2.1 कॉमनवेल्थ की टेक्नोलॉजी पर निर्भरता बढ़ती और विकसित होती है
कॉमनवेल्थ डेटा, सिस्टम और संचार पर बहुत ज़्यादा निर्भर होता जा रहा है, जो अपने नागरिकों और हितधारकों को जानकारी और सेवाएँ प्रदान करते हैं, जिसमें ऐसे सिस्टम भी शामिल हैं जो अन्य फ़ेडरल, राज्य और स्थानीय एजेंसियों के साथ डेटा को इंटीग्रेट और शेयर करते हैं।
टेक्नोलॉजी पर हमारी निर्भरता के लिए ज़रूरी है कि प्रोक्योरमेंट पेशेवर कुशल और दोहराए जा सकने वाली ख़रीद और प्रोजेक्ट से संबंधित प्रक्रियाओं का उपयोग करें, जो VPPA; उद्योग की सर्वोत्तम पद्धतियों; राष्ट्रमंडल सुरक्षा, डेटा गोपनीयता, प्रोजेक्ट प्रबंधन और अन्य तकनीकी मानकों का अनुपालन करती हैं; और कॉमनवेल्थ के बजट और रणनीतिक टेक्नोलॉजी प्लान में रहते हुए टेक्नोलॉजी के जोखिमों का तुरंत सावधानीपूर्वक विश्लेषण और शमन करने पर सावधानी से विचार किया जाता है।
IT के मूल्य में वृद्धि का अर्थ है राष्ट्रमंडल और इसके नागरिकों को प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए जोखिम में वृद्धि। राष्ट्रमंडल IT खरीद पेशेवरों को इन जोखिमों का आकलन करना होगा तथा एजेंसी IT रणनीतियों और परिणामों को व्यावसायिक उद्देश्यों के अनुरूप ढालना होगा। IT खरीद पेशेवर अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों में मौलिक परिवर्तन का अनुभव कर रहे हैं - वे वस्तु खरीदार से वार्ताकार बन रहे हैं तथा लेनदेन संबंधी ऑर्डर देने वाले से रणनीतिक IT समाधान प्रबंधक बन रहे हैं।
VITA की प्रौद्योगिकी खरीद प्रक्रिया में IT वस्तुओं और सेवाओं की खरीद और सोर्सिंग से कहीं अधिक शामिल है। इसमें योजना बनाना; विकसित करने की आवश्यकताएँ; कॉमनवेल्थ और फ़ेडरल का अनुपालन, प्रौद्योगिकी मानकों या विनियमों का अनुपालन, जोखिम कारकों का आकलन करना; अनुरोध, मूल्यांकन, पुरस्कार और अनुबंध दस्तावेज़ तैयार करना; अनुमोदन, औपचारिक स्वीकृति और डिलीवरेबल्स की प्राप्ति; भुगतान; इन्वेंट्री ट्रैकिंग और डिस्पोज़िशन और पोस्ट-अवार्ड सप्लायर परफ़ॉर्मेंस और अनुपालन प्रबंधन शामिल है। चाहे आवश्यक प्रौद्योगिकी उत्पाद या सेवा एजेंसी द्वारा उसके प्रत्यायोजित प्राधिकार के तहत खरीदी गई हो, राज्यव्यापी अनुबंध के तहत खरीदी गई हो या VITA द्वारा खरीदी गई हो, कार्यप्रवाह मूलतः एक जैसा ही है। यहाँ कुछ चीज़़ें दी गई हैं, जिन पर किसी भी तकनीक से खरीदारी करते समय ध्यान देना चाहिए:
- प्रौद्योगिकी व्यवसाय की आवश्यकताओं और प्रौद्योगिकी उत्पादों, सेवाओं या समाधानों की पहचान करें जो उन आवश्यकताओं को सर्वोत्तम रूप से पूरा करेंगे, साथ ही जीवन-चक्र लागत नियंत्रण का निर्धारण करें और एजेंसी की IT रणनीतिक योजना के साथ संरेखित करें।
- बिज़नेस के मालिक की तकनीकी, कार्यात्मक और परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी ज़रूरतों को तय करें और तय करें कि स्ट्रक्चर्ड प्रोक्योरमेंट के ज़रिए इन लक्ष्यों को कैसे हासिल किया जा सकता है। इसके लिए एजेंसी क्रय कार्मिकों या VITA कार्मिकों को हितधारकों के साथ बैठक कर जरूरतों की पहचान करने, आवश्यकताएं तैयार करने तथा उपलब्ध प्रौद्योगिकी समाधानों का प्रस्ताव देने में मदद की आवश्यकता होगी।
- ऐसी विशिष्टताएं तैयार करें, जो तकनीकी, उत्पाद, सेवा या समाधान की विशेषताओं के बारे में बताती हैं। स्वीकार्यता और कीमत के अलावा, प्रॉडक्ट या सिस्टम की उपयुक्तता और संपूर्ण लागत प्रभावशीलता पर भी ध्यान दिया जाना चाहिए। उनकी प्रकृति के अनुसार, स्पेसिफिकेशन्स सीमाएँ निर्धारित करते हैं और इस तरह सप्लायर को वैकल्पिक समाधान सुझाने से हटाते हैं या प्रतिबंधित करते हैं। टेक्नोलॉजी की विशिष्टताओं का ड्राफ़्ट करने के लिए पर्याप्त विवरण शामिल करने के बीच संतुलन की आवश्यकता होती है, ताकि आपूर्तिकर्ताओं से उचित प्रतिक्रियाएँ मिल सकें और प्रतिस्पर्धा को प्रोत्साहित करने वाला, हतोत्साहित करने वाला नहीं, बल्कि हतोत्साहित करने वाला नहीं। लक्ष्य है कॉमनवेल्थ के लिए सबसे अच्छा वैल्यू टेक्नोलॉजी सॉल्यूशन हासिल करते हुए ज़्यादा से ज़्यादा उचित प्रतियोगिता को आमंत्रित करना।
- कई संभावित सप्लायर्स से बोलियां, प्रस्ताव या कीमत के कोटेशन लें, वर्जीनिया पब्लिक प्रोक्योरमेंट एक्ट द्वारा निर्धारित न्यूनतम राशि, छोटे व्यवसायों के लिए अलग से निर्धारित न्यूनतम राशि और इस मैनुअल को पूरा करने में सावधानी बरतें।
- तकनीकी उत्पाद, समाधान या सेवाओं के इच्छित उपयोग और जीवन चक्र के लिए समग्र अर्थव्यवस्था का निर्धारण करने के लिए बोलियों या प्रस्तावों का मूल्यांकन करें
- कॉमनवेल्थ और उसकी संपत्तियों और डेटा की सुरक्षा के लिए वर्जीनिया पब्लिक प्रोक्योरमेंट एक्ट और इस मैनुअल के अनुसार एक कम जोखिम वाला और कानूनी रूप से ठोस और पर्याप्त टेक्नोलॉजी कॉन्ट्रैक्ट तैयार करें।
- तकनीकी प्रॉडक्ट, समाधान या सेवा को पाएं/टेस्ट करें और पुष्टि करें कि यह कॉन्ट्रैक्ट की ज़रूरतों को पूरा करता है और औपचारिक स्वीकृति और भुगतान से पहले ज़रूरी तकनीकी समाधान प्रदान करता है।
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