8.7 योग्य प्रॉडक्ट/सप्लायर के स्पेसिफिकेशन्स और सूचियां
कभी-कभी प्रॉडक्ट या सप्लायर को प्रीक्वालिफ़ाई करना और सिर्फ़ उन्हीं लोगों के लिए अनुरोध करना ज़रूरी होता है जिन्हें पहले से योग्य बनाया गया हो। ऐसे मामलों में, खास उत्पादों (" क्वालिफाइड प्रॉडक्ट लिस्ट " या " QPL ") या सप्लायर (" क्वालिफाइड सप्लायर लिस्ट " या " QSL ") की एक सूची रखी जाती है, जिनका मूल्यांकन किया गया है और गुणवत्ता के पूर्व निर्धारित न्यूनतम स्वीकार्य स्तरों को पूरा करने के लिए स्वीकार्य होने का निर्धारण किया गया है या परफ़ॉर्मेंस (वर्जीनिया का कोड, § 2.2-4317)। यह योग्यता किसी विशेष IT खरीद से पहले पूरी की जाती है। प्री-क्वालिफिकेशन प्रक्रिया की मदद से, ख़रीदारी के चक्र में स्पेसिफ़िकेशन बनाने और परीक्षण करने का समय कम किया जा सकता है। सप्लायर या प्रॉडक्ट की प्री-क्वालिफिकेशन के लिए योग्यता की ज़रूरतें पूरी कर ली जानी चाहिए और संभावित सप्लायर को संभावित सप्लायर और/या प्रॉडक्ट के मूल्यांकन और योग्यता की अनुमति देने के लिए, प्रत्याशित ख़रीद से पहले ही पत्र और/या सार्वजनिक पोस्टिंग द्वारा सलाह दी जानी चाहिए। ऐसे सप्लायर, जिसके उत्पाद या सेवा के योग्य नहीं होने का पता लगाया गया है, उसे लिखित रूप में सलाह दी जाएगी। सिर्फ़ उन्हीं सप्लायर को अनुरोध भेजे जा सकते हैं, जो यह पक्का कर लें कि वे योग्य हैं।
क्यूपीएल या क्यूएसएल यह अग्रिम निर्धारण प्रदान करता है कि कौन से IT आपूर्तिकर्ता या उत्पाद एजेंसी की आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं। QPL ऐसे कई ब्रांड्स की पहचान करता है, जो खास मापदंड पूरे करते हैं। बोली लगाना उन सप्लायर तक सीमित हो सकता है जिनके उत्पाद सूची में हैं। इसके बाद QPL पर IT उत्पादों को पुरस्कार दिए जा सकते हैं। एक सप्लायर जो QPL उत्पाद की आवश्यकता होने पर गैर-QPL उत्पाद के लिए बोली/प्रस्ताव सबमिट करता है, उसे गैर-प्रतिक्रियाशील माना जाता है।
QPL बनाने के कई फ़ायदे हैं। QPL सेट हो जाने के बाद, अनुरोध का इस्तेमाल सैंपल या प्रॉडक्ट सबमिट करने के लिए किया जा सकता है, ताकि उन्हें सूची में शुरुआती तौर पर शामिल किया जा सके। विनिर्देशों में उन मानदंडों का उल्लेख होना चाहिए जिनका उपयोग प्रस्तावित IT उत्पादों के मूल्यांकन के लिए किया जाएगा तथा सूची के लिए अर्हता प्राप्त करने हेतु आपूर्तिकर्ता के उत्पादों के लिए आवश्यक सभी आवश्यकताओं का वर्णन होना चाहिए। सप्लायर और जाने-माने इच्छुक बोलीदाताओं द्वारा समीक्षा के लिए विनिर्देशों का ड्राफ़्ट जारी किया जा सकता है। स्पेसिफिकेशन्स और ज़रूरतों को तैयार करते समय इच्छुक सप्लायर के साथ बातचीत करना बहुत मददगार हो सकता है। संभावित सप्लायर किसी खास ज़रूरत या खास जानकारी की व्यवहार्यता पर उपयोगी फ़ीडबैक दे सकते हैं, जिसमें परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी ज़रूरतें, काम के बारे में जानकारी और डेटा से जुड़ी ज़रूरतें शामिल हैं।
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