24.3 RFP से पहले की गतिविधियाँ
24.3। 3 RFP टाइम टेबल तैयार करें
RFP टाइम टेबल, प्रोजेक्ट के सोर्सिंग फ़ेज़ को पूरा करने के लिए प्रोजेक्ट प्लान है। यह टाइमलाइन अक्सर किसी बड़े प्रोजेक्ट इनिशिएटिव का सबसेट होती है। SPOC प्रोजेक्ट के SME के साथ काम करेगा, ताकि PPT के लिए डिलीवरी करने योग्य तारीखें औपचारिक रूप से तय की जा सकें। यह समय और इसके लिए ज़रूरी संसाधनों की उपलब्धता को ध्यान में रखेगा:
- RFP पैकेज और मूल्यांकन मैट्रिक्स को विकसित करें, उसकी समीक्षा करें और उसे अंतिम रूप दें
- RFP जारी करें
- जवाबों का मूल्यांकन करें
- प्रॉडक्ट की जांच करें और/या साइट विज़िट करें
- बातचीत करें
- यदि लागू हो तो ECOS मूल्यांकन करवाएं
- यदि लागू हो तो अटॉर्नी जनरल (OAG) के कार्यालय से अंतिम अनुबंध का अनुमोदन प्राप्त करें
- यदि लागू हो तो पुरस्कार देने के लिए अंतिम CIO अनुमोदन की समीक्षा करें और प्राप्त करें
एसएमई और टीम के दूसरे संसाधन, सोर्सिंग प्रोसेस टाइमलाइन में इनपुट देंगे, जो बिज़नेस के मालिक की अपेक्षाओं को पूरा करता है। यह टाइम टेबल पीपीटी को अंदरूनी वितरण के लिए उपलब्ध प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट की पूरी टाइमलाइन के रूप में काम करती है। इस टाइम टेबल को दर्शाने के लिए प्रोजेक्ट के समग्र दस्तावेज़ों को अपडेट किया जाना चाहिए। बिज़नेस के मालिक, एसएमई, SPOC और दूसरे संसाधनों की उपलब्धता की पुष्टि की जानी चाहिए और उन्हें सही तरीके से शेड्यूल किया जाना चाहिए। टीम के सभी सदस्यों की पहचान करके और आगे बढ़ने से पहले उनकी भूमिकाओं और ज़िम्मेदारियों का दस्तावेजीकरण करके संसाधन जोखिम कारक को मैनेज करना ज़रूरी है। परिशिष्ट एफ, VITA एससीएम आरएफपी टाइमलाइन टेम्पलेट (उदाहरण के रूप में प्रदान किया गया) देखें।
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