अध्याय 2 - सूचना प्रौद्योगिकी की खरीदारी किस तरह अलग है?

2.2 आईटी प्रोक्योरमेंट के महत्वपूर्ण कारक

कॉमनवेल्थ टेक्नोलॉजी से मिलने वाले मूल्य को अधिकतम कर सकता है और स्मार्ट सोर्सिंग और कॉन्ट्रैक्ट रणनीतियों का इस्तेमाल करके सप्लायर और टेक्नोलॉजी की विफलताओं के जोखिम को कम कर सकता है। संभावित IT खरीद कठिनाइयों को कम करने के लिए IT सोर्सिंग और अनुबंध रणनीतियों के उदाहरण नीचे दिए गए हैं:

चैलेंज	Impact/risk	IT सोर्सिंग सिद्धांतों का उपयोग करें	IT अनुबंध से निपटने के उपाय
बिज़नेस के कामों की जटिलताएँ, टेक्नोलॉजी और कानूनी समस्याएँ, ख़रीदारी को लंबा और मुश्किल बना देती हैं	व्यवसाय, तकनीकी या कानूनी दृष्टिकोण से होने वाली बड़ी चूक का अनुमान लगाया जाता है और उन्हें रोका जाता है	एक संरचित IT अधिग्रहण प्रक्रिया का उपयोग करें जो यह सुनिश्चित करने के लिए एक ढांचा प्रदान करती है कि सभी क्षेत्र स्क्रीनिंग और चयन प्रक्रिया का हिस्सा हैं	एक स्पष्ट, उपयोग में आसान अनुबंध का मसौदा तैयार करें जो व्यावसायिक संबंधों का दस्तावेजीकरण करता हो, और जिसमें केवल अनिवार्य और विशेष IT नियम व शर्तें और सौदे का सार शामिल हो
इंडस्ट्री कंसोलिडेशन/ मोनोपोली सप्लायर	प्रमुख उत्पाद शक्तिशाली सप्लायरों के पास होते हैं	समाधान-आधारित अनुरोधों का इस्तेमाल करें, जो बिज़नेस की समस्याओं और समाधानों पर ध्यान देते हैं, न कि तकनीकी विशिष्टताओं या आवश्यकताओं पर	व्यवसाय की ज़रूरतों को पूरा करना जारी रखने के लिए समाधान की निगरानी के लिए सार्थक सेवा स्तर अनुबंध (SLAs) और व्यवसाय प्रदर्शन प्रतिबद्धताएं और मापन अपनाएं आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन को प्रोत्साहित करने के लिए कॉन्ट्रैक्ट में प्रोत्साहन/उपचार दें
प्रॉडक्ट और समाधान इंटैंगिबल्स हैं	प्रॉडक्ट बताना और उनका मूल्यांकन करना मुश्किल है	एक मूल्यांकन प्रक्रिया में सहयोग करें जिसमें सफल IT समाधान के लिए आवश्यक सभी क्षेत्र शामिल हों: व्यवसाय, तकनीकी, कानूनी और वित्तीय मूल्यांकन टीम में विषय विशेषज्ञों (एसएमई) को शामिल करें, जो सिर्फ़ अपने विशेषज्ञता के क्षेत्र का मूल्यांकन करेंगे सॉलिसिटेशन के साथ कॉन्ट्रैक्ट टेम्प्लेट दें, चयन के बाद तैयार नहीं मूल्यांकन के हिस्से के तौर पर कॉन्ट्रैक्ट टेम्पलेट पर ऑफ़र या प्रतिक्रिया शामिल करें	ज़रूरी बिज़नेस उपायों के साथ मज़बूत वारंटी भाषा का इस्तेमाल करें कॉमनवेल्थ की दूसरी संस्थाओं में इस्तेमाल करने, उन तक पहुँचने, उन्हें ट्रांसफर करने का अधिकार पक्का करने के लिए बौद्धिक संपदा अधिकारों और विकल्पों पर खास ध्यान दें
तेज़ और योजनाबद्ध ओजोलेसेंस	संस्करण पुराने हो चुके हैं मार्केट में नए प्रवेशकर्ता	बाज़ार के जोखिम का मूल्यांकन करने के लिए मार्केट रिसर्च करें मूल्य-से-लागत अनुपात के आधार पर मूल्यांकन मूल्यांकन में जीवन चक्र की कुल लागत शामिल करें	समाधान उपलब्ध कराने के लिए अनुबंध संबंधी प्रतिबद्धताएं तय करें, प्रॉडक्ट देने के लिए नहीं उचित समय के लिए वर्शन और अपग्रेड के लिए सहायता प्रदान करें
बाहर निकलने के लिए महत्वपूर्ण बाधाएं	ग्राहक को प्रॉडक्ट या सेवाओं में लॉक किया जाता है	पक्का करें कि मूल्यांकन और कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत मज़बूत संतुलित निर्णय लेने की प्रक्रिया के प्रति प्रतिबद्धता का हिस्सा हो पहले से ट्रांज़िशन/एग्जिट रणनीतियां	सिस्टम डेटा, बैक-अप प्रदान करना; काम के प्रॉडक्ट का स्वामित्व या परपेचुअल लाइसेंस टू वर्क प्रॉडक्ट प्रदान करना, जिसमें सिस्टम/समाधान चलाने के लिए आवश्यक तीसरे पक्ष के उत्पाद शामिल हैं एजेंसी के लिए एक मज़बूत ट्रांज़िशन/एग्जिट प्लान दें
IT उत्पादों और सेवाओं की जटिलता	आवश्यक IT वस्तु या सेवा की जटिलता के कारण मूल्य समाधान में से सर्वोत्तम का चयन करना कठिन है	सभी ज़रूरी ज़रूरतों का सही मूल्यांकन करने के लिए टीम-आधारित प्रक्रिया में सहयोग करें सभी प्रोजेक्ट, सुरक्षा, डेटा गोपनीयता और लागत जोखिम से जुड़ी बातों का समाधान करें कई अलग-अलग दृष्टिकोणों को समेटने के लिए डेटा-संचालित मूल्यांकन प्रक्रियाओं का इस्तेमाल करें	समाधानों पर आधार कॉन्ट्रैक्ट, किसी खास प्रॉडक्ट या वर्शन की ख़रीदारी नहीं प्रॉडक्ट स्प्लिटर्स या बंडलिंग से सुरक्षा शामिल करें जोखिम की संभावनाओं के साथ तालमेल बिठाने के लिए जोखिम कम करने वाली परियोजना गतिविधियाँ और अनुबंध की भाषा शामिल करें
IT व्यावसायिक कार्य का समर्थन करना चाहिए	मूल्यांकन मापदंड बिज़नेस के मूल्य और ज़रूरतों पर केंद्रित होते हैं; किसी खास प्रक्रिया पर नहीं	समाधान-आधारित अनुरोधों का इस्तेमाल करें, जो बिज़नेस की समस्याओं को सुलझाने और आपूर्तिकर्ताओं को समाधान पेश करने के लिए प्रोत्साहित करने पर ध्यान देते हैं, न कि सिर्फ़ तकनीकी विशिष्टताओं को पूरा करते हैं	सार्थक SLAs और प्रदर्शन प्रतिबद्धताएं शामिल करें और व्यवसाय की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए समाधान की निगरानी करने के उपाय शामिल करें कॉन्ट्रैक्ट में प्रोत्साहन/उपाय असाइन करें
खरीदे जा रहे समाधान बहुत ही अन्योन्याश्रित होते हैं	पूरे समाधान के लिए कोई जवाबदेही नहीं सबसे कमज़ोर घटक आपकी रिस्क प्रोफ़ाइल को बढ़ाएगा	समाधानों के बारे में पूरी सप्लाई चेन का नज़ारा लें समाधान की ताकत के आधार पर आपूर्तिकर्ताओं और घटकों का स्वतंत्र रूप से और सामूहिक रूप से मूल्यांकन करें	प्रदर्शन के लिए प्राइम कॉन्ट्रैक्टर को जवाबदेही दें, लेकिन सेवाओं को बनाए रखने के लिए कॉमनवेल्थ को उप-ठेकेदारों तक पहुंचने की अनुमति भी दें
कॉन्ट्रैक्ट से कॉमनवेल्थ डेटा और सिस्टम की सुरक्षा होनी चाहिए	कॉमनवेल्थ के संवेदनशील डेटा से समझौता कॉमनवेल्थ डेटा और नागरिक सेवाओं को अनधिकृत रूप से अक्षम किया जाना	प्रोक्योरमेंट/प्रोजेक्ट की डेटा संवेदनशीलता को समझें अपने व्यवसाय के मालिक, प्रोजेक्ट मैनेजर, सूचना सुरक्षा अधिकारी और अन्य एसएमई के साथ सहयोग करें	डेटा की गोपनीयता और सुरक्षा को कवर करने के लिए कॉन्ट्रैक्ट की सुरक्षा शर्तें शामिल करें। सप्लायर से खास कार्रवाइयां करने, खास बीमा कवरेज लेने और कॉमनवेल्थ डेटा, आर्किटेक्चर और सुरक्षा मानकों का अनुपालन करने की आवश्यकता होती है एजेंसी द्वारा पुरस्कार देने से पहले सप्लायर को अपने क्लाउड सॉल्यूशन (SaaS ऐप्लिकेशन) के सुरक्षा मूल्यांकन से गुज़रना पड़ता है यदि खरीददारी सेवा के रूप में सॉफ्टवेयर के लिए है तो VITA SCM के पास क्लाउड शर्तें उपलब्ध हैं एजेंसी यहां पूछताछ कर सकती है: scminfo@vita.virginia.gov

एक संरचित IT सोर्सिंग प्रक्रिया एजेंसियों को यह सुनिश्चित करने के लिए एक व्यापक ढांचा प्रदान करती है कि:

बिज़नेस, तकनीकी या कानूनी दृष्टिकोण से चूक होने का अनुमान है और उन्हें रोका जा सकता है
IT सोर्सिंग प्रक्रिया के लिए लागत और संसाधन उचित हैं और कुशलतापूर्वक तैनात किए गए हैं
समाधान का चयन करने से पहले IT खरीद के समर्थन में व्यावसायिक मामले की पुनः पुष्टि की जाती है
नई प्रणाली या प्रौद्योगिकी के लिए बोर्ड स्तर पर कार्यकारी खरीददारी को IT सोर्सिंग प्रक्रिया के दौरान उपयोगकर्ता समूह की भागीदारी के परिणामस्वरूप मापा जा सकता है

प्रत्याशित IT खरीद की प्रकृति, उसके आकार, लागत और जटिलता पर ध्यान दिए बिना, IT सोर्सिंग के निम्नलिखित मूल सिद्धांत लागू होते हैं:

एक स्ट्रक्चर्ड सॉलिसिटेशन प्रोसेस का इस्तेमाल करें, जिसमें कई जटिल डोमेन शामिल हों, जैसे, कानूनी, तकनीकी, बिज़नेस की कार्यक्षमता, वित्तीय।
सोर्सिंग एक डेटा-संचालित बिज़नेस प्रक्रिया होनी चाहिए, जिसमें कई डोमेन की चिंताओं को शामिल किया जाता है और उन्हें संतुलित किया जाता है।
कॉन्ट्रैक्ट बनाना और बातचीत फ़ैसले की प्रक्रिया का हिस्सा है। सॉलिसिटेशन में उचित कॉन्ट्रैक्ट शामिल करना ज़रूरी है। अगर सप्लायर बातचीत की प्रक्रिया के ज़रिए कॉमनवेल्थ को वैल्यू देने के लिए प्रतिबद्ध नहीं है, तो सप्लायर का मूल्यांकन उसी हिसाब से किया जाना चाहिए।
अनुरोध से जुड़ी ज़रूरतों और काम के किसी भी विवरण में बिज़नेस से जुड़ी ज़रूरतों की मदद ली जानी चाहिए। प्रमुख प्रणालियों/समाधानों के लिए विनिर्देश-आधारित निवेदनों पर कम ध्यान दें तथा ऐसे निवेदन लिखें जो IT आपूर्तिकर्ताओं के लिए नवीन और लागत प्रभावी समाधान प्रस्तुत करने हेतु संरचित हों।
सोर्सिंग मूल्यांकन प्रक्रिया में व्यापक लागत विश्लेषण शामिल होना चाहिए, जिसमें स्वामित्व की कुल लागत और रखरखाव सहित सभी लागत घटक शामिल हों, न कि सिर्फ़ सॉफ़्टवेयर या हार्डवेयर की कीमत।
लंबी अवधि की समस्याएँ जैसे पुरानी हो जाना, तकनीक बदलना और अनुकूलता, मूल्यांकन, बातचीत और निर्णय लेने की प्रक्रिया का हिस्सा होनी चाहिए।
किसी विशेष IT समाधान या आपूर्तिकर्ता के चयन से पहले बातचीत अवश्य की जानी चाहिए।
मूल्यांकन और बातचीत में अमूर्त अधिकारों, सॉफ़्टवेयर के स्वामित्व और अन्य महत्वपूर्ण नियमों और शर्तों पर विचार किया जाना चाहिए।
जोखिम विश्लेषण और ट्रेड-ऑफ्स को कॉमनवेल्थ सिस्टम/डेटा की सुरक्षा और कॉमनवेल्थ के लिए परिचालन की निरंतरता और कॉमनवेल्थ की संपत्तियों की सुरक्षा करने और अपने नागरिकों की सेवा करने की कॉमनवेल्थ की क्षमता पर समाधान और/या सप्लायर के संभावित प्रभाव पर विचार करना चाहिए।

वर्तमान अध्याय: अध्याय 2 - सूचना टेक्नोलॉजी खरीदना किस तरह अलग है?
पिछला < | >

अध्याय 1 - VITA का उद्देश्य और दायरा < | > अध्याय 3 - VITA का आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन (एससीएम)

कीवर्ड या सामान्य शब्द के आधार पर मैनुअल में खोजें।