22.1 IFB तैयार करना और उसे जारी करना
22.1। 4 तकनीकी और कार्यात्मक आवश्यकताएँ और विशिष्टताएँ
IT आईएफबी में जीवन-चक्र लागत, मूल्य विश्लेषण और अन्य मानदंड जैसे परीक्षण, गुणवत्ता, कारीगरी, वितरण और किसी विशेष उद्देश्य के लिए उपयुक्तता सहित विशेष आवश्यकताएं शामिल हो सकती हैं, जो स्वीकार्यता निर्धारित करने में मदद करती हैं। इन ज़रूरतों के बारे में सटीक और पूरी जानकारी दी जानी चाहिए। जब तक सार्वजनिक निकाय ने बोलीदाताओं की पूर्व-योग्यता का प्रावधान नहीं किया है, IT आईएफबी में संभावित बोलीदाताओं की अपेक्षित योग्यताएं भी शामिल होंगी। IFB तकनीकी और कार्यात्मक आवश्यकताएँ लिखते समय निम्नलिखित दिशानिर्देश लागू होते हैं:
- सत्यापित करें कि आवश्यकताएं/विनिर्देश खरीदे जा रहे IT सामान या सेवाओं को सटीक रूप से परिभाषित करते हैं। कोई ग़लती या चूक महँगी पड़ सकती है, इसलिए IFB पोस्ट करने से पहले उनकी पुष्टि कर लेना ज़रूरी है।
- ज़रूरत/स्पेसिफ़िकेशन की वैधता जाँच करें। क्या बताई गई चीज़़ें या सेवाएँ ऐसे फ़ंक्शन प्रदान करती हैं, जो व्यवसाय के मालिक की ज़रूरतों के लिए सबसे अच्छी सहायता प्रदान करते हैं?
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई समस्या न हो, आवश्यकताएँ/विनिर्देशों की निरंतरता जाँच करें।
- ज़रूरतों और खास बातों की जाँच पूरी हो जानी चाहिए। क्या बिज़नेस के मालिक के लिए ज़रूरी सभी फ़ंक्शन शामिल हैं? क्या सभी संघीय, राष्ट्रमंडल या VITA IT आवश्यकताएं, मानक या विनिर्देश शामिल हैं?
- रियलिटी चेक करें। क्या प्रोजेक्ट या बिज़नेस के मालिक के उपलब्ध समय, बजट, संसाधन और तकनीक को देखते हुए आवश्यकताएँ लागू की जा सकती हैं? क्या ज़रूरतों का सच में परीक्षण किया जा सकता है?
- क्या आवश्यकताएँ लिखी गई हैं, ताकि उन्हें ठीक से समझा जा सके?
- क्या दूसरी ज़रूरतों पर ज़्यादा असर डाले बिना ज़रूरतें बदली जा सकती हैं?
तकनीकी चीज़ों या सेवाओं के लिए IFB में ऐसी ज़रूरतें शामिल होनी चाहिए जो मुफ़्त और खुली प्रतिस्पर्धा को प्रोत्साहित करने के लिए पर्याप्त हों और जो उद्योग के मानक तकनीकी उत्पादों और सेवाओं के अनुकूल हों। हालाँकि, बोली लगाने वाले की ज़िम्मेदारी होती है कि अगर ज़रूरतें ख़रीद को किसी एक स्रोत तक सीमित या सीमित रखती हैं, तो वह खरीद एजेंसी को सलाह दे। यह सूचना आधिकारिक बोली खुलने की तारीख से कम से कम पाँच कार्यदिवस पहले लिखित रूप में दी जानी चाहिए।
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