अध्याय 15 - छोटी आईटी खरीद प्रक्रियाएँ

वर्जीनिया सूचना प्रौद्योगिकी एजेंसी (VITA) के पास एजेंसियों और उच्च शिक्षा के गैर-छूट प्राप्त संस्थानों के लिए सभी सूचना प्रौद्योगिकी (IT) वस्तुओं और सेवाओं की खरीद का अधिकार है। 1 VITAके IT खरीद प्राधिकरण के साथ-साथ VITA IT खरीद और छूट के लिए के प्राधिकरण और प्रत्यायोजन नीति पर अधिक जानकारी के लिए इस मैनुअल के अध्याय , उद्देश्य और दायरा, देखें।

IT खरीद को "छोटी खरीद" तब माना जाता है जब खरीद के सभी चरणों का कुल योग $200,000 से अधिक होने की उम्मीद नहीं होती है। मौजूदा राज्यव्यापी अनुबंध पर उपलब्ध वस्तुओं और सेवाओं की आपातकालीन खरीद, VITA की लघु खरीद आवश्यकताओं के अधीन नहीं है।

IT वस्तुओं और सेवाओं के लिए प्रत्यायोजित प्राधिकार का विवरण प्राधिकरण और प्रत्यायोजन नीति में दिया गया है , जो निम्नलिखित URL पर स्थित है: https://www.vita.virginia.gov/supply-chain/scm-policies-forms/scm-policies/

• सभी एजेंसियों के पास IT के लिए $250,000 तक का अधिकार है जो VITA के दायरे से बाहर है (उदाहरण के लिए एजेंसी के हिसाब से ऐप्लिकेशन)। दायरे से बाहर और दायरे से बाहर की चीज़ों और सेवाओं की सूची के लिए,  कृपया इस URL पर " प्रोक्योरमेंट प्रोसीज़र " पेज पर जाएं: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-procedures/।
• $200,000 (छोटी खरीद सीमा) और $250,000 (VITA की प्रत्यायोजित प्राधिकार राशि) के बीच की खरीद प्रतिस्पर्धी सीलबंद बोली या प्रतिस्पर्धी बातचीत का उपयोग करके प्रतिस्पर्धात्मक रूप से की जानी चाहिए।
• के कार्यक्षेत्र में के लिए प्रत्यायोजित प्राधिकार IT VITA निम्नानुसार भिन्न-भिन्न हैं:
  • क्लाउड सेवाओं के लिए सभी एजेंसियों के पास डेलिगेटेड अथॉरिटी में $0 हैं (सॉफ़्टवेयर ऐज़ अ सर्विस (SaaS), प्लेटफ़ॉर्म ऐज़ अ सर्विस (PaaS), और इंफ्रास्ट्रक्चर ऐज़ अ सर्विस (IaaS))।
  • जो एजेंसियां VITA सेवाओं के दायरे में नहीं हैं, उन्हें बुनियादी ढांचे और उद्यम अनुप्रयोगों के लिए $250,000 का अधिकार दिया गया है।
  • VITA सेवाओं के दायरे में आने वाली एजेंसियों को बुनियादी ढांचे और उद्यम अनुप्रयोगों के लिए $0 का अधिकार दिया गया है।

प्रोक्योरमेंट के अनुरोध और ऑर्डर, डेलिगेशन की सीमाओं को दरकिनार करने के लिए विभाजित नहीं किए जाएंगे।

वस्तुओं या सेवाओं के लिए एक छोटी सी खरीद करने IT से पहले, एजेंसियों और संस्थानों IT को VITA की वेबसाइट पर उपलब्ध राज्यव्यापी अनुबंधों की खोजकरनी चाहिए: https://vita.cobblestonesystems.com/public/ ।

VITA के उपलब्ध राज्यव्यापी अनुबंधों की समीक्षा करने से एजेंसियों और संस्थाओं को यह निर्धारित करने में सहायता मिलती है कि क्या आवश्यक प्रौद्योगिकी उत्पाद या सेवा को मौजूदा प्रतिस्पर्धात्मक रूप से प्राप्त IT राज्यव्यापी अनुबंध के माध्यम से खरीदा जा सकता है। छोटी खरीद सहित सभी वस्तुओं और सेवाओं के अधिग्रहण के लिए के राज्यव्यापी अनुबंधों का उपयोग अनिवार्य है। VITA IT यदि आवश्यक वस्तु या सेवा के लिए राज्यव्यापी अनुबंध उपलब्ध नहीं VITA IT है, तो खरीद की जाएगी। किसी भी समय, कोई एजेंसी अनुरोध कर सकती है कि VITA द्वारा उसकी ओर से एक छोटी राशि की प्रौद्योगिकी खरीदी जाए, इसके लिए उसे अनुरोध प्रपत्र को पूरा करके तथा ई-मेल करके भेजना होगा, जिसे आपकी एजेंसी के eVA खाते में लॉग इन करके प्राप्त किया जा सकता है। 

एजेंसियां ई-मॉल, क्विक कोटेशन और कैटलॉग खरीदने के लिए eVA का इस्तेमाल करेंगी, ताकि प्रत्येक डॉलर सीमा के लिए अंततः आवश्यक कोटेशन की संख्या को पूरा किया जा सके। जैसा कि §2 की ज़रूरत है। वर्जीनिया कोड का 2-4303 (G), जो ख़रीदारी $30,000 से ज़्यादा होने की उम्मीद है, उसके लिए कम से कम चार बोलीदाताओं या ऑफ़र देने वालों के लिखित अनौपचारिक अनुरोध की ज़रूरत होगी। eVA की कार्यक्षमता §2 के लिए ज़रूरी न्यूनतम लिखित उद्धरण प्रदान कर सकती है। 2-4303 (G)। एजेंसियां और संस्थान eVa के ई-मॉल, क्विक-कोट, कैटलॉग खरीदने की सुविधा के साथ-साथ DSBSD की वेबसाइट का इस्तेमाल उन चीज़ों के लिए भी कर सकते हैं, जहाँ ट्रांजेक्शन
$5,000 और डॉलर की सीमा ($250,000) के बीच हो।

क्लाउड-आधारित समाधानों (सॉफ़्टवेयर एज़ अ सर्विस) के लिए सभी खरीद, चाहे डॉलर की राशि कुछ भी हो, इस URL पर स्थित VITA की तृतीय पक्ष उपयोग नीति में आवश्यकताओं के साथ एजेंसी अनुपालन के अधीन हैं: https://www.vita.virginia.gov/technology-services/catalog-services/cloud-services/cloud-third-party-use-policy/.