8.9 आईटी से जुड़ी ज़रूरी शर्तें बनाना
8.9। 2 कार्यात्मक आवश्यकताएँ
कार्यात्मक आवश्यकताएं IT उत्पाद, सेवा या समाधान के लिए व्यावसायिक कार्यक्षमता का दस्तावेजीकरण करती हैं जो एजेंसी की आवश्यकताओं को पूरा करेगी। प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट के एसएमई और बिज़नेस के मालिक ज़रूरी फ़ंक्शन के बारे में ज़रूरी दस्तावेज़ उपलब्ध कराएँगे। कार्यात्मक ज़रूरतों के दस्तावेज़ तब पूरे होते हैं, जब बिज़नेस की निर्धारित कार्यात्मक ज़रूरतों के बारे में पूरी तरह से वर्णन किया जाता है और टीम के सभी सदस्य दस्तावेज़ों के लिए सहमत हो जाते हैं।
फ़ंक्शनल ज़रूरतों को सत्यापित करने के लिए प्री-सॉलिसिटेशन प्लानिंग का समय सबसे अच्छा समय है। अधूरी कार्यात्मक ज़रूरतों के कारण तकनीकी ज़रूरतों के सटीक दस्तावेज़ तैयार करना, गलत तरीके से जुड़े सप्लायर प्रस्तावों को आमंत्रित करना और प्रोजेक्ट का समय बढ़ाना और अक्सर कार्यान्वयन विफल होना असंभव हो जाता है। यह पक्का करना कि सॉलिसिटेशन में व्यापक, पूर्ण और सटीक फ़ंक्शनल ज़रूरतें शामिल हों, इससे ख़रीदारी की संभावना बढ़ जाएगी। IT परियोजना के लिए कार्यात्मक आवश्यकताओं में निम्नलिखित शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं:
- काम का प्रवाह या बिज़नेस की प्रक्रियाएँ,
- स्कोप (क्या शामिल है और क्या शामिल नहीं है),
- इनपुट, आउटपुट (फ़ाइलें, सिस्टम, प्रोग्राम, रिपोर्ट),
- Databases
- इंटरफ़ेस से जुड़ी ज़रूरी शर्तें
- रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ (प्रति घंटा, दैनिक, साप्ताहिक, मासिक हार्ड या सॉफ्ट कॉपी),
- काम के नियम,
- परफ़ॉर्मेंस के मानक और ग़ैर-परफ़ॉर्मेंस के उपाय,
- दस्तावेज़ीकरण डिलिवरेबल्स (तरीके, हार्ड या सॉफ्ट कॉपी)।
कीवर्ड या सामान्य शब्द के आधार पर मैनुअल में खोजें।