26.2 बातचीत करना
तैयारी, जोखिम विश्लेषण, बातचीत की रणनीति और भूमिकाएँ सौंपने का काम पूरा हो जाने के बाद, आपूर्तिकर्ता (ओं) के साथ बातचीत करने का समय आ गया है। यह सुझाव दिया जाता है कि एजेंसी एक से अधिक सप्लायर के साथ बातचीत करे, जिन्हें पूरी तरह योग्य माना जाता है और जो प्रस्ताव सबमिट करने वालों में सबसे उपयुक्त माने जाते हैं। सप्लायर (ओं) को यह बताना मददगार हो सकता है कि दूसरों के साथ बातचीत की जा रही है, लेकिन प्रतियोगिता का नाम न लें। हालांकि हर बातचीत खास होती है, लेकिन कुछ सामान्य तरीके हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए।
- मीटिंग का एजेंडा तैयार करें। आइटम में परिचय, सप्लायर प्रज़ेंटेशन, समस्याओं की पहचान, साझा आधार, बातचीत से जुड़े विषय, समस्या सुलझाना और रैप अप शामिल हो सकते हैं। मीटिंग से पहले सभी सहभागियों को एजेंडा भेजें।
- सही लोगों के साथ बातचीत करें। पुष्टि करें कि जिन सप्लायर प्रतिनिधियों से आप मिल रहे हैं, उनके पास निर्णय लेने और अपनी कंपनी को समझौतों के लिए प्रतिबद्ध करने का अधिकार है।
- तेज़ और जल्दबाजी में होने वाली बातचीत से बचें। आंतरिक समय सीमा या प्रतिबंधों के बारे में सप्लायर को सूचित करना एजेंसी के हित में नहीं हो सकता है, जब तक कि संभावित प्रभावों और रियायतों का मूल्यांकन करके उन्हें बातचीत की रणनीति में शामिल नहीं किया गया हो।
- ज़रूरतों, अपेक्षाओं और सप्लायर के सभी वादों की लिखित रूप में पुष्टि करें। ये अनुरोध और सप्लायर के प्रस्ताव पर आधारित हैं। इन्हें अपने अंतिम कॉन्ट्रैक्ट के हिस्से के तौर पर शामिल करें।
- एजेंसी के स्वीकृत कॉन्ट्रैक्ट फ़ॉर्म का इस्तेमाल करें। अंतिम बातचीत के साथ आवश्यकतानुसार एजेंसी के कॉन्ट्रैक्ट टेम्पलेट को कस्टमाइज़ करें। सप्लायर को कॉन्ट्रैक्ट फ़ॉर्म या ड्राफ़्ट में कोई भी सहायता देने की अनुमति न दें।
- एक जैसी शब्दावली इस्तेमाल करें। पक्का करें कि सभी पक्ष टकराव और ग़लतफ़हमी से बचने के लिए एक ही शब्दावली का इस्तेमाल करें।
- किए जाने वाले काम का दायरा लॉक करें। सप्लायर द्वारा पूरी की जाने वाली सेवाओं, संबंधित लागतों और परफ़ॉर्मेंस के सभी स्तरों को ज़रूर शामिल करें। अधिकांश IT आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन-आधारित मानकों पर बातचीत करने को तैयार हैं। ग्राहकों की सभी ज़रूरतों के साथ-साथ सप्लायर उन ज़रूरतों को पूरा करने की योजना कैसे बनाता है, इस पर पूरी बातचीत करके उन्हें कॉन्ट्रैक्ट में शामिल किया जाना चाहिए।
- जीत-जीत " वार्ता परिणाम के लिए प्रयास करें। " बातचीत में लचीले रहें और उन बिंदुओं पर भरोसा करने के लिए तैयार रहें जो महत्वपूर्ण नहीं हैं। खरीद एजेंसी की बातचीत रणनीति से बातचीत के महत्वपूर्ण और गैर-महत्वपूर्ण बिंदुओं की पहचान होनी चाहिए और यह पता होना चाहिए कि प्रत्येक के साथ क्या मूल्य जुड़ा होना चाहिए। सही जगहों पर रियायतें पाएँ। सप्लायर के रेफ़रंस से बात करें और जानें कि बातचीत के दौरान सप्लायर के स्टिकिंग पॉइंट क्या थे। उदाहरण के लिए, अगर किसी सप्लायर को उसकी सेवा की कीमत के बारे में अनम्य माना जाता है, तो उसे दूसरे क्षेत्रों में रियायतें मिलती हैं, जैसे कि लाइसेंस शुल्क। रणनीतिक रूप से अपने ट्रेड-ऑफ्स की योजना बनाएं।
- अपनी एजेंसी और कॉमनवेल्थ के हितों की सुरक्षा करें। कॉन्ट्रैक्ट की पूरी समीक्षा करें, जिसमें कानूनी समीक्षा भी शामिल है। अगर संभव हो, तो बातचीत पूरी होने के बाद फिर से काम करने की संभावना को कम करने के लिए, किसी सहकर्मी और एक वकील को बातचीत से पहले और उसके दौरान इनपुट दें।
- अंडरसोल्ड न हों। बातचीत के लिए वास्तविक मूल्य निर्धारण लक्ष्य निर्धारित करने के लिए, बाज़ार सर्वेक्षण करें या सप्लायर के अन्य ग्राहकों से संपर्क करें, जिनके पास मूल्य निर्धारण अनुबंध प्राप्त करने के लिए समान प्रोजेक्ट हैं/हैं।
- भुगतानों को लिवरेज के तौर पर इस्तेमाल करें। प्रदर्शन से जुड़ी कुछ खास उपलब्धियों और एजेंसी द्वारा लिखित औपचारिक स्वीकृति के आधार पर आपूर्तिकर्ता से भुगतानों पर बातचीत करें। माइलस्टोन से जुड़े पेमेंट, सप्लायर को प्रोत्साहन देते हैं, ताकि यह पक्का किया जा सके कि प्रोजेक्ट शेड्यूल, कीमत और समाधान, सेवा या प्रॉडक्ट स्वीकार करने की ज़रूरतों को पूरा करता हो। स्वीकृति का अंतिम भुगतान तब तक जारी नहीं किया जाना चाहिए, जब तक एजेंसी परीक्षण पूरा नहीं कर लेती, यह पुष्टि नहीं कर लेती कि सिस्टम प्रदर्शन की सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है और इसे प्रोडक्शन मोड में इस्तेमाल कर सकता है।
- कॉन्ट्रैक्ट में मुख्य कर्मियों को पहचानें। अगर दिए जा रहे समाधान में प्रमुख सप्लायर कर्मी (प्रोजेक्ट मैनेजर, टेक्नीशियन, आदि) शामिल हैं, जो प्रोजेक्ट की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं, तो पक्का करें कि कॉन्ट्रैक्ट में उनकी पहचान स्पष्ट रूप से हो। पक्का कर लें कि कॉन्ट्रैक्ट में ऐसी भाषा शामिल हो जिसके लिए एजेंसी को आपूर्तिकर्ता कर्मियों में होने वाले किसी भी बदलाव को मंज़ूरी देनी चाहिए।
- प्रोजेक्ट की भविष्य की ज़रूरतों पर विचार करें। समय के साथ एजेंसी की ज़रूरतें बदल सकती हैं। शुरुआती कॉन्ट्रैक्ट के तहत, वॉल्यूम में छूट के लिए बातचीत की जाने वाली किसी भी चीज़ में आने वाली अतिरिक्त सीटों के लिए लाइसेंस शुल्क शामिल किया जाना चाहिए। इन समस्याओं और किसी भी अन्य संभावित बिंदु पर बातचीत करने का समय कॉन्ट्रैक्ट साइन होने से पहले का है।
- कॉमनवेल्थ के निवेश को सुरक्षित रखें। IT निवेश की सुरक्षा में परियोजना की जीवन अवधि (अर्थात स्वामित्व की कुल लागत) को शामिल किया जाना चाहिए तथा इस पर उचित बातचीत के माध्यम से विचार किया जाना चाहिए। एजेंसी को वारंटी के बाद के रखरखाव और कुछ अप्रत्याशित घटनाओं की स्थिति में स्रोत कोड की उपलब्धता और ऐक्सेस के लिए सहायता के साथ-साथ कॉन्ट्रैक्ट ट्रांज़िशन के बाद की सेवाओं के लिए आपूर्तिकर्ता की सहायता के लिए बातचीत करनी चाहिए। किसी IT परियोजना को बनाने वाले हार्डवेयर और/या सॉफ्टवेयर घटकों के आधार पर, उन व्यक्तिगत घटकों का जीवन काल दो से 20 वर्ष तक हो सकता है। यह उचित है कि:
- वारंटी के बाद के रखरखाव और सहायता की शर्तों और कीमतों पर बातचीत करें।
- सॉफ़्टवेयर सोर्स कोड को किसी स्वीकृत एस्क्रो अकाउंट में रखने के लिए बातचीत की शर्तें;
- अगर सप्लायर कारोबार करना बंद कर देता है, दिवालिया हो जाता है, किसी दूसरी कंपनी द्वारा अधिग्रहण कर लिया जाता है या किसी भी कारण से कॉन्ट्रैक्ट जल्दी समाप्त कर दिया जाता है, तो प्रॉडक्ट की सहायता के लिए सप्लायर के तकनीकी स्टाफ़ को भर्ती करने या ट्रांज़िशन सेवाएं प्रदान करने के अधिकार पर बातचीत करें।
- " एवरग्रीन " क्लॉज़ से सावधान रहें। एवरग्रीन क्लॉज़, स्वचालित रिन्यूअल क्लॉज़ होते हैं, जो कॉन्ट्रैक्ट को बढ़ाते हैं। कुछ आपूर्तिकर्ता ऐसे खंड शामिल करना चाहेंगे जो सेवा अनुबंध की अवधि को स्वतः ही बढ़ा देंगे, यदि आपूर्तिकर्ता को एक निश्चित तिथि तक अनुबंध समाप्ति की सूचना DOE मिलती है। हालांकि कुछ आपूर्तिकर्ता सेवा में खामियों को रोकने के लिए ग्राहकों की सुविधा के तौर पर इस नीति का बचाव करते हैं, इसका मतलब यह भी हो सकता है कि किसी एजेंसी को ऐसी सेवा के लिए भुगतान करने के लिए बाध्य किया जा सकता है जिसकी अब ज़रूरत नहीं है। कॉन्ट्रैक्ट में बदलावों पर वैधानिक मार्गदर्शन के लिए वर्जीनिया कोड का § 2.2-4309 देखें।
डील का दायरा तय करना अक्सर एजेंसी या सप्लायर की अपेक्षा से ज़्यादा मुश्किल होता है। हार्डवेयर के मामले में, इसमें सिर्फ़ प्रॉडक्ट के स्पेसिफिकेशन ही नहीं, बल्कि प्रशिक्षण की लागत, सेवा की शर्तें और/या वारंटी और उपकरण को मौजूदा वातावरण में इंटीग्रेट करने के लिए ज़रूरी किसी भी पेशेवर सेवा की लागत शामिल है। सॉफ़्टवेयर के लिए, अनुबंध में लाइसेंस की लागत और सहायता, प्रशिक्षण, पैच/अपग्रेड और कार्यान्वयन, इंटीग्रेशन या कस्टमाइज़ेशन से जुड़ी पेशेवर सेवाओं की लागतों को परिभाषित किया जाना चाहिए।
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