34.4 कॉन्ट्रैक्ट क्लोज़ आउट करें
34.4। 7 आख़िरी भुगतान
सभी एजेंसियों के लिए, कॉन्ट्रैक्ट पर अंतिम भुगतान क्लोज़आउट प्रोसेस का अंतिम चरण होना चाहिए। यह VITA राज्यव्यापी अनुबंधों के लिए संभव नहीं हो सकता है, जहां एजेंसियां ईवीए के माध्यम से व्यक्तिगत खरीद आदेशों के जरिए खरीद करती हैं और जब खरीद आदेश की अवधि अनुबंध की समाप्ति तिथि से आगे बढ़ जाती है। हालांकि, VITA अनुबंध प्रशासक को आपूर्तिकर्ता से यह पुष्टि कर लेनी चाहिए कि किसी भी एजेंसी द्वारा कोई भुगतान बकाया नहीं है। यदि ऐसा है, तो VITA अनुबंध प्रशासक को आपूर्तिकर्ता की ओर से मामले को बंद करने का प्रयास करना चाहिए।
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को किसी भी कटौती, रिटेनेज, कॉस्ट-शेयर या शुल्क-शेयर दायित्वों के लिए कॉन्ट्रैक्ट (या परचेज़ ऑर्डर) की समीक्षा करनी चाहिए और पुष्टि करनी चाहिए कि सप्लायर के आपसी समझौते से, अंतिम इनवॉइस में कोई भी संबंधित एडजस्टमेंट या ऑफ़सेट शामिल किए जाने को पक्का करने के लिए कोई उत्कृष्ट प्रदर्शन प्रोत्साहन या पेनल्टी नहीं है।
अगर सप्लायर अनुबंध की दृष्टि से ज़रूरी डिलीवरी योग्य या रिपोर्ट सबमिट करने में गलती करता है, या जब तक लागू सभी क्लोज़आउट रिपोर्ट पर उपयुक्त हितधारकों द्वारा हस्ताक्षर नहीं किए जाते हैं, तो सप्लायर को अंतिम भुगतान नहीं किया जाना चाहिए। इसके अलावा, हो सकता है कि कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर सब-कॉन्ट्रैक्टर से पुष्टि करना चाहे कि उन्हें सप्लायर (प्राइम कॉन्ट्रैक्टर) ने किए गए सभी कामों के लिए भुगतान किया है और अंतिम भुगतान जारी होने से पहले ही उन्हें बिल भेज दिया गया है।
अगर कॉन्ट्रैक्ट बंद होने के समय कोई संपर्क विवाद लंबित हो, तो वर्जीनिया कोड के § 2.2-4363 के अनुसार, कोई भी संबंधित अनुबंध संबंधी दावा, चाहे पैसे के लिए हो या अन्य राहत के लिए, सप्लायर द्वारा कॉमनवेल्थ (एजेंसी) को लिखित रूप में सप्लायर को अंतिम भुगतान किए जाने के 60 दिनों के बाद कॉमनवेल्थ (एजेंसी) को लिखित रूप में सबमिट किया जाएगा; हालांकि, इस तरह के दावे को दर्ज करने के सप्लायर के इरादे की लिखित सूचना एजेंसी को यहां दी जानी चाहिए द काम शुरू होने या उस काम की शुरुआत का समय, जिस पर दावा आधारित है। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर इसे बंद करने में मदद करेंगे।
यह महत्वपूर्ण है कि वर्जीनिया कोड, सेक्शन 2.2-4347 से § 2.2-4354 में दी गई वैधानिक भुगतान आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए इस चरण में तेजी लाई जाए।
यह पुष्टि करने के लिए कि अंतिम भुगतान इनवॉइस किया गया है और उसे प्राप्त कर लिया गया है, सप्लायर द्वारा एक पावती पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। अगर नहीं, तो सप्लायर को पावती के साथ अंतिम इनवॉइस संलग्न करना होगा। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर उचित अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से पावती और इनवॉइस, भुगतान के लिए कार्यालय में भुगतान करने वाली उपयुक्त एजेंसी को भेजेगा और तब तक निगरानी करेगा जब तक कि भुगतान करने वाला कार्यालय अंतिम भुगतान स्वीकार नहीं कर लेता और आपूर्तिकर्ता की हस्ताक्षरित रसीद से पुष्टि नहीं हो जाती।
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