव (वैचारिक चरण और विस्तृत चरण) को निम्नलिखित फ़ॉर्मेट का पालन करना चाहिए:

• सबमिट किए गए सभी प्रस्तावों को स्पष्ट रूप से " PPEA प्रस्ताव के रूप में चिह्नित किया जाएगा। "
• ध्यान देने के लिए, किसी भी अनचाहे या मांगे गए प्रस्ताव की एक मूल और पाँच (5) कॉपियां और एक इलेक्ट्रॉनिक कॉपी सबमिट करनी होगी।
• सभी अवांछित प्रस्तावों के लिए लागू शुल्क VITA को अदा किया जाना चाहिए।
• कवर पेज में प्रस्ताव का टाइटल, प्रस्ताव देने वाली संस्था का नाम और पता, प्रस्तावक की ओर से कार्रवाई करने के लिए अधिकृत व्यक्ति और उसका टेलीफ़ोन, फ़ेक्समेल नंबर और ईमेल पता शामिल होना चाहिए।
• प्रस्ताव देने वाली फर्म या कंसोर्टियम के अधिकृत प्रतिनिधि को प्रस्ताव पर हस्ताक्षर करना चाहिए।
• हर प्रस्ताव में एक एग्जीक्यूटिव सारांश शामिल होना चाहिए, जिसमें संगठनात्मक ढांचे का सारांश, फर्म का आकार, संक्षिप्त इतिहास, और विशेषज्ञता के क्षेत्र शामिल होंगे, जो फर्म को काम के लिए योग्य बनाते हैं और प्रस्तावित प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक सेवाओं की पूरी रेंज शामिल होती है।
• प्रस्ताव के सभी पेजों को लगातार क्रमांकित किया जाना चाहिए।
• प्रस्ताव में सामग्री की एक तालिका होनी चाहिए, जो श्रेणी के अनुसार आवश्यकताओं को क्रॉस करके संदर्भित करती है।
• जहाँ संभव हो, प्रस्ताव की प्रत्येक कॉपी बाउंड या अन्यथा एक ही वॉल्यूम में होनी चाहिए।
• सभी प्रस्ताव दस्तावेज जिनके लिए गोपनीयता का दावा किया गया है, उन्हें VITA द्वारा समीक्षा की सुविधा के लिए और अनजाने में प्रकटीकरण की संभावना को कम करने के लिए अलग से बंधी हुई स्पष्ट रूप से चिह्नित मात्रा में प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
• सभी PPEA प्रस्ताव डाक के जरिए या हैंड डिलीवरी के जरिए यहां सबमिट किए जाने चाहिए:
  

  मुख्य सूचना अधिकारी
  C/O VITA, PPEA प्रस्ताव
  7325 ब्यूफॉन्ट स्प्रिंग्स ड्राइव
  रिचमंड, VA 23225