17.3 आपातकालीन आईटी प्रोक्योरमेंट फ़ाइल के लिए दस्तावेज़ीकरण
प्रोक्योरमेंट फ़ाइल में यह दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए:
- इस अध्याय के परिशिष्ट ए में स्थित आपातकालीन खरीद सूचना फ़ॉर्म की कॉपी, जिसमें एजेंसी प्रमुख या डिज़ाइनर के हस्ताक्षर हैं।
- इसके लिए सहायक दस्तावेज़ीकरण:
- इमरजेंसी का आधार
- जितनी संभव हो उतनी प्रतिस्पर्धा सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाए गए
- किसी खास सप्लायर को क्यों चुना गया, इसका स्पष्टीकरण
- चुने गए सप्लायर से लिखा हुआ उद्धरण।
- ऑर्डर और/या निष्पादित कॉन्ट्रैक्ट खरीदें।
- पोस्ट किए गए ईवीए नोटिस की कॉपी जिसमें लिखा हो कि कॉन्ट्रैक्ट आपातकालीन आधार पर दिया जा रहा है, जिससे पता चलता है कि कौन सा ख़रीदा जा रहा है, ठेकेदार को चुना गया है और कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने की तारीख क्या है।
वस्तुओं और सेवाओं के लिए आपातकालीन खरीद पुरस्कार का समर्थन करने वाले सभी दस्तावेजों के फॉर्म और प्रतियां IT VITA scminfo@vita.virginia.gov पर को भेजी जानी चाहिए। कॉन्ट्रैक्ट मिलने के पांच दिनों के अंदर।
कीवर्ड या सामान्य शब्द के आधार पर मैनुअल में खोजें।