24.5 RFP तैयार करना
24.5। 12 RFP पैकेज को पूरा करना
एक व्यापक RFP पैकेज, जिसमें सभी अपेंडिस शामिल हैं, अन्य PPT सदस्यों की सहायता से SPOC द्वारा इकट्ठा किया जाएगा। SME, RFP की पूरी की गई तकनीकी ज़रूरतों वाले सेक्शन उपलब्ध कराएँगे और पूरे किए गए RFP की अंतिम समीक्षा में भाग लेंगे। व्यवसाय का मालिक RFP का पूरा व्यवसाय और कार्यात्मक आवश्यकताएँ सेक्शन उपलब्ध कराएगा और पूर्ण किए गए RFP की अंतिम समीक्षा में भाग लेगा। SPOC एक संपूर्ण, व्यापक RFP पैकेज के लिए जवाबदेह है। पोस्ट करने से पहले RFP पैकेज को अंतिम रूप देते समय, SPOC यह करेगा:
- सटीकता, पूर्णता और स्पष्टता के लिए, और RFP की संपूर्ण गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए SME और व्यवसाय के मालिक द्वारा सबमिट किए गए RFP सेक्शन की समीक्षा करें।
- सामान्य और VITAके IT-विशिष्ट नियमों और शर्तों सहित आरएफपी की शेष सामग्री का मसौदा तैयार करें।
- उपयुक्त एवं अनुमोदित VITA IT अनुबंध टेम्पलेट का चयन करें और उसे शामिल करें।
गैर-VITA एसपीओसी तब तक अपनी एजेंसी के अनुबंध प्रारूप का उपयोग करेंगे जब तक कि उन्हें VITAके अनुबंध टेम्पलेट उपयोग में प्रशिक्षण प्राप्त नहीं हो जाता या वे टेम्पलेट प्रशिक्षण में VITAकी सहायता का अनुरोध नहीं करते। यह आवश्यक है कि एजेंसियांVITA अनुमोदन की आवश्यकता वाली प्रमुख परियोजनाओं के लिए "प्रमुख" प्रौद्योगिकी परियोजनाओं के लिए न्यूनतम संविदात्मक आवश्यकताओं" मैट्रिक्स का उपयोग करें CIO और सभी प्रत्यायोजित IT खरीद में इसके उपयोग की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है। मैट्रिक्स SCM के वेबपेज पर इस जगह पर पाया जा सकता है: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/।
(ध्यान दें: यह स्टेटमेंट ज़रूर शामिल करें कि कोई भी सप्लायर RFP के बारे में फिर से बताता है और नियम और शर्तों में देयता से संबंधित किसी भी प्रावधान में अपवाद या सुझाए गए भाषा संशोधन शामिल नहीं होने चाहिए। यह सिर्फ़ बातचीत के समय ही सप्लायर से अनुरोध किया जाएगा।) यह ज़रूरत § 2.2-4302.2 में निम्नलिखित भाषा के कारण है:
“सूचना प्रौद्योगिकी के लिए प्रस्ताव के मामले में, जैसा कि § 2.2-2006 में परिभाषित किया गया है, किसी सार्वजनिक निकाय को प्रस्ताव के लिए अनुरोध में शामिल किसी भी देयता प्रावधान के अपवाद के बारे में किसी प्रस्ताव में बताने के लिए किसी प्रस्ताव के लिए किसी प्रस्ताव की आवश्यकता नहीं होगी। इसके बाद, चुने गए ऑफ़र में से हर एक के साथ बातचीत की जाएगी। प्रस्ताव के लिए अनुरोध में शामिल किसी भी देयता प्रावधान के लिए प्रस्ताव के लिए प्रस्ताव के लिए बातचीत की शुरुआत में लिखित रूप में प्रस्ताव के लिए प्रस्ताव में दिए गए किसी भी प्रावधान के लिए ऑफ़र देने वाला कोई अपवाद बताएगा और बातचीत के दौरान ऐसे अपवादों पर विचार किया जाएगा।”
- संपूर्ण अंतिम मसौदा आरएफपी पैकेज को उपयुक्त आंतरिक, VITA या अन्य समीक्षकों/अनुमोदकों को भेजें।
- RFP और सभी अटैचमेंट की अंतिम समीक्षा में PPT की अगुआई करें।
- RFP पैकेज को अंतिम रूप दें और पूरा करें, जिसमें सभी अटैचमेंट भी शामिल हैं, जो ज़रूरत पड़ने पर कार्यकारी संचालन समिति की मंजूरी के बाद जारी किए जाने के लिए तैयार रहना चाहिए।
- बातचीत की रणनीति की योजना बनाने के लिए समस्याओं का दस्तावेजीकरण शुरू करें।
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