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प्रोक्योरमेंट की भूमिका
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ज़िम्मेदारियाँ
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एजेंसी प्रोक्योरमेंट लीड/सोर्सिंग स्पेशलिस्ट
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- काम के दायरे और प्रोजेक्ट के तकनीकी और बिज़नेस के उद्देश्यों के बारे में जानकार रहें।
- यह निर्धारित करें कि क्या VITA पास राज्यव्यापी IT अनुबंध है जो IT व्यवसाय की आवश्यकता को पूरा करता है, जिससे नई खरीद प्रक्रिया समाप्त हो जाएगी।
- प्रोक्योरमेंट प्लान का तरीका और फ़्रेमवर्क तैयार करें।
- टीम के हर सदस्य के लिए प्रोक्योरमेंट प्रोसेस की अवधि के लिए भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ तय करें और उन्हें असाइन करें।
- टीम के लिए सिंगल पॉइंट ऑफ़ कॉन्टैक्ट (SPOC) के तौर पर काम करें; मूल्यांकन टीम, अगर कोई अलग समूह हो; संचालन समिति, अगर लागू हो; आपूर्तिकर्ता और प्रोक्योरमेंट प्रक्रिया की निगरानी करें।
- सभी संभावित प्रोजेक्ट जोखिमों का आकलन करने के लिए समन्वय करें और उनमें हिस्सा लें और उपयुक्त हितधारकों के साथ शमन के तरीकों और RFP/अनुबंध भाषा को शामिल करें; यानी, बिज़नेस का मालिक, प्रोजेक्ट मैनेजर, सूचना सुरक्षा अधिकारी, बजट विश्लेषक।
- अच्छी तरह से परिभाषित मूल्यांकन मापदंड सेट करने में टीम के साथ हिस्सा लें।
- स्पष्ट, संक्षिप्त स्कोरिंग प्लान तैयार करने के लिए टीम के साथ भाग लें।
- प्रोजेक्ट की सफलता के लिए सबसे अच्छे कॉन्ट्रैक्ट टाइप का चयन करें।
- अगर कोई अलग समूह है, तो टीम के सदस्यों, विषय विशेषज्ञों और मूल्यांकन टीम से सभी गोपनीयता/गैर-प्रकटीकरण अनुबंध प्राप्त करें और उन्हें बनाए रखें।
- RFP/अनुरोध और मूल्यांकन दस्तावेज़ तैयार करें। VITA सोर्सिंग विशेषज्ञों को VITA टेम्पलेट्स का उपयोग करना होगा।
- अगर आयोजित किया जाए, तो बोलीदार/प्रस्ताव पूर्व सम्मेलन की अध्यक्षता करें।
- सॉलिसिटेशन दस्तावेज़ पोस्ट करें और सप्लायर के सवालों के जवाब दें।
- अगर ज़रूरत हो, तो सप्लायर के प्रस्तावों के बारे में स्पष्टीकरण पाएँ।
- टीम के साथ, सप्लायर प्रॉडक्ट के प्रदर्शन और ओरल प्रेजेंटेशन में हिस्सा लें, अगर ऐसा हो।
- प्रपोज़र से कीमत की जानकारी देना और उस पर नियंत्रण रखना।
- प्रस्ताव के मूल्यांकन और कॉन्ट्रैक्ट वार्ताओं में भाग लें और उनकी अगुआई करें।
- मूल्यांकन टीम के चेयरपर्सन के तौर पर काम करें।
- मूल्यांकन के सुझावों की समीक्षा करें और उन्हें मंज़ूरी दें।
- कॉन्ट्रैक्ट को प्रोजेक्ट की खास ज़रूरतों के मुताबिक तैयार करने में मदद करें।
- प्रोजेक्ट की ईमानदारी और काम पूरा करने की क्षमता को सुरक्षित रखें और उसका प्रबंधन करें।
- संभावित सप्लायर के साथ संबंधों को सुरक्षित रखें और उन्हें मैनेज करें।
- निष्पक्ष और खुली प्रतिस्पर्धा के ज़रिए ख़रीद प्रक्रिया की संपूर्ण अखंडता सुनिश्चित करें।
- रिलीज/निष्पादन से पहले आवश्यक खरीद दस्तावेज़ों की कानूनी और/या CIO समीक्षा और अनुमोदन का समन्वय करना।
- पुरस्कार और कॉन्ट्रैक्ट के बाद।
- पक्का करें कि प्रोक्योरमेंट फ़ाइल पूरी हो।
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बिज़नेस का मालिक
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- ज़रूरतों को परिभाषित करें।
- बजट, अनुरोध की गई टाइमलाइन और दूसरी संभावित बाधाओं को परिभाषित करें।
- सुनिश्चित करें कि खरीद एजेंसी और राष्ट्रमंडल की IT रणनीतिक योजना(ओं) के अनुरूप हो।
- प्रदर्शन से संतुष्टि और अंतिम स्वीकृति की शर्तों को परिभाषित करें।
- बिज़नेस से जुड़ी ज़रूरतों को पहचानें, जैसे:
- प्रदर्शन
- बॉन्डिंग/एक्सेप्टेंस टेस्टिंग
- सेवा स्तर
- माइलस्टोन/भुगतान की शर्तें
- आवश्यक आपूर्तिकर्ता तकनीकी और व्यावसायिक मानक और प्रमाणन (एजेंसी, VITA, राष्ट्रमंडल, संघीय, आदि)
- यह पक्का करने के लिए कि अंतिम कॉन्ट्रैक्ट बिज़नेस की ज़रूरतों और एजेंसी की ज़रूरतों के लिए सहायता प्रदान करता है, बातचीत
- सप्लायर की प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन करने के लिए मूल्यांकन टीम की सेवा लें।
- VITA पीएमडी भागीदारी और PGR अनुमोदन प्रक्रिया का समन्वय करना।
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एजेंसी के सूचना सुरक्षा अधिकारी या AITR
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- यदि खरीद क्लाउड-आधारित समाधान है या हो सकता है, तो सुनिश्चित करें कि निवेदन में ECOS सहित सभी उपयुक्त एजेंसी और VITA सुरक्षा नीति आवश्यकताएं शामिल हों।
- एसपीओसी और VITA सुरक्षा और ECOS हितधारकों के साथ सहयोग करना।
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विषय वस्तु विशेषज्ञ (एसएमई)
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- आपके पास प्रोजेक्ट के लिए विशेषज्ञ तकनीकी, उद्योग-, कमोडिटी- या सेवा-विशिष्ट योग्यता और/या ज्ञान है।
- वे टीम का सदस्य हो सकते हैं या टीम के लिए कोई संसाधन हो सकते हैं।
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एक्सटर्नल कंसल्टेंट
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- बाहरी सलाहकार तकनीकी, उद्योग-, कमोडिटी- या सेवा-विशिष्ट योग्यता और/या ऐसा ज्ञान जो किसी आंतरिक संसाधन से उपलब्ध नहीं है।
- सोर्सिंग टीम के सदस्यों को सलाह या सहायता दें।
- सोर्सिंग टीम के लिए नॉन-वोटिंग संसाधन के तौर पर काम करना।
- किसी भी पुरस्कार से फ़ायदा उठाने या सॉलिसिटेशन की तैयारी में भाग लेने से मना किया गया है।
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मूल्यांकन टीम के सदस्य
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- पुरस्कार की सिफ़ारिश करने के लिए नामित या ज़िम्मेदार व्यक्ति।
- प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम/मूल्यांकन टीम में आमतौर पर एजेंसी का प्रतिनिधि (बिज़नेस का मालिक), एसएमई शामिल होते हैं और उनकी अगुआई एजेंसी प्रोक्योरमेंट लीड/सोर्सिंग स्पेशलिस्ट करते हैं।
- प्रत्येक सदस्य अपनी विशेषज्ञता के क्षेत्र के अनुसार बिज़नेस, कानूनी, तकनीकी और वित्तीय जानकारी देने के लिए भाग लेता है। सदस्य सिर्फ़ अपनी विशेषज्ञता के क्षेत्र का मूल्यांकन करते हैं, जैसा कि निर्धारित किया गया है।
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सिंगल पॉइंट ऑफ़ कॉन्टैक्ट (SPOC)
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- एजेंसी प्रोक्योरमेंट लीड/सोर्सिंग स्पेशलिस्ट इस भूमिका को निभाते हैं। (ऊपर भूमिका की ज़िम्मेदारियाँ देखें।)
- क्या सॉलिसिटेशन प्रोसेस के दौरान सप्लायर और अन्य सभी के साथ बातचीत के लिए निर्धारित संसाधन है?
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