11.3 आईटी प्रोक्योरमेंट प्लानिंग के फ़ायदे
IT खरीद के सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, IT खरीद नियोजन सार्वजनिक खरीद के लिए अनेक लाभ उत्पन्न करने वाला सिद्ध हुआ है। IT खरीद योजना एजेंसियों को खरीद प्रक्रिया के दौरान रणनीतिक IT सोर्सिंग अवधारणाओं को लागू करने में सक्षम बनाती है। योजना बनाने से एजेंसियां कॉमनवेल्थ की क्रय शक्ति का फ़ायदा उठाकर कम लागत और बेहतर मूल्य प्राप्त कर सकेंगी। एक संपूर्ण IT खरीद योजना विकसित करना, जो खरीद परियोजना टीम के सदस्यों को भूमिकाएं और जिम्मेदारियां सौंपती है तथा प्रक्रिया चरणों को परिभाषित करती है, बेहतर मूल्य वाली IT खरीद को सुगम बनाएगी। IT खरीद योजना प्रक्रिया, खरीद परियोजना टीम के सदस्यों के बीच एक सहयोगात्मक और सहक्रियात्मक प्रयास होनी चाहिए।
प्रोक्योरमेंट प्लानिंग के प्रमाणित लाभों में शामिल हैं:
- क्रॉस-फ़ंक्शनल जानकारी साझा करने के लिए मजबूत संचार फ़्रेमवर्क और संरचना का विकास।
- वर्कलोड और संसाधन योजना के माध्यम से शेड्यूल की सफलता और प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ असाइन करना।
- बिज़नेस की ज़रूरतों, समयसीमा और लागतों के व्यवस्थित दस्तावेज़ों की मांग करके प्रोजेक्ट के अनुशासन में वृद्धि करना, साथ ही उचित प्रोक्योरमेंट प्रकारों के चयन में पर्याप्त लीड समय और संसाधन उपलब्ध कराना और अनुबंध के नवीन तरीकों को विकसित करना।
- अनुरोध में दिए गए रिस्पॉन्स मापदंडों का पालन करने के लिए आपूर्तिकर्ता समुदाय से आधारभूत प्रतिबद्धता की आवश्यकता होती है।
- उद्देश्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय और संसाधनों पर बेहतर संरचना और नियंत्रण।
- तेज़ बातचीत और कॉन्ट्रैक्ट पूरा करना, क्योंकि प्रोजेक्ट की शुरुआत में अनुबंध संबंधी ज़रूरतों के बारे में बताया जाता है।
- मूल्यांकन के चरण के दौरान ग़लतफ़हमी और विवादों को कम किया गया।
- नवीन मूल्य कटौती और/या मात्रा छूट के माध्यम से अधिक IT अर्थव्यवस्थाओं को प्राप्त करने के लिए आवश्यकताओं के समेकन को प्रोत्साहित करने के लिए योजना का उपयोग करके राष्ट्रमंडल के लिए बेहतर बचत और लागत कुशल IT परिसंपत्तियां।
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