22.13 सबसे कम बोली लगाने वाले के साथ बातचीत
एजेंसी द्वारा IFB में निर्धारित स्वीकार्यता के लिए तकनीकी उत्पाद या सेवा का मूल्यांकन करने के बाद, बोलियों का मूल्यांकन यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि कौन से बोलीदाता IFB में निर्धारित मूल्यांकन मानदंडों के अनुसार सबसे कम कीमत की पेशकश करते हैं। सबसे कम बोली लगाने वाले का निर्धारण करने के लिए, केवल निष्पक्ष रूप से मापने योग्य मापदंड, जो IFB में निर्धारित किए गए हैं, लागू किए जाएंगे। ऐसे मानदंडों के उदाहरणों में परिवहन लागत और स्वामित्व या लाइफ-साइकल लागत फ़ॉर्मूले शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं। मूल्यांकन कारकों के लिए भविष्य की वास्तविक लागतों का सटीक पूर्वानुमान होना आवश्यक नहीं है, लेकिन ऐसे मूल्यांकन कारक एजेंसी के पास भविष्य में उपयोग के संबंध में उपलब्ध जानकारी के आधार पर उचित अनुमान होंगे और इससे सभी बोलियों के साथ समान व्यवहार किया जाएगा। वैकल्पिक आपूर्ति या सेवाओं या नवीनीकरण की शर्तों के लिए मूल्य निर्धारण पर विचार नहीं किया जा सकता है, खासकर जब बोली में अन्य मूल्यों की तुलना में ऐसी वस्तुओं या शर्तों के लिए मूल्य निर्धारण असंतुलित होता है।
वर्जीनिया कोड, § 2.2-4318के अनुसार, जब तक कि रद्द या अस्वीकार न किया जाए, सबसे कम जिम्मेदार बोलीदाता की बोली सबमिट किए जाने पर स्वीकार की जाएगी, सिवाय इसके कि अगर सबसे कम जिम्मेदार बोलीदाता की बोली उपलब्ध फंड से अधिक हो जाती है, तो सार्वजनिक निकाय उपलब्ध फंड के भीतर कॉन्ट्रैक्ट मूल्य प्राप्त करने के लिए कम बोली लगाने वाले के साथ बातचीत कर सकता है। हालाँकि, बातचीत सिर्फ़ उन शर्तों और प्रक्रियाओं के तहत की जा सकती है, जो लिखित रूप में बताई गई हैं और IFB जारी करने से पहले सार्वजनिक निकाय द्वारा स्वीकृत की गई हैं और उसमें संक्षेप में दी गई हैं।
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