अध्याय 23 - दो-चरणीय प्रतिस्पर्धात्मक सीलबंद बोली प्रक्रिया

आईएफ़बी में संशोधन: चरण 1 तकनीकी प्रतिक्रियाएँ मिलने के लिए निर्धारित समय से पहले IFB में परिशिष्ट जारी करके संशोधन किए जा सकते हैं। किसी परिशिष्ट की प्राप्ति की पावती, बोलियों या प्रस्तावों की प्राप्ति के लिए निर्धारित समय से पहले या बोली या प्रस्ताव के साथ दी जानी चाहिए। किसी परिशिष्ट की प्राप्ति को स्वीकार न करने की वजह से बोली या ऑफ़र अस्वीकार किया जा सकता है। एल। बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र मिलने के बाद, दो-चरणीय IFB में संशोधन सिर्फ़ उन बोलीदाताओं को वितरित किए जाएंगे, जिन्होंने बिना कीमत के तकनीकी ऑफ़र सबमिट किए थे। बोली लगाने वालों को नए बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र सबमिट करने या IFB संशोधन के जवाब में सबमिट किए गए ऑफ़र में संशोधन करने की अनुमति दी जाएगी। अगर किसी प्रस्तावित संशोधन से एजेंसी की राय में मूल ख़रीद की प्रकृति या दायरे में महत्वपूर्ण बदलाव आएगा, तो IFB को रद्द कर दिया जाना चाहिए और एक नया जारी किया जाना चाहिए। 

बोली लगाने की ग़लतियाँ या सुधार: अगर बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र का मूल्यांकन किया जाता है, तो दो-चरणीय IFB में से एक चरण के दौरान, बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र की गलतियों को ठीक किया जा सकता है या ऑफ़र वापस लिया जा सकता है। साथ ही, IFB में किसी भी संशोधन का जवाब देने पर सुधार या निकासी की अनुमति है। 

बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र मिलना: बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र मिलने पर, एजेंसी के ख़रीदारी अधिकारी निम्नलिखित गतिविधियाँ करेंगे: 

• तकनीकी ऑफ़र सार्वजनिक रूप से खोलें और सबमिट करने वाली कंपनियों के नामों की घोषणा करें। 
• अनधिकृत लोगों को खुलासा करने से तकनीकी ऑफ़र सुरक्षित रखें। तकनीकी ऑफ़र, अवार्ड मिलने तक एजेंसी द्वारा गोपनीय रखा जाएगा। एजेंसी को ऐसा डेटा स्वीकार करना चाहिए और उसे संभालना चाहिए, जो बोलीदाता द्वारा गोपनीय या मालिकाना चिह्नित किया गया हो, जैसा कि आवश्यक हो अध्याय 10 इस मैनुअल का। 
• कीमत या लागत का कोई भी संदर्भ हटा दें। 

तकनीकी ऑफ़र का मूल्यांकन: तकनीकी ऑफ़र का मूल्यांकन, अनुरोध में दिए गए मानदंडों पर आधारित होगा। मूल्यांकन टीम अनुरोध में बताए गए अनिवार्य मानदंडों के आधार पर उन प्रस्तावों का मूल्यांकन करेगी और उन्हें चुनेगी, जो इसकी ज़रूरतों को पूरा करते हैं। ऑफ़र में शामिल तकनीकी जानकारी के बारे में अतिरिक्त जानकारी या स्पष्टीकरण का अनुरोध करने के लिए मूल्यांकनकर्ता बोलीदाताओं से लिखित या मौखिक चर्चा का अनुरोध कर सकते हैं। तकनीकी ऑफ़र की सामग्री पर बातचीत नहीं की जा सकती है और इसका मूल्यांकन इस रूप में किया जाना चाहिए सबमिट किया गया। उन्हें रैंक नहीं दी गई है, लेकिन किसी एजेंसी की ज़रूरतों को पूरा करने की उनकी क्षमता के आधार पर उन्हें इस प्रकार वर्गीकृत किया गया है: 

• स्वीकार्य: यह प्रस्ताव IFB की ज़रूरतों को पूरा करता है। 
• अस्वीकार्य: कोई भी प्रस्ताव जो IFB की ज़रूरी ज़रूरतों और विशिष्टताओं के अनुरूप बदलाव करता है या उसके अनुरूप नहीं होता है, उसे गैर-उत्तरदायी माना जाएगा और उसे अस्वीकार्य के रूप में वर्गीकृत किया जाएगा। प्रोक्योरमेंट लीड को एक लिखित आधार तैयार करना चाहिए, ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि प्रोक्योरमेंट फ़ाइल के लिए बिना कीमत के तकनीकी ऑफ़र “स्वीकार्य” हैं। 

§ के अनुसार 2.2-4328.1 यदि किसी एजेंसी को IFB के जवाब में IT उत्पादों के लिए दो या अधिक सीलबंद बोलियां प्राप्त होती हैं जो नीचे दिए गए एक या अधिक मानदंडों को पूरा करती हैं, तो वह एजेंसी केवल उन बोलियों में से ही चयन कर सकती है:  

• प्रॉडक्ट एनर्जी स्टार से प्रमाणित हैं 
• प्रॉडक्ट्स FEMP द्वारा निर्धारित दक्षता आवश्यकताओं को पूरा करना 
• प्रॉडक्ट्स FEMP की लो स्टैंडबाय पावर प्रॉडक्ट सूची में दिखाई दें 
• उत्पाद वाटर-सेंस सर्टिफाइड हैं  

एजेंसियों को यह शामिल करना चाहिए कि बोली लगाने वालों के उत्पाद § में स्थापित ऊर्जा- और जल-दक्षता से जुड़ी ज़रूरतों को पूरा करते हैं या नहीं 2.2-4328.1 IFB में, और IFB पर बोली लगाने वालों की प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन करने के मापदंड के तौर पर। 

मूल्यांकन पूरा होने के बाद, अगर उचित मूल्य पर प्रतिस्पर्धा सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त स्वीकार्य तकनीकी ऑफ़र हों, तो एजेंसी सीधे दूसरे चरण के लिए आगे बढ़ सकती है। जब कोई तकनीकी प्रस्ताव अस्वीकार्य पाया जाता है (या तो शुरू में या स्पष्टीकरण के बाद), एजेंसी तुरंत बोलीदाता को निर्धारण के आधार के बारे में सूचित करेगी और प्रस्ताव में संशोधन पर विचार नहीं किया जाएगा। लिखित अनुरोध करने पर, एजेंसी असफल बोलीदाताओं को जानकारी दे सकती है। केवल वे उत्तरदायी बोलीदाता जिनके तकनीकी प्रस्तावों के स्वीकार्य होने का निर्धारण किया गया था, उन्हें बोली मूल्य सबमिट करने के लिए आमंत्रित किया जाएगा। 

स्थानीय क्षेत्रों में यह निर्धारित करना शामिल हो सकता है कि क्या बोली लगाने वाले के पास नैतिक और व्यावसायिक ईमानदारी और विश्वसनीयता है, जो बोलीदाताओं की ज़िम्मेदारी निर्धारित करने के लिए अच्छा प्रदर्शन सुनिश्चित करेगा 

ज़्यादा जानकारी या स्पष्टीकरण के लिए अनुरोध: अतिरिक्त जानकारी के लिए अनुरोध शुरू करने में, एजेंसी बोली लगाने वालों के लिए सभी अतिरिक्त जानकारी सबमिट करने और अपने ऑफ़र में ऐसी अतिरिक्त जानकारी शामिल करने के लिए उचित समय तय करेगी। ऐसा समय एजेंसी के विवेक पर बढ़ाया जा सकता है। अगर एजेंसी द्वारा पोस्ट किए गए समय के भीतर किसी प्रस्ताव के हिस्से के रूप में शामिल की गई अतिरिक्त जानकारी यह स्थापित करती है कि प्रस्ताव स्वीकार्य है, तो इसे श्रेणीबद्ध किया जाएगा। नहीं तो, इसे अस्वीकार्य श्रेणी में रखा जाएगा। 

बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र के बारे में चर्चा: एजेंसी और किसी भी बोलीदाता के बीच, जो स्वीकार्य या संभावित रूप से स्वीकार्य बिना कीमत के तकनीकी ऑफ़र सबमिट करता है, के बीच विचार-विमर्श किया जा सकता है। एजेंसी एक बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र से प्राप्त किसी भी जानकारी को किसी अन्य बोलीदाता को नहीं बताएगी। 

अगर सिर्फ़ एक स्वीकार्य ऑफ़र मिलता है: अगर दो-चरणीय IFB के जवाब में केवल एक ही रेस्पॉन्सिव बोली मिलती है, तो एजेंसी को यह पता चलता है कि सबमिट किया गया मूल्य उचित और उचित है और अन्य संभावित बोलीदाताओं के पास जवाब देने का उचित अवसर है, या फिर से अनुरोध करने के लिए पर्याप्त समय नहीं है, तो एकल बोलीदाता को पुरस्कार दिया जा सकता है। नहीं तो बोली अस्वीकार की जा सकती है, ख़रीदारी रद्द की जा सकती है और नया अनुरोध जारी किया जा सकता है। 

स्वीकार्य तकनीकी ऑफ़र न होने की वजह से दो-चरणीय सील्ड बोली-प्रक्रिया रद्द की जा रही है: अगर, एजेंसी की राय में, ऑफ़र में बदलाव या बदलाव किए बिना प्रभावी मूल्य प्रतिस्पर्धा सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त स्वीकार्य बिना कीमत वाले तकनीकी ऑफ़र नहीं हैं, तो एजेंसी IFB में संशोधन जारी कर सकती है या अनुरोध को रद्द कर सकती है। अगर दो-चरणीय सीलबंद बोली को बंद करना ज़रूरी है, तो एजेंसी प्रोक्योरमेंट फ़ाइल में तथ्यों और परिस्थितियों का विवरण शामिल करेगी। प्रत्येक बोलीदाता को लिखित रूप में सूचित किया जाएगा।