अध्याय 24 - प्रस्तावों के लिए अनुरोध और प्रतिस्पर्धात्मक वार्ताएँ

24.5। 0 RFP तैयार किया जा रहा है

RFP तैयार करते समय, परिशिष्ट B में समस्याओं और प्रश्नों को हल करें, RFP तैयार करने से पहले और उसके दौरान हल करने के लिए समस्याओं की जाँच करें और इन सर्वोत्तम अभ्यास अनुशंसाओं का पालन करें: 

•  RFP योजना और RFP दस्तावेज़ों की पूरी जानकारी होनी चाहिए। अस्पष्ट, परस्पर विरोधी और अपरिभाषित शब्दों से बचते हुए RFP को सरल, सीधी भाषा में लिखा जाना चाहिए। सभी परिवर्णी शब्द और दूसरे महत्वपूर्ण शब्दों को परिभाषित किया जाना चाहिए। 
• केवल VITA SCM: RFP तैयार करने और उसका मूल्यांकन करने के लिए टेक्नोलॉजी सोर्सिंग प्रोसेस (TSP) मॉडल का इस्तेमाल करें। 
• मानक और/या अधिकृत RFP टेम्पलेट का इस्तेमाल करें। इससे यह पक्का करने में मदद मिलती है कि प्रोजेक्ट की सभी ज़रूरतों की पहचान की जाए और उन्हें सप्लायर को साफ़ तौर पर बता दिया जाए। RFP टेम्पलेट में सामान्य समस्याओं की “लॉन्ड्री लिस्ट” शामिल होती है, जिन्हें उपयोगी विचार प्रक्रियाओं को ट्रिगर करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि किसी भी आवश्यकताओं की अनदेखी न की जाए, उनका समाधान किया जाना चाहिए। VITA VITA सोर्सिंग विशेषज्ञों द्वारा उपयोग के लिए एक आरएफपी टेम्पलेट विकसित किया है। इस टेम्पलेट के उपयोग पर ग्राहक एजेंसियों के लिए प्रशिक्षण VITA SCM से उपलब्ध है और इसे पहली बार उपयोग करने से पहले लिया जाना चाहिए। संपर्क करें scminfo@vita.virginia.gov RFP ट्रेनिंग के लिए। 
• किसी भी बाहरी पार्टी को मौजूदा स्थिति या बिज़नेस की ज़रूरतों, वांछित समाधान और भविष्य के रिश्ते के नियम और शर्तों को समझने के लिए ज़रूरी सभी जानकारी दें। 
• तकनीकी और फ़ंक्शनल ज़रूरतों को पूरा करने वाले सप्लायरों के लिए सवाल तैयार करने में ज़्यादा मेहनत करें। ये RFP का “मीट” हैं। 
• क्वालिटी आश्वासन, परफ़ॉर्मेंस मानकों और उपायों, सेवा स्तर से जुड़ी अपेक्षाओं आदि का पता लगाएँ। 
• पते को अपग्रेड करना, बेहतर बनाना, विस्तार, बदलाव, आपदा सुधार, बिज़नेस आश्वासन, प्रशिक्षण के साथ-साथ पर्यावरण, गोपनीयता और फ़ेडरल, राज्य और स्थानीय सुरक्षा और डेटा गोपनीयता मानक। 
• उचित आवश्यकताओं, प्रस्तावित IT अनुबंध टेम्पलेट को शामिल करें (अध्याय 25, IT अनुबंध निर्माण देखें।) (दूसरी एजेंसियां: नीचे बॉक्स टेक्स्ट देखें।) इससे सप्लायर पर प्रोजेक्ट की ज़रूरतों को पूरा करने और पूरी तरह से रेस्पॉन्सिव प्रस्ताव तैयार करने की समझ बढ़ जाती है। 
• अलग-अलग और मापने योग्य परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक्स और स्पष्ट प्रवर्तन प्रावधान शामिल करें, जिसमें RFP के साथ तैयार किए गए ड्राफ़्ट कॉन्ट्रैक्ट में दंड या प्रोत्साहन शामिल हैं।  

VITA ने IT अनुबंध की शर्तों और नियमों को विकसित और अनुमोदित किया है, जो विशिष्ट प्रकार के IT अधिग्रहण के लिए अनुकूलित हैं: सेवाएं, सॉफ्टवेयर, समाधान, हार्डवेयर, हार्डवेयर रखरखाव, क्लाउड और ईयूएलए लाइसेंस परिशिष्ट। एजेंसियों को VITA स्टाफ द्वारा विकसित अनुबंध टेम्पलेट्स का उपयोग करने के लिए दृढ़तापूर्वक प्रोत्साहित किया जाता है, विशेष रूप से उच्च जोखिम वाले अनुबंधों के लिए आरएफपी के मामले में। यदि कोई एजेंसी अपने स्वयं के टेम्पलेट्स का उपयोग करने का चुनाव करती है, तो एजेंसी को यह सुनिश्चित करना होगा कि प्रमुख IT खरीद, उच्च जोखिम IT खरीद और प्रत्यायोजित खरीद के लिए न्यूनतम आवश्यकताएं आरएफपी में शामिल की गई हैं। इसे SCM की वेबसाइट पर फ़ॉर्म सेक्शन के तहत इस जगह पर पाया जा सकता है: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/। एजेंसी प्रोक्योरमेंट प्रोफ़ेशनल को प्रशिक्षित किया जाना चाहिए कि हमारे टेम्प्लेट को पहली बार इस्तेमाल करने से पहले उन्हें ठीक से कैसे बदला जाए। प्रशिक्षण प्राप्त करने और हमारे IT निवेदन और अनुबंध टेम्पलेट्स तक पहुंच के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कृपया VITA SCM से संपर्क करें: scminfo@vita.virginia.gov।   ज़रूरी सुरक्षा और क्लाउड से जुड़े नियम और शर्तों के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए अध्याय 28 देखें। 

एक बार आवश्यकताएं पूरी हो जाने पर, एजेंसी की सामान्य अनुबंध शर्तों के अतिरिक्त, उपयुक्त IT शर्तें भी शामिल की जानी चाहिए, साथ ही परियोजना से जुड़े किसी भी असाधारण जोखिम को कवर करने के लिए कोई विशेष शर्तें भी शामिल की जानी चाहिए। VITA सोर्सिंग विशेषज्ञ खरीद के प्रकार से मेल खाने वाले स्वीकृत टेम्पलेट या मास्टर परिभाषाओं और शर्तों का उपयोग करेंगे, जबकि एजेंसियों को IT खरीद से संबंधित सभी आवश्यक प्रावधान शामिल करने चाहिए जैसे सेवाओं, हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर से संबंधित आवश्यक शर्तें जिनमें शामिल हो सकते हैं: बौद्धिक संपदा का स्वामित्व, सॉफ्टवेयर का तीसरे पक्ष द्वारा अधिग्रहण, सॉफ्टवेयर उन्नयन, सॉफ्टवेयर निपटान, स्रोत कोड, सॉफ्टवेयर लाइसेंस की अवधि, विशेष वारंटी, आदि। जिन एजेंसियों को अपनी स्वयं की IT खरीद करने के लिए प्रत्यायोजित प्राधिकार प्राप्त हुआ है, वे निम्नलिखित पते पर एससीएम से संपर्क करके जटिल समाधान, एप्लिकेशन सेवा प्रदाता और/या सॉफ्टवेयर एज़ ए सर्विस प्रकार की IT खरीद के लिए सहायता का अनुरोध कर सकते हैं: scminfo@vita.virginia.gov।  

यदि कोई एजेंसी किसी खरीद के लिए आरएफपी प्रकाशित करने की योजना बना रही है, जिसके परिणामस्वरूप वर्जीनिया संहिता के § 2.2-4303.01 द्वारा परिभाषित “उच्च जोखिम अनुबंध” होने की उम्मीद है, तो VITA और OAG प्रकाशन से पहले आरएफपी की समीक्षा करनी चाहिए। इस तरह की समीक्षाएं 30 काम के दिनों में की जाएंगी और इसमें यह मूल्यांकन शामिल होगा कि RFP राज्य के लागू कानून का किस हद तक अनुपालन करती है, साथ ही RFP के नियमों और शर्तों की उपयुक्तता का मूल्यांकन भी शामिल है। 

एजेंसियों को VITA के आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन (SCM) से संपर्क करना चाहिए: scminfo@vita.virginia.gov हाई रिस्क सॉलिसिटेशन जारी करने से पहले प्रोक्योरमेंट प्लानिंग के चरण के दौरान। SCM एजेंसी को RFP तैयार करने और उसका मूल्यांकन करने और प्रदर्शन के ज़रूरी उपायों और प्रवर्तन प्रावधानों की पहचान करने और उन्हें तैयार करने में सहायता प्रदान करेगा।  

ऐसा प्रोजेक्ट जो किसी बड़ी संघीय पहल का हिस्सा हो या जिसे फ़ेडरल मनी से फ़ंड किया गया हो, उसके लिए कुछ खास शर्तों को शामिल करना पड़ सकता है, जिन्हें फ़ंडिंग प्रायोजक या फ़ेडरल क़ानून से हटा दिया जाना चाहिए। हेल्थ रिकॉर्ड से संबंधित प्रोजेक्ट के लिए हाइटेक और HIPAA एक्ट के उदाहरण हैं। बेशक, इस तरह का प्रोजेक्ट या किसी भी कॉमनवेल्थ एजेंसी के डेटा से संबंधित प्रोजेक्ट, जो निजी स्वास्थ्य, गोपनीय या संवेदनशील नागरिकों की जानकारी को प्रोसेस करता है; यानी, स्वास्थ्य विभाग, मोटर वाहन विभाग या सामाजिक सेवा विभाग की विशेष सुरक्षा या डेटा सुरक्षा ज़रूरतें भी हो सकती हैं। खरीद अधिकारियों को ऐसे विशेष नियमों और शर्तों की आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए उपलब्ध आंतरिक स्रोतों, OAG और VITA से पूछना चाहिए तथा उन पर शोध करना चाहिए। 

बेमानी, अस्पष्ट और परस्पर विरोधी शब्दों को हटाने के लिए अनुरोध की गुणवत्ता की समीक्षा करना ज़रूरी है।