12.3 अनोखे आईटी प्रोक्योरमेंट्स
12.3। 1 समाधान-आधारित और जटिल आईटी प्रोक्योरमेंट्स
समाधान-आधारित आरएफपी में आपूर्तिकर्ताओं से एजेंसी की पहचान की गई समस्याओं और आवश्यकताओं के लिए IT व्यवसाय समाधान का प्रस्ताव देने के लिए कहा जाता है। समाधान पर आधारित RFP बिज़नेस की ज़रूरतों के बारे में संक्षेप में बताते हैं, हल की जाने वाली तकनीक की समस्या के बारे में बताते हैं, और/या स्पेसिफिकेशन की न्यूनतम आवश्यकताएँ प्रदान करते हैं। समाधान-आधारित RFP के उपयोग से वे आपूर्तिकर्ता, जो प्रौद्योगिकी विषय विशेषज्ञ हैं, वे अपने ब्रॉड-स्पेक्ट्रम बाज़ार ज्ञान, रचनात्मकता और संसाधनों का उपयोग करके नवीन, लागत प्रभावी प्रौद्योगिकी समाधानों का प्रस्ताव करते हैं। समाधान-आधारित RFP, आपूर्तिकर्ताओं से अनुरोध कर सकते हैं कि वे किसी बिज़नेस समस्या के सिर्फ़ एक हिस्से के लिए समाधान प्रदान करें या उच्च-स्तरीय कॉन्सेप्ट-प्रकार के समाधान प्रस्तावित करें, जिनका मूल्यांकन आपूर्तिकर्ता द्वारा दी गई विस्तृत आवश्यकताओं के सेट के आधार पर किया जाता है।
उनकी प्रकृति, विशिष्टताओं और आवश्यकताओं के अनुसार, सीमाएँ निर्धारित की जाती हैं और इस तरह उन आइटम या समाधानों को हटा दिया जाता है या उन पर पाबंदी लगा दी जाती है, जिन्हें सप्लायर के प्रस्ताव में शामिल करने के लिए उपलब्ध हैं। टेक्नोलॉजी की विशिष्टताएं इस उद्देश्य और तकनीकी समाधान के लिए समग्र अर्थव्यवस्था की तलाश के अनुरूप प्रतिस्पर्धा को प्रोत्साहित करने, हतोत्साहित करने के लिए नहीं, बल्कि उन्हें हतोत्साहित करने के लिए लिखी जानी चाहिए। इसके बाद एक एजेंसी तकनीकी समाधान की पहचान कर सकती है, न कि किसी खास उत्पाद या सेवा की, जो उसकी तकनीक या बिज़नेस से जुड़ी ज़रूरतों को सबसे अच्छी तरह से पूरा करेगी। समाधान-आधारित प्रोक्योरमेंट का इस्तेमाल कब करना है, इस बारे में निर्णय लेने की प्रक्रिया के एक हिस्से में जोखिम विश्लेषण करना शामिल है, जिसके तहत प्रोजेक्ट टीम निम्नलिखित प्रश्नों का समाधान करती है:
- क्या टेक्नोलॉजी बिज़नेस समस्या हमारे और सप्लायर के बीच पारस्परिक रूप से लाभकारी जोखिम साझा करने के अवसर पेश करती है?
- कौन से कारक हमारे प्रोजेक्ट को समय पर और बजट के अंदर पूरा करने की संभावना को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकते हैं?
- क्या प्रस्तावित समाधानों का समान रूप से मूल्यांकन करना संभव है?
- क्या स्वामित्व विश्लेषण की कुल लागत के आधार पर समाधान का मूल्यांकन किया जा सकता है, जिसमें प्रस्तावित समाधान और अन्य वित्तीय विकल्पों को सपोर्ट करने की प्रत्याशित लागत शामिल है?
सॉल्यूशन-आधारित एसओडब्ल्यू तैयार करते समय, कुछ घटक नॉन-सॉल्यूशन-आधारित एसओडब्ल्यू से अलग होंगे। समाधान-आधारित SOW में ये शामिल होने चाहिए:
- एजेंसी की संगठनात्मक पृष्ठभूमि और मौजूदा कारोबारी माहौल,
- प्रोजेक्ट, कानूनी या बिज़नेस मैंडेट से संबंधित प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं की खास सूची,
- कोई भी प्रोजेक्ट प्रक्रियात्मक या प्रोसेस दस्तावेज़ीकरण,
- प्रोजेक्ट के फ़ंडिंग का स्रोत,
- एजेंसी के मौजूदा तकनीकी परिवेश की स्पष्ट परिभाषा जिसमें सभी मौजूदा हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल किया जा रहा है, प्रोजेक्ट की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है या उनका इस्तेमाल किया जा सकता है,
- हल की जाने वाली बिज़नेस या टेक्नोलॉजी की समस्या की परिभाषा, लेकिन वांछित समाधान या इच्छित समाधान के संदर्भ में समस्या की परिभाषा नहीं,
- ऐसी विशिष्टताएं जो किसी तकनीकी उत्पाद, सेवा या समाधान की विशेषताओं के बारे में बताती हैं, जिन्हें खोजा जा रहा है।
सॉलिसिटेशन में अनिवार्य ज़रूरतों को शामिल करने के बजाय, ड्राइव की विशिष्टताओं के लिए तकनीकी प्रश्नों का इस्तेमाल करें। लक्ष्य है कॉमनवेल्थ के लिए सबसे अच्छा टेक्नोलॉजी सॉल्यूशन ढूंढते हुए ज़्यादा से ज़्यादा उचित प्रतियोगिता को आमंत्रित करना। आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं से प्रश्न पूछें, जैसे: "इस उत्पाद के लिए उद्योग मानक क्या है और DOE आपका उत्पाद उस मानक को पूरा करता है या उससे बेहतर है?" प्रस्तावित निश्चित प्रतिक्रियाएँ, बातचीत के बाद, कॉन्ट्रैक्ट के अंतिम SOW का हिस्सा बन जाएँगी।
कीवर्ड या सामान्य शब्द के आधार पर मैनुअल में खोजें।