अध्याय 32 - विरोध प्रक्रियाएँ

32.6। 1 परचेजिंग एजेंसी की ज़िम्मेदारियाँ

ख़रीदने वाली एजेंसी को यह करना चाहिए:

• प्रोटेस्ट की प्राप्ति को स्वीकार करें।
• विरोध से संबंधित सभी पत्राचार सभी पक्षों को वितरित करें।
• सॉलिसिटेशन प्रोसेस के तथ्यों की तुरंत समीक्षा करें:
• सॉलिसिटेशन और अवार्ड प्रोसेस में शामिल सभी प्रतिभागियों का इंटरव्यू लें।
• प्रोक्योरमेंट फ़ाइल में सभी दस्तावेज़ों की अच्छी तरह समीक्षा करें।
• विरोध प्रदर्शन में उठाई गई चिंताओं का विश्लेषण करें और तय करें कि सही समस्याएँ उठाई गई हैं या नहीं।
• यह तय करें कि कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड सॉलिसिटेशन के नियमों और शर्तों के साथ-साथ वर्जीनिया कोड के अनुपालन में दिया गया था या नहीं।
• यह निर्धारित करें कि क्या सॉलिसिटेशन प्रक्रिया को ठीक से, सही तरीके से और पेशेवर तरीके से संभाला गया था, जो निष्पक्षता, निष्पक्षता और प्रतिभागियों तक समान पहुंच को दर्शाता है।
• यह तय करें कि प्रोक्योरमेंट फ़ाइल में पुरस्कार के फ़ैसले और कार्रवाइयां ठीक से दस्तावेज़ की गई थीं या नहीं।
• यह निर्धारित करें कि अगर विरोध करने वाले सप्लायर द्वारा मुकदमा दायर किया जाता है, तो एजेंसी के प्रभावी होने की संभावना है या नहीं। जोखिम और संभावित देनदारियों का मूल्यांकन करें और सबसे संभावित परिणामों का पता लगाएं। 
• विरोध करने वाले सप्लायर को लिखित जवाब दें, जिसमें बताया गया हो कि एजेंसी ने विरोध मिलने के दस दिनों के भीतर यह निर्धारित कर लिया है कि विरोध वैध है या अमान्य। जब तक सप्लायर वर्जीनिया कोड के 2.2-4364 में दी गई कानूनी कार्रवाई नहीं करता, तब तक परचेजिंग एजेंसी का फ़ैसला अंतिम होगा।
• अगर यह पता चलता है कि खरीद एजेंसी ग़लती में है या अनुरोध के नियम और शर्तों का पालन नहीं किया गया, तो स्थिति को ठीक करने के लिए तुरंत कदम उठाएं। 
• एक आधिकारिक प्रोटेस्ट फ़ाइल बनाए रखें जिसमें विरोध से संबंधित सभी दस्तावेज़ों की कॉपी शामिल हों।
• किसी भी विरोध सम्मेलन या मीटिंग को शेड्यूल करने के लिए सभी पक्षों के साथ समन्वय करें, जिसमें ऐसी मीटिंग्स की आधिकारिक सूचना वितरित करना भी शामिल है। 
• अनुसंधान का प्रबंध करें और विरोध के संबंध में प्राप्त किसी भी FOIA अनुरोध का समय पर जवाब दें।
• अनुरोध करने की प्रक्रिया और पुरस्कार के फ़ैसले का सबक सीखें या संक्षिप्त मूल्यांकन करें। सीखे गए सबक दस्तावेजीकरण करके एजेंसी की प्रोटेस्ट फ़ाइल में रखे जाने के बाद, एजेंसी को अपनी मौजूदा प्रक्रियाओं या प्रक्रियाओं में कोई भी बदलाव करने के लिए काम करना चाहिए, जिससे भविष्य में इसी तरह के विरोध प्रदर्शन को रोका जा सकता है।