परिशिष्ट B - GSA IT का उपयोग करके IT सेवाओं को ऑर्डर करने के चरण
जीएसए IT कॉन्ट्रैक्ट्स से IT सेवाएं ऑर्डर करते समय, निम्नलिखित कार्य पूरा करने से पहले VITAके एससीएम डिवीजन से scminfo.vita.virginia.gov पर संपर्क करें:
- कोटेशन के लिए एक अनुरोध तैयार करें (RFQ) जिसमें यह शामिल हो:
- काम का विवरण: इसमें किए जाने वाले काम की जानकारी, काम की जगह, प्रदर्शन की अवधि, डिलीवर करने योग्य शेड्यूल, लागू प्रदर्शन मानक और किसी खास ज़रूरत (जैसे, सुरक्षा क्लीयरेंस, रिपोर्ट, यात्रा और खास जानकारी) की जानकारी शामिल करें।
- मूल्यांकन मानदंड: कम से कम, काम करने के लिए किसी प्रोजेक्ट योजना का मूल्यांकन, कीमत, अनुभव और पिछला परफ़ॉर्मेंस शामिल करें।
- कीमत निर्धारण: एक निश्चित मूल्य ऑर्डर का अनुरोध किया जाएगा, जब तक कि ऑर्डर देने वाली एजेंसी यह निर्धारित नहीं करती है कि इसका सही अनुमान लगाना या किसी भी यथोचित विश्वास के साथ काम की सीमा या अवधि या लागत का सही अनुमान लगाना संभव नहीं है। जब इस तरह का निर्धारण किया जाता है, तो काम के घंटे या सामग्री के लिए कोटेशन का अनुरोध किया जा सकता है। ऑर्डर की फ़र्म-फिक्स्ड कीमत में यात्रा का कोई भी खर्च या ऑर्डर की गई सेवाओं के प्रदर्शन से संबंधित अन्य सीधे शुल्क भी शामिल होने चाहिए। श्रम-समय और सामग्री के ऑर्डर के लिए अधिकतम मूल्य निर्धारित किया जाना चाहिए।
- विशेष मूल्य निर्धारण: मूल्य निर्धारण संबंधी जानकारी की आवश्यकता, जो प्रस्तावित मूल्यों को GSA IT अनुबंध मूल्यों से जोड़ती है तथा जहां उपयुक्त हो, वहां अतिरिक्त मूल्य कटौती की मांग करती है।
- जीएसए IT ठेकेदारों को आरएफक्यू प्रेषित करें
- तीन कोटेशन प्राप्त करें: आरएफक्यू (कार्य विवरण और मूल्यांकन मानदंड सहित) कम से कम तीन जीएसए IT आपूर्तिकर्ताओं को प्रदान करें जो अनुरोधित IT सेवाएं प्रदान करते हैं और किसी भी अन्य जीएसए IT आपूर्तिकर्ताओं को जो प्रतियां मांगते हैं।
नोट: प्रत्येक GSA IT अनुबंध की एक अधिकतम ऑर्डर सीमा होती है, जो विशेष आइटम संख्या के अनुसार अलग-अलग होगी। ऑर्डर की अधिकतम सीमा उस पॉइंट को दर्शाती है, जहां संभावित ऑर्डर के डॉलर मूल्य को देखते हुए, ऑर्डर देने की गतिविधि से कीमतों में कमी आएगी।
- प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन करें और ऑर्डर दें या कंबल ख़रीदने के अनुबंध को स्थापित करें
- मूल्यांकन करें: RFQ में मूल्यांकन मानदंडों का इस्तेमाल करके प्राप्त सभी प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन करें। जीएसए ने पहले ही निर्धारित कर लिया है कि आपूर्तिकर्ता की जीएसए IT मूल्य सूची में शामिल सेवाओं के लिए प्रति घंटा दरें उचित एवं तर्कसंगत हैं। हालांकि, ऑर्डर किए जा रहे किसी खास काम को करने के लिए प्रस्तावित प्रयासों के स्तर और श्रम के मिश्रण पर विचार करने और यह निर्धारित करने के लिए कि फर्म द्वारा निर्धारित कुल कीमत या अधिकतम मूल्य उचित और उचित है या नहीं, यह देखने के लिए ग्राहक ज़िम्मेदार है।
- पुरस्कार प्रदान करें: उस GSA IT आपूर्तिकर्ता के साथ क्रय आदेश रखें जो IT का सर्वोत्तम मूल्य दर्शाता हो।
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