8.9 आईटी से जुड़ी ज़रूरी शर्तें बनाना
IT खरीद आवश्यकताओं को विशिष्ट समयावधि के लिए या निर्दिष्ट समय पर निर्दिष्ट मात्रा में कार्मिक, उपकरण, हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, अनुप्रयोग/डिजाइन समाधान, होस्टिंग/क्लाउड सेवाएं या समाधान, दूरसंचार, सुविधाएं, अन्य संसाधन या सेवाओं की आवश्यकता या मांग के रूप में परिभाषित किया जाता है। आवश्यकताएँ एजेंसी के व्यवसाय के मालिक द्वारा परिभाषित की जाती हैं, और व्यवसाय के मालिक और एजेंसी के तकनीकी विषय विशेषज्ञों (एसएमई) द्वारा विनिर्देशन में अनुवाद की जाती हैं। आवश्यकताओं की परिभाषा IT परियोजना का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। ज़रूरतों की गलत, गलत या ज़्यादा परिभाषा के कारण शेड्यूल में देरी हो सकती है, संसाधन बर्बाद हो सकते हैं या ग्राहक असंतुष्ट हो सकते हैं। अनुरोध के लिए अच्छी ज़रूरतें तैयार करने के लिए, इन चीज़ों को याद रखें:
- हमेशा खरीदी जाने वाली IT व्यावसायिक आवश्यकता की पूरी तरह जांच कर लें।
- प्रोजेक्ट के उद्देश्यों और कार्यक्षेत्र के बारे में स्पष्ट जानकारी लिखें।
- ज़रूरतों और ज़रूरतों के बीच का अंतर पता है।
- अगर बिज़नेस के मालिक और तकनीकी एसएमई से अलग हैं, तो बिज़नेस के मालिक और ग्राहक के साथ इंटरैक्टिव तरीके से ज़रूरत की परिभाषा देखें।
- ज़रूरतों का पूरा और व्यापक विश्लेषण करें।
- परिणामों को स्पष्ट रूप से पर्याप्त विवरण में दस्तावेजीकरण करें।
- ज़रूरत के दस्तावेज़ को वर्शन कंट्रोल में रखें।
एक अच्छी आवश्यकता कुछ ऐसा बताती है जो ज़रूरी, सत्यापन योग्य और प्राप्य है। पुष्टि करने लायक होने के लिए, किसी ज़रूरत को स्वीकार करने के लिए मापदंड होने चाहिए। प्राप्य होने के लिए, यह आवश्यकता तकनीकी रूप से व्यवहार्य होनी चाहिए और बजट, शेड्यूल और अन्य बाधाओं के भीतर होनी चाहिए। लिखने से जुड़ी ज़रूरतों में सबसे आम समस्याओं में ये शामिल हैं:
- गलत धारणा बना रहे हैं।
- ज़रूरतों के बजाय कार्यान्वयन लिखना (कुछ कैसे करना है) (ग्राहक को अंतिम उत्पाद या सेवा के तौर पर क्या चाहिए)।
- इंडस्ट्री टेक्नोलॉजी के गलत शब्दों का इस्तेमाल करना।
- गुम, अस्पष्ट या परस्पर विरोधी आवश्यकताएँ।
- मौजूदा सिस्टम के लिए भविष्य की ज़रूरतों और/या इंटरफ़ेस से जुड़ी ज़रूरतों को नज़रअंदाज़ करना।
- ज़रूरत से ज़्यादा बताना।
निवेदन का आवश्यकता दस्तावेज घटक IT खरीद के लिए क्या आवश्यक है, इसका आधिकारिक विवरण है। जहाँ तक संभव हो, यह पता चल जाना चाहिए कि प्रॉडक्ट, समाधान या सप्लायर को क्या करना चाहिए, बजाय कि यह कैसे किया जाना चाहिए। ज़रूरतों के दस्तावेज़ में ज़रूरतों की परिभाषा और खास जानकारी, दोनों शामिल होने चाहिए और इसमें फ़ंक्शनल और तकनीकी डेटा शामिल होना चाहिए। ख़रीद से जुड़ी ज़रूरतें सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट के दायरे और काम के विवरण की बुनियाद बन जाती हैं (अध्याय 12 देखें)।
तकनीकी ख़रीदारी से जुड़ी चार बुनियादी तरह की ज़रूरतें हैं—अनिवार्य, कार्यात्मक, तकनीकी और काम या परफ़ॉर्मेंस। ये एजेंसी-खास या, जैसा कि लागू हो, कॉमनवेल्थ सुरक्षा, एंटरप्राइज़ आर्किटेक्चर, इंफ़्रास्ट्रक्चर और/या रणनीतिक ज़रूरतों पर आधारित हो सकती हैं। नीचे दिए गए सबसेक्शन में इन चार तरह के बारे में चर्चा की सुविधा दी गई है।
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