26.5 बातचीत के लिए मूलभूत मार्गदर्शन
बातचीत के सबसे अच्छे तरीकों की सूची नीचे दी गई है:
- पता है कि कॉन्ट्रैक्ट में मौजूद किसी भी चीज़ के बारे में चर्चा की जा सकती है। सिर्फ इसलिए कि कोई चीज छप चुकी है, DOE नहीं है कि उस पर बातचीत नहीं की जा सकती। अच्छी तरह से तैयार रहें और बातचीत के हर आइटम पर एजेंसी की स्थिति जानें।
- एजेंसी का प्रोक्योरमेंट लीड; यानी, एक ही संपर्क बिंदु पर, बातचीत के सत्रों को होस्ट करना चाहिए और उनकी अगुआई करनी चाहिए।
- लिखित एजेंडा का इस्तेमाल करके, बातचीत किए जाने वाले हर बिंदु को पहचानें।
- हर पॉइंट के लिए चर्चा के पैरामीटर सेट करें।
- पहले महत्वपूर्ण समस्याओं को पहचानें और बातचीत के लिए उचित समय पर विचार करें।
- दूसरे बिंदु पर जाने से पहले एक बिंदु को निपटाने की कोशिश करें।
- कार्यक्रम या ख़रीद से जुड़ी बजट सीमाओं, नीति और प्रतिबंधों के बारे में चर्चा करें।
- विकल्पों के बारे में चर्चा करने के लिए तैयार रहें।
- सम आधार पर बातचीत करें। अगर सप्लायर के पास कानूनी या तकनीकी सहायता है, तो एजेंसी के योग्य समकक्षों को लाओ या इसका उलट।
- बहस, रुकावटों और तुरंत डील से बचें।
- नैतिक, निष्पक्ष और दृढ़ रहें।
- विन-विन परिणामों को अटेम्प्ट करें, ताकि दोनों पक्षों को बातचीत के समापन पर एक संतोषजनक कॉन्ट्रैक्ट मिले और संतुलित जोखिम और ज़िम्मेदारियाँ शेयर करें।
- कभी भी दूसरी पार्टी की क्षमता या ज्ञान को कम मत समझना क्योंकि उन्होंने शायद अपना होमवर्क भी कर लिया है।
- फ़ील्ड को एक सप्लायर तक सीमित करने से बचें।
- कभी भी दूसरे पक्ष की समस्याओं या समस्याओं को नज़रअंदाज़ न करें।
- प्राइस को दूसरी रुचियों या समस्याओं पर हावी न होने दें। सस्ती कीमत किसी एजेंसी को उस प्रणाली या उत्पाद के लिए क्षतिपूर्ति नहीं देगी जो उसकी सभी आवश्यकताओं को पूरा DOE करती है।
- बिना सोचे-समझे समय खर्च किए कॉमन ग्राउंड की तलाश करें।
- हमेशा फ़ॉल बैक पोजीशन रखें।
- कभी भी अन्य प्रस्तावों की सामग्री सप्लायर को न बताएं।
- अनुरोध के दायरे से बाहर के क्षेत्रों में बातचीत न करें; यानी, स्कोप क्रीप।
- रियायत देकर और रियायत पाकर ट्रेड करना बेहतर होता है।
- कोशिश करें कि पहले वाले “नहीं” को स्वीकार न करें। चिंता व्यक्त करें, जवाबी ऑफ़र दें और/या चर्चा के लिए विकल्पों को आमंत्रित करें।
- जब कीमत और एजेंसी के बजट प्रतिबंधों की बात आती है, तो लगातार बने रहें।
- धैर्यवान, यथोचित, निष्पक्ष और सम्मान से काम लें।
- कभी भी अपने व्यवसाय से जुड़ी ज़रूरतों या अनुपालन से जुड़ी ज़रूरतों से समझौता न करें।
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