अध्याय 12 - आईटी खरीद के लिए कार्य विवरण

निम्नलिखित प्रश्नों से काम के स्टेटमेंट की क्वालिटी की अंतिम समीक्षा करने में मदद मिलेगी:

• कुल मिलाकर: क्या SOW सभी एजेंसी/प्रोजेक्ट से जुड़ी ज़रूरतों को साफ़ तौर पर परिभाषित और सपोर्ट करता है? क्या यह आवश्यकताओं की परिभाषा और कार्यक्षेत्र के विवरण दस्तावेजों और DOE अनुरूप है, क्या इसमें विशिष्ट कार्य, कार्य विखंडन संरचना आवश्यकताएं, डिलिवरेबल्स और मील का पत्थर/शेड्यूल आवश्यकताएं शामिल हैं?
• तकनीकी, कार्यात्मक और परफ़ॉर्मेंस आवश्यकताएँ: क्या तकनीकी, कार्यात्मक और परफ़ॉर्मेंस संबंधी ज़रूरतें पूरी हैं और पर्याप्त रूप से विस्तृत, वर्णित हैं और सभी एजेंसी/प्रोजेक्ट की ज़रूरतों और ज़रूरतों के अनुरूप हैं, ताकि सप्लायर को समझने और सफलता के लिए प्रेरित किया जा सके? क्या सभी आवश्यक एजेंसी/VITA/Commonwealth of Virginia/संघीय सुरक्षा, गोपनीयता, पहुंच, प्रौद्योगिकी और/या सर्वोत्तम अभ्यास विनिर्देश, मानक और निर्देश शामिल हैं?
• डिलिवरेबल्स: क्या सभी ज़रूरी डिलिवरेबल्स प्रोजेक्ट की ज़रूरतों को पूरा करते हैं? क्या वे ज़रूरी हैं? क्या सभी डिलिवरेबल्स जिनमें हार्डवेयर, सॉफ़्टवेयर, डिज़ाइन/डेवलपमेंट, परीक्षण, सेवाएँ, रिपोर्ट, प्रोजेक्ट रिपोर्टिंग, स्टेटस, मेट्रिक्स आदि शामिल हैं, निर्दिष्ट किया गया है, साथ ही उन्हें कब, कहाँ, कैसे डिलीवर किया जाना चाहिए? क्या डिलिवरेबल्स को तकनीकी ज़रूरतों, मील के पत्थर और/या सप्लायर से किए गए भुगतानों से जोड़ा जाना चाहिए? क्या सप्लायर को डिलीवरेबल्स या माइलस्टोन शेड्यूल को पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए, और/या प्रोजेक्ट के समग्र गैर-प्रदर्शन या गैर-स्वीकृति को कम करने के लिए कोई पेमेंट रिटेंशन शामिल किया जाना चाहिए?
• प्रमुख कार्मिक: क्या परियोजना के लिए प्रमुख कार्मिकों की पहचान DOE आवश्यक है या क्या अन्य आपूर्तिकर्ता स्टाफ की योग्यता और स्तर की आवश्यकता है? क्या प्रोजेक्ट के संपर्क बिंदु और एजेंसी और सप्लायर, दोनों के लिए जानकारी स्पष्ट रूप से बताई गई है?
• प्रक्रियाएँ और संसाधन: क्या संतोषजनक प्रदर्शन सुनिश्चित करने के लिए बिज़नेस और तकनीकी प्रक्रियाओं, संसाधनों और/या सुविधाओं को ठीक से पहचाना गया है और उन पर ध्यान दिया गया है? क्या सप्लायर के प्रदर्शन और स्थिति का मूल्यांकन करने या उसे मापने के लिए सप्लायर प्रोसेस प्लान ज़रूरी हैं?
• निरीक्षण और परीक्षण: क्या प्रोजेक्ट की जाँच और/या परीक्षण की गारंटी है? क्या हमने प्रयास की तकनीकी ज़रूरतों, परफ़ॉर्मेंस की विशिष्टताओं, अनुपालन के स्तर और परफ़ॉर्मेंस के जोखिमों को कम करने की ज़रूरत के आधार पर इसकी ज़रूरत का समाधान किया है?

• आपूर्तिकर्ता ऑडिट: क्या आपूर्तिकर्ता द्वारा अपेक्षित लाइसेंसिंग या अन्य ग्राहक अनुपालन ऑडिट की अनुमति होगी; और, क्या ऐसे ऑडिट के लिए आपकी सभी एजेंसी-विशिष्ट, राष्ट्रमंडल या VITA पहुंच आवश्यकताएं या प्रतिबंध शामिल हैं?
• स्वीकार्यता और परीक्षण: क्या परीक्षण और/या स्वीकार्यता के पर्याप्त मापदंड शामिल हैं, जिनमें डिलीवरेबल्स को स्वीकार करना, परीक्षण करना और अंतिम स्वीकृति शामिल है? क्या इस प्रोक्योरमेंट के लिए प्रदर्शन-आधारित ज़रूरतें, मेट्रिक्स और मापन का इस्तेमाल किया जा रहा है और क्या उनका पर्याप्त वर्णन किया गया है? क्या यह परिभाषित करना ज़रूरी है कि परीक्षण या स्वीकृति अलग-अलग चरणों में या सबसिस्टम पूरा होने पर, कार्यान्वयन/कटओवर से पहले या प्रदर्शन के अंत में या हर डिलीवर करने योग्य आधार पर होनी चाहिए? क्या ये तकनीकी ज़रूरतों और परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी खास बातों के मुताबिक हैं? टेस्ट प्लान किसे बनाना चाहिए, टेस्ट करना चाहिए और टेस्ट के नतीजों की पुष्टि करनी चाहिए? अंतिम लिखित स्वीकृति से पहले एजेंसी को कब तक डिलीवरेबल (सेवाओं), सेवाओं या समाधान का परीक्षण या अनुमोदन करना होगा और क्या सप्लायर को लंबे समय तक उपाय शामिल करना होगा?
• प्रोजेक्ट शेड्यूल: क्या प्रोजेक्ट का पूरा शेड्यूल और/या माइलस्टोन शेड्यूल प्रोजेक्ट की ज़रूरतों के मुताबिक है? क्या काम पूरा होने के लिए ज़रूरी शर्तें उचित हैं? क्या शेड्यूल में बदलावों के लिए डाउनटाइम, अप्रत्याशित समस्याएं या शेड्यूल की दूसरी स्लिप शामिल हैं? आपस में निर्भरता, इंटरफ़ेस या कन्वर्ज़न समस्याओं के कारण शेड्यूल स्लिपेज होने की संभावना क्या है? क्या SOW गैर-सुविधाजनक शेड्यूल को पूरा करने के लिए श्रम या उत्पादन में वृद्धि (और उनसे जुड़ी लागतों) पर विचार करता है? क्या एजेंसी को शेड्यूल से संबंधित किसी भी तात्कालिक या आकस्मिक जानकारी का समाधान करने की ज़रूरत है?
• विश्वसनीयता और रखरखाव (RAM): क्या RAM या इंटीग्रेटेड लॉजिस्टिक सपोर्ट या अपग्रेड और एन्हांसमेंट्स की कोई ज़रूरत है? क्या इन आवश्यकताओं को पर्याप्त रूप से परिभाषित किया गया है और क्या उनमें परफ़ॉर्मेंस स्पेसिफिकेशन्स शामिल करने की ज़रूरत है?
• रखरखाव/सेवा/प्रशिक्षण: क्या प्रशिक्षण, जारी तकनीकी सहायता, विस्तारित या खास वारंटी, रखरखाव और/या सेवा के लिए कोई आवश्यकताएँ हैं? क्या इनमें से सभी और उनसे संबंधित अवधि और स्थान की ज़रूरतों के बारे में स्पष्ट रूप से बताया गया है? क्या इस प्रोजेक्ट के मार्केट एरिया में इन ज़रूरतों और स्टैंडर्ड बिज़नेस ऑफ़र के बीच कोई संभावित टकराव है?
• प्रोजेक्ट समीक्षाएं और सप्लायर परफ़ॉर्मेंस प्रबंधन: क्या परफ़ॉर्मेंस की निगरानी के लिए प्रोग्राम की समीक्षाएं या सप्लायर निगरानी ज़रूरी है?  क्या SOW में समय-समय पर प्रोजेक्ट स्थिति की समीक्षाओं, डिज़ाइन समीक्षाओं, या निगरानी विज़िट के लिए आपूर्तिकर्ता की सुविधाओं तक पहुँच के लिए पर्याप्त आवश्यकताएँ शामिल हैं? अगर ज़रूरत हो, तो क्या प्रदर्शन के उद्देश्य और सेवा स्तर स्पष्ट हैं? क्या SOW उन प्रदर्शन उद्देश्यों और सेवा स्तरों के लिए स्पष्ट और प्राप्य सकारात्मक और नकारात्मक प्रोत्साहन प्रदान करता है?  क्या एसओडब्ल्यू में सप्लायर से क्वालिटी कंट्रोल प्लान और/या एजेंसी मॉनिटरिंग के लिए क्वालिटी एश्योरेंस सर्विलांस प्लान की ज़रूरत शामिल है? अगर ऐसा करना है, तो क्या सॉलिसिटेशन से किसी स्वतंत्र IV & V संसाधन की ज़रूरत का समाधान किया जा सकता है?