24.14 प्रस्तावों का मूल्यांकन और स्कोरिंग
24.14.8 संपूर्ण समाधान लागत का विश्लेषण (प्रारंभिक बातचीत के बाद)
बातचीत पूरी होने के बाद संपूर्ण समाधान लागत विश्लेषण का इस्तेमाल किया जा सकता है। लागत/मूल्य अनुपात यह निर्धारित करता है कि कौन सा सप्लायर सबसे अच्छा मूल्य समाधान दे रहा है। याद रखें, हालांकि मूल्य/लागत अनुपात मानदंड मूल्यांकन का मानदंड हो सकता है, यह तब तक लागू नहीं होता है जब तक बातचीत पूरी नहीं हो जाती।
यह ज़रूरी है कि मूल्यांकन टीम किसी तकनीक-आधारित बिज़नेस समाधान की पूरी लागत को समझे। संपूर्ण समाधान लागत विश्लेषण प्रोजेक्ट के बिज़नेस प्लान में फिट बैठता है और इसके लक्ष्यों और बजट का मिलान करने के लिए सबसे अच्छे समाधान की पहचान करता है; उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा को बेहतर बनाने या सेवाओं का विस्तार करने के लिए क्षमताएं जोड़ना।
इरादा किसी ऐसे अंतिम आंकड़े पर पहुँचने का है, जो ख़रीदारी की प्रभावी लागत को दर्शाएगा। उदाहरण के लिए, किसी पीसी की लाइफ़टाइम लागत उसके अधिग्रहण की लागत के पाँच गुना से ज़्यादा हो सकती है। मूल्यांकन करने वालों को पूरी तरह से लागत पर विचार करना चाहिए—सिर्फ़ पीसी प्राप्त करना ही नहीं, बल्कि हार्डवेयर, सॉफ़्टवेयर, प्रशिक्षण, रखरखाव या अन्य सेवाओं के खर्चों सहित इसके जीवनकाल में इसका संचालन, समर्थन और रखरखाव करना चाहिए। टोटल कॉस्ट सॉल्यूशन एनालिसिस, हर सप्लायर के प्रस्ताव का बड़ा लागत विश्लेषण होता है। इसमें लागत वाले तत्व जैसे स्टार्ट-अप, करंट से ट्रांज़िशन, रोलआउट, ट्रेनिंग, हेल्प लाइन सपोर्ट, संचालन, रखरखाव और मरम्मत, हार्डवेयर अपग्रेड से संबंधित आउटसोर्सिंग या परामर्श और " एग्जिट " लागत, या, इस सिस्टम या समाधान को इसके उपयोगी जीवन के अंत में बदलने की लागत जैसे लागत शामिल हैं, लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है। विश्लेषण में लीज़ बनाम ख़रीदारी, अनुबंध के विभिन्न नियमों और शर्तों द्वारा लगाए गए लाभ, लागत और जोखिम भी शामिल हो सकते हैं, जिन्हें प्रारंभिक वार्ताओं के दौरान पहचाना गया था।
SPOC की ज़िम्मेदारी है कि मूल्यांकन टीम को डेटा इकट्ठा करने के लिए ज़रूरी अंदरूनी संसाधन दिए जाएं, जिसमें समाधान की कुल लागत भी शामिल है, जो डेटा पर आधारित निर्णय लेने के लिए ज़रूरी है। इसमें एसएमई (ओं) के साथ-साथ फ़ाइनेंस कर्मियों की भी काफ़ी भागीदारी शामिल हो सकती है। SPOC प्रत्येक प्रस्ताव का मूल्य/लागत अनुपात निर्धारित करने और प्रत्येक समाधान से जुड़े किसी भी असाधारण जोखिम या सहायक अमूर्त लागतों को एक्सेस करने के लिए भी ज़िम्मेदार है, जैसे कि समाधान के जीवन पर आपूर्तिकर्ता की व्यवहार्यता, सिस्टम दस्तावेज़ों की गुणवत्ता और परिचालन लागत पर इसका प्रभाव, आदि (यानी, एजेंसी या कॉमनवेल्थ के लिए कुल लागत)। एसएमई और एजेंसी कर्मियों को, जहाँ ज़रूरत हो, समाधान की कुल लागत के विश्लेषण के बारे में इनपुट देना चाहिए। एजेंसी के संसाधनों और एसएमई के साथ काम करने वाला SPOC, लागत लाभ विश्लेषण का दस्तावेजीकरण करेगा, जो स्पष्ट रूप से प्रत्येक छोटी सूची समाधान के कुल मूल्य/लागत अनुपात को दर्शाता है। इस डेटा के बिना टीम प्रस्तावित समाधानों का सही मूल्य/लागत अनुपात निर्धारित नहीं कर सकती है।
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