22.1 IFB तैयार करना और उसे जारी करना
22.1। 11 बोलीदाताओं के नमूने
आमतौर पर बोली लगाने वालों को बोली के नमूने देने की आवश्यकता नहीं होगी, जब तक कि किसी उत्पाद की ऐसी विशेषताएँ न हों जिन्हें IFB की विशिष्टताओं में पर्याप्त रूप से वर्णित नहीं किया जा सकता है। बोली के नमूनों का इस्तेमाल सिर्फ़ बोली की जवाबदेही का पता लगाने के लिए किया जाएगा और उनका इस्तेमाल बोलीदाता की ज़रूरी आइटम बनाने की क्षमता का पता लगाने के लिए नहीं किया जाएगा। क्वालिटी लेवल की पुष्टि करने या उपकरण की जांच करने के लिए नमूनों का अनुरोध किया जा सकता है, ताकि यह पता चल सके कि IFB में बताई गई विशिष्टताओं के अनुरूप है और/या मौजूदा उपकरण के साथ इंटरफ़ेस करने की क्षमता का पता लगाया जा सकता है। जब बोली लगाने वालों से IFB में शामिल भाषा के हिसाब से या मूल्यांकन प्रक्रिया के दौरान अनुरोध किया जाता है कि वे सैंपल सप्लाई या उपकरण या काम के उदाहरण दें, तो उन्हें सलाह दी जानी चाहिए कि यह उनके अपने खर्च पर है। ऐसे अनुरोधों में ज़रूरी नमूनों के बारे में पूरी जानकारी दी जाएगी; ज़रूरी नमूनों की संख्या बताएँ; अगर उपयुक्त हो, तो सबमिट किए जाने वाले नमूनों का साइज़ बताएं; बताएं कि जाँच या परीक्षण किए जाएंगे; और, उन सभी विशेषताओं की सूची दें जिनके लिए नमूनों की जाँच या परीक्षण किया जाएगा। सभी नमूनों की जांच की जा सकती है। सबमिट किए गए नमूनों से बोली लगाने वाले का नाम, बोली नंबर और बोली में जिस आइटम का नमूना दिखाता है, उसकी पहचान साफ़ तौर पर होनी चाहिए।
IFB में आवश्यक नमूने बोली खुलने की तारीख से पहले सबमिट किए जाने चाहिए और उनके साथ एक वर्णनात्मक चालान होना चाहिए, जो यह दर्शाता हो कि क्या बोलीदाता उन नमूनों को वापस करना चाहता है जिनका उपयोग नहीं किया गया है या परीक्षण के माध्यम से बेकार कर दिए गए हैं। नमूनों को निपटान करने या बोली लगाने वाले के पास वापस आने तक प्राप्तकर्ता एजेंसी द्वारा ठीक से लेबल किया जाना चाहिए, उन्हें स्टोर किया जाना चाहिए और नियंत्रित किया जाना चाहिए। अनुरोध किए जाने पर नमूने सबमिट न करने पर बोली अस्वीकार की जा सकती है। अगर नमूने आमंत्रण में सूचीबद्ध सभी विशेषताओं के अनुरूप नहीं होते हैं, तो बोलियां गैर-प्रतिक्रियाशील के रूप में अस्वीकार कर दी जाएंगी। IFB के जवाब में सबमिट किए गए अनचाहे नमूनों का मूल्यांकन नहीं किया जाएगा और एजेंसी इन नमूनों का निपटान कर सकती है।
सबमिट किए गए नमूने जिन्हें परीक्षण के दौरान नष्ट नहीं किया जाता है, उन्हें वापस करना बोली लगाने वाले के अनुरोध पर बोली लगाने वाले के जोखिम और खर्च पर होगा। कॉन्ट्रैक्ट दिए गए बोलीदाता (ओं) से संबंधित नमूनों को डिलीवरी के साथ तुलना करने के लिए प्रोक्योरिंग एजेंसी द्वारा कॉन्ट्रैक्ट के पूरा होने तक अपने पास रखा जा सकता है। पुरस्कार दिए जाने के 30 दिनों के अंदर गैर-सम्मानित बोलीदाताओं द्वारा नहीं लिए गए नमूने ख़रीदने वाले निकाय की संपत्ति बन जाएँगे। अगर, पुरस्कार के 60 दिनों के बाद, गैर-सम्मानित बोलीदाताओं ने अपने नमूने नहीं उठाए हैं या निपटान के निर्देश नहीं दिए हैं, तो इस्तेमाल के लिए नमूने दूसरी एजेंसियों या आंतरिक संचालन विभागों को दिए जा सकते हैं। अगर आइटम का दोबारा इस्तेमाल किया जा सकता है, तो उन्हें संपत्ति के निपटान की स्थापित प्रक्रियाओं का उपयोग करके निपटाया जाना चाहिए।
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