उच्च जोखिम वाली बोलियाँ और अनुबंध

Virginia संहिता की धारा 2.2-4303.01 के तहत, उच्च जोखिम वाला अनुबंध कोई भी ऐसा अनुबंध है जो निम्नलिखित शर्तों में से किसी एक को पूरा करता है:

1. इसकी प्रारंभिक अवधि $10 मिलियन से अधिक है

2. इसकी प्रारंभिक अवधि पाँच मिलियन से अधिक है और यह निम्नलिखित मानदंडों में से एक को पूरा करता है:

   1. सार्वजनिक निकाय ने पिछले पाँच वर्षों में वस्तुओं या सेवाओं की खरीद नहीं की है

   2. सार्वजनिक निकाय किसी अन्य सार्वजनिक निकाय के साथ संयुक्त रूप से वस्तुओं या सेवाओं की खरीद करने का इरादा रखता है

   3. अनुमानित अनुबंध अवधि पांच वर्ष से अधिक है, जिसमें नवीनीकरण शामिल नहीं है

वर्जीनिया कोड की धारा § 2.2-4303.01 के अंतर्गत, अटार्नी जनरल कार्यालय (OAG) और Virginia Information Technologies Agency (VITA) को उन सभी निविदाओं और अनुबंधों की समीक्षा करनी होगी जो “उच्च जोखिम” की परिभाषा को पूरा करते हैं और जिनमें सभी राज्य सार्वजनिक निकायों के लिए सूचना प्रौद्योगिकी वस्तुएँ और सेवाएँ शामिल हैं।  

उच्च-जोखिम समीक्षा प्रक्रिया एजेंसियों को निम्नलिखित लाभ प्रदान करती है:

• आईटी निविदाओं और अनुबंधों की समीक्षा अटार्नी जनरल कार्यालय (OAG) और वर्जीनिया सूचना प्रौद्योगिकी एजेंसी (VITA) द्वारा की जाती है ताकि जारी करने और पुरस्कार देने से पहले सभी लागू Virginia कानूनों, नीतियों, मानकों और मार्गदर्शन के अनुपालन की पुष्टि की जा सके।

• VITA यह सुनिश्चित करता है कि अनुबंधों में स्पष्ट, मापने योग्य प्रदर्शन मेट्रिक्स और प्रवर्तन प्रावधान शामिल हों, जैसे कि दंड या प्रोत्साहन, जो प्रभावी आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन प्रबंधन का समर्थन करते हैं।

• एजेंसियों को टेम्प्लेट, अनुबंध संबंधी धाराओं और उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं पर अनुकूलित मार्गदर्शन प्राप्त होता है। यह खरीद दस्तावेज़ों को मजबूत करने में मदद करता है और जोखिम को कम करते हुए Commonwealth के लिए अधिकतम मूल्य प्राप्त करने में एजेंसियों का समर्थन करता है। समीक्षाएँ यह सत्यापित करती हैं कि निविदाओं और अनुबंधों में सुचारू कार्यान्वयन और प्रभावी आपूर्तिकर्ता-एजेंसी संबंधों का समर्थन करने के लिए मजबूत जोखिम-प्रबंधन और शमन उपाय शामिल हैं।

• वर्जीनिया सूचना प्रौद्योगिकी एजेंसी (VITA) की समीक्षा परिचालन, प्रदर्शन, सुरक्षा, कानूनी, अनुपालन और वित्तीय जोखिमों की पहचान करती है। एजेंसियों को किसी भी पहचाने गए मुद्दों को रेखांकित करने वाला एक ज्ञापन प्राप्त होता है ताकि वे निविदा जारी करने या अनुबंध प्रदान करने से पहले उन्हें संबोधित कर सकें या यह तय कर सकें कि जोखिम स्वीकार्य हैं या नहीं।

उच्च जोखिम वाले निविदा या अनुबंध को समीक्षा के लिए प्रस्तुत करने हेतु, निम्नलिखित जानकारी भरें:

• सुनिश्चित करें कि उच्च जोखिम वाली IT निविदा या अनुबंध आपकी एजेंसी की रणनीतिक योजना में शामिल है और संचालन प्रक्रिया शुरू करने के लिए प्लानव्यू (Planview) में प्रौद्योगिकी के लिए व्यावसायिक आवश्यकता (BRT) अनुरोध जमा करें:
  • यह अनुरोध आपकी एजेंसी के IT संसाधन (AITR) या Planview नामित व्यक्ति द्वारा सबमिट किया जाना चाहिए।
  • यदि इस खरीद में नई तकनीक शामिल है, तो नई तकनीक के लिए व्यावसायिक आवश्यकता (BRnT) सबमिट करें।
• निवेश व्यापार योजना (आईबीसी) की मंजूरी की पुष्टि करें।
• खरीद संचालन अनुरोध (PGR) सबमिट करें:
  • पीजीआर को आपकी एजेंसी के IT संसाधन (एआईटीआर) या प्लानव्यू नामित व्यक्ति द्वारा जमा किया जाना चाहिए।
  • PGR को VITA निदेशालय और CIO द्वारा प्लानव्यू (Planview) में अनुमोदित किया जाएगा।
• उच्च जोखिम वाली IT निविदा या अनुबंध को VITA को प्रस्तुत करें:
  • AITR या प्लानव्यू (Planview) नामित व्यक्ति प्लानव्यू में पूर्ण दस्तावेज़ पैकेज अपलोड करेगा।
  • VITA का प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रभाग (PMD) Planview में उच्च जोखिम वाली शासन-व्यवस्था समीक्षा प्रक्रिया शुरू करेगा।
  • VITA विभाग, जिसमें आपूर्ति श्रृंखला जोखिम प्रबंधन (SCRM) शामिल है, दस्तावेज़ पैकेज को डाउनलोड और समीक्षा करेंगे।
• एक बार Planview उच्च-जोखिम जीवनचक्र समीक्षा प्राप्त हो जाने पर, VITA आपूर्ति श्रृंखला जोखिम प्रबंधन (SCRM) दस्तावेज़ पैकेज की समीक्षा करेगा और टिप्पणियों तथा रेडलाइन के माध्यम से प्रतिक्रिया प्रदान करेगा:
  • अपनी उच्च जोखिम वाली IT निविदा या अनुबंध समीक्षा अनुरोध को उसी समय अटॉर्नी जनरल के कार्यालय (OAG) को जमा करें।
  • अटॉर्नी जनरल के कार्यालय का उच्च-जोखिम समीक्षा अनुरोध फ़ॉर्म पूरा करें।
• आपकी एजेंसी को उन सभी टिप्पणियों का समाधान करना होगा जो धारा 2.2-4303.01 के साथ गंभीर जोखिम या गैर-अनुपालन का संकेत देती हैं, और VITA द्वारा समीक्षा के लिए आवश्यक संशोधनों के साथ उच्च जोखिम वाली निविदा या अनुबंध को पुनः प्रस्तुत करना होगा:
  • पुनः सबमिट किए गए दस्तावेज़ों में संबोधित नहीं किए गए मुद्दों या जोखिमों को एक जोखिम ज्ञापन में प्रलेखित किया जाएगा और समीक्षा और हस्ताक्षर के लिए एजेंसी के नेतृत्व को प्रदान किया जाएगा।
• निविदा जारी करने या अनुबंध प्रदान करने के लिए SCRM द्वारा CIO अनुमोदन की सिफारिश करने से पहले, SCRM को हस्ताक्षरित OAG उच्च-जोखिम समीक्षा फॉर्म प्राप्त होना चाहिए।
• एक बार जब CIO ने Planview में अनुरोध को अनुमोदित कर दिया, तो AITR को सूचना प्राप्त होगी:
  • अपने AITR से प्लानव्यू (Planview) में CIO अनुमोदन का स्क्रीनशॉट लेने के लिए कहें।
  • CIO अनुमोदन स्क्रीनशॉट डाउनलोड करें और खरीद फ़ाइल के लिए स्क्रीनशॉट को स्टोर करें।
• आप प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) जारी करने या अनुबंध प्रदान करने की प्रक्रिया तभी आगे बढ़ा सकते हैं जब आपको औपचारिक रूप से CIO की स्वीकृति प्राप्त हो जाए।

हाँ। अपनी एजेंसी के IT संसाधन (AITR) से संपर्क करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपकी उच्च जोखिम वाली निविदा या अनुबंध को समीक्षा के लिए VITA को प्रस्तुत करने से पहले PGR जमा किया गया था और Commonwealth of Virginia के CIO द्वारा अनुमोदित किया गया था।

• आवश्यक निगरानी चरणों और आपके निविदा में शामिल किए जाने वाले दस्तावेज़ों के बारे में मार्गदर्शन के लिए COV Ramp पृष्ठ पर जाएं।

• यदि उच्च जोखिम वाली IT निविदा के किसी भी घटक में क्लाउड सेवाएं शामिल हैं, तो VITA सेवा पोर्टल से COV Ramp मूल्यांकन फॉर्म प्राप्त करें।

• क्लाउड सेवा मूल्यांकन खोजें, फिर 1-1003 - परिशिष्ट A के लिए अटैचमेंट पर स्क्रॉल करें और फ़ॉर्म डाउनलोड करें। COV Ramp मूल्यांकन को आपकी मांग (solicitation) के साथ संलग्न किया जाना चाहिए और प्रस्ताव हेतु अनुरोध (RFP) में दिए गए निर्देशों के अनुसार बोलीदाताओं द्वारा पूरा किया जाना चाहिए।

• आवश्यक क्लाउड नियमों और शर्तों के लिए SCMinfo@vita.virginia.gov से संपर्क करें।

उच्च जोखिम वाले अनुरोधों और कॉन्ट्रैक्ट के लिए एजेंसियों को सहायता उपलब्ध है। VITA प्रोक्योरमेंट (सप्लाई चैन मैनेजमेंट) में IT सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट, IT कॉन्ट्रैक्ट की शर्तों, जुड़े जोखिमों, काम के स्टेटमेंट, परफ़ॉर्मेंस के उपाय और सेवा स्तर के अनुबंध, प्रोजेक्ट माइलस्टोन और डिलिवरेबल्स टेबल, बातचीत और कॉन्ट्रैक्ट मैनेजमेंट के विकास पर प्रशिक्षण दिया जाता है। अगर इन विषयों में दिलचस्पी है, तो कृपया VITA प्रोक्योरमेंट को यहां ईमेल करें scminfo@vita.virginia.gov।

VITA खरीद अनुशंसा करती है कि आप सुनिश्चित करें कि आपकी IT निविदा और अनुबंध में मजबूत प्रदर्शन माप शामिल हैं। प्रदर्शन माप अपेक्षित सेवा स्तरों के मात्रात्मक मेट्रिक्स हैं, और एक सफल अनुबंध की रीढ़ हैं। प्रदर्शन माप को सहमत सेवा प्रावधानों के विरुद्ध आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन पर सटीक और विश्वसनीय डेटा प्रदान करने के लिए तैयार किया जाना चाहिए। चुने गए मेट्रिक्स यह सही ढंग से पहचानने में सक्षम होने चाहिए कि आपूर्तिकर्ता आपके अनुबंध में उल्लिखित सेवा के अपेक्षित स्तरों को कितनी अच्छी तरह और किस हद तक नियमित रूप से पूरा करता है। अतिरिक्त मार्गदर्शन और उदाहरणों के लिए हमारे IT खरीद मैनुअल के अध्याय 30.3.1 प्रदर्शन माप पर जाएँ।

प्रत्येक प्रदर्शन उपाय को एक संबंधित प्रवर्तन प्रावधान से जोड़ा जाना चाहिए। मजबूत प्रवर्तन प्रावधान आपूर्तिकर्ता को अनुबंध में निर्धारित प्रदर्शन उपायों को लगातार पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करेंगे। अतिरिक्त मार्गदर्शन और उदाहरणों के लिए VITA के IT खरीद मैनुअल के अध्याय 30.3.2 प्रवर्तन प्रावधान और समाधान और प्रदर्शन मेट्रिक्स टूल पर जाएँ। साथ ही, प्रदर्शन उपायों पर प्रशिक्षण वीडियो देखें।

संविदात्मक समाधान, आपूर्तिकर्ता को आवश्यक प्रदर्शन मापदंडों को पूरा करने में विफल रहने के लिए ठोस तरीके से जवाबदेह ठहराने का एक साधन हैं। वे आपूर्तिकर्ता को संविदात्मक रूप से आवश्यक प्रदर्शन मापदंडों को लगातार पूरा करने या उनसे आगे निकलने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। समाधान मौद्रिक दंड के रूप में हो सकते हैं, या संविदात्मक विकल्पों का उपयोग करना जैसे कि समाप्ति या किसी अन्य आपूर्तिकर्ता से उपेक्षित सेवाओं की मांग करना। अतिरिक्त मार्गदर्शन और उदाहरणों के लिए हमारे IT खरीद  मैनुअल के अध्याय 30..23 प्रवर्तन प्रावधान और समाधान और प्रदर्शन मेट्रिक्स टूल पर जाएँ।

VITA ने सिफारिश की है कि एजेंसियां अपने निवेदनों और अनुबंधों में परियोजना की उपलब्धियों और डिलीवरेबल्स तालिका को शामिल करें। कृपया प्रोजेक्ट माइलस्टोन्स और डिलिवरेबल्स टेम्पलेट डाउनलोड करें और वर्ड डॉक्यूमेंट में मिले निर्देशों का पालन करें।