परिशिष्ट C: RFP प्रोसेस चेकलिस्ट
|
चरण # |
प्रोसेस करें |
|
1। ग्राहक की ज़रूरतों के बारे में जानने के लिए उनसे मिलें। DOE सफलता कैसी दिखती है? ET पर कौन होगा? टाइमलाइन की प्रारंभिक चर्चा। |
√ |
|
2। ऐसे प्रॉडक्ट/सेवाएं/समाधानों के बारे में जागरूकता हासिल करने के लिए मार्केट विश्लेषण करें, जो बिज़नेस के लिए उपयुक्त हो सकते हैं या टेक्नोलॉजी की ज़रूरत। मेक बनाम बाय एनालिसिस करें। RFP निवेश लागत सहित प्रोजेक्ट निवेश लागतों का अनुमान लगाएं। |
√ |
|
3. यह निर्धारित करने के लिए कि क्या व्यवसाय या प्रौद्योगिकी की ज़रूरतें राज्यव्यापी अनुबंधों से खरीदारी के माध्यम से पूरी की जा सकती हैं, VITA राज्यव्यापी अनुबंधों का विश्लेषण करें। राज्यव्यापी कॉन्ट्रैक्ट में आमतौर पर एजेंसी-खास कॉन्ट्रैक्ट की तुलना में कम कीमत मिलती है। अगर कोई राज्यव्यापी कॉन्ट्रैक्ट उपलब्ध नहीं है, तो चरण 3 के साथ जारी रखें। |
√ |
|
4। व्यवसाय स्वामी द्वारा निर्धारित किसी भी परियोजना के समर्थन में एक कार्यकारी संचालन समिति बनाई जा सकती है; हालांकि, प्रमुख IT परियोजनाओं और बड़े उद्यम खरीद के लिए, एक कार्यकारी संचालन समिति की आवश्यकता होगी। कार्यकारी संचालन समिति में आमतौर पर बिज़नेस के मालिक और एग्जीक्यूटिव शामिल होते हैं। कार्यकारी संचालन समिति सलाहकार की भूमिका निभाएगी और बिज़नेस की ज़रूरतों और ज़रूरतों को पूरा करने में मदद कर सकती है। कार्यकारी संचालन समिति मूल्यांकन प्रक्रिया में शामिल नहीं होगी। |
√ |
|
5। यह तय करें कि क्या प्रोजेक्ट समाधान-आधारित RFP के लिए उपयुक्त है या नहीं। अगर यह निर्धारण “हाँ” है, तो RFP में ऐसी भाषा शामिल होनी चाहिए जो यह बताती हो कि “यह सबसे अच्छा मूल्य वाला, समाधान-आधारित RFP है।” |
√ |
|
6। दस्तावेजीकरण के लिए एक प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट/मूल्यांकन टीम सारांश बनाएं: सदस्यों की भूमिकाएं और जिम्मेदारियां, लीड होस्ट, संपर्क और समन्वयक के रूप में SPOC की भूमिका के बारे में स्पष्ट रहें, और हितों के टकराव के हस्ताक्षरित बयान प्राप्त करें। |
√ |
|
7। यह निर्धारित करें कि क्या DSBSD द्वारा प्रमाणित छोटे व्यवसायों के लिए ख़रीदारी को अलग रखा जाना उचित है और उनकी भागीदारी को प्रोत्साहित करने के लिए बाधाएं और सीमाएँ हटा दी गई हैं। |
√ |
|
8। RFP के उद्देश्य के बारे में एक स्पष्ट और सहमत बयान तैयार करें। इसे व्यवसाय स्वामी द्वारा VITA ITIB परियोजना प्रबंधन (अर्थात्, प्रोसाइट) के साथ कार्य करते समय पहले से विकसित किसी भी परियोजना नियोजन चार्टर/मिशन वक्तव्य के अनुरूप होना चाहिए। RFP की एक उच्च-स्तरीय रूपरेखा तैयार करें और प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट/मूल्यांकन टीम से इसकी समीक्षा करवाएं। |
√ |
|
9। RFP के लिए शेड्यूल तैयार करें। अपेंडिक्स जी देखें |
√ |
|
10। ज़रूरत के बारे में बताते हुए अध्याय 8 के दिशा-निर्देशों के अनुसार समाधान की ज़रूरतें या ज़रूरी स्पेसिफ़िकेशन तैयार करें। |
√ |
|
11। इस अध्याय में दिए गए दिशानिर्देशों का उपयोग करके, टीम को समझने में मदद करने के लिए दिए गए प्रत्येक मानदंड के लिए स्पष्ट, संक्षिप्त परिभाषाएं सहित मूल्यांकन मानदंड निर्धारित करें। 100,000 डॉलर से ज़्यादा के सभी कॉन्ट्रैक्ट के लिए सप्लायर प्रोक्योरमेंट और सब-कॉन्ट्रैक्टिंग प्लान की ज़रूरत होगी। भार मापदंड तय करें। |
√ |
|
12। मूल्यांकन स्कोरिंग प्लान तैयार करें, जिसमें बताया जाए कि मूल्यांकन टीम के साथ प्रस्तावों का मूल्यांकन कैसे किया जाएगा। |
√ |
|
13। सप्लायर परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक्स और/या भुगतान सेट करने के लिए प्रमुख प्रोजेक्ट माइलस्टोन और डिलिवरेबल्स को पहचानें। |
√ |
|
14। किसी भी तकनीकी, कार्यात्मक, सुरक्षा, गोपनीयता, डेटा सुरक्षा, लागत या शेड्यूल से जुड़े जोखिमों को पहचानें, जिन्हें RFP में ज़रूरतों, विशिष्टताओं और मील के पत्थर विकसित करने के परिणामस्वरूप संबोधित करने और उनका समाधान करने की ज़रूरत है या नहीं या यह निर्धारित करें कि क्या आपूर्तिकर्ताओं को लागत सहित उनके समाधान से जुड़े किसी भी जोखिम की पहचान करनी चाहिए या नहीं। सभी प्रोक्योरमेंट हितधारकों को RFP की कमियों को कम करने के लिए सहयोग करना चाहिए और बातचीत करनी चाहिए (यानी, प्रोक्योरमेंट, प्रोजेक्ट मैनेजर/बिज़नेस का मालिक, सूचना सुरक्षा अधिकारी, फ़ंक्शनल/तकनीकी एसएमई)। |
√ |
|
15 VITAके आरएफपी टेम्पलेट का उपयोग करते हुए, VITA सोर्सिंग स्टाफ इस अध्याय में निर्धारित दिशानिर्देशों के अनुसार आरएफपी दस्तावेज़ विकसित करेगा। अन्य एजेंसियों को अपने स्वयं के टेम्पलेट्स और "प्रमुख" प्रौद्योगिकी परियोजनाओं के लिए VITA न्यूनतम संविदात्मक आवश्यकताओं" मैट्रिक्स का उपयोग करना चाहिए, जो SCM की वेबसाइट पर फॉर्म अनुभाग के अंतर्गत इस स्थान पर उपलब्ध है: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ जब तक कि उन्हें VITA के RFP और अनुबंध टेम्पलेट्स पर VITAप्रशिक्षण प्राप्त नहीं हो जाता। VITA SCM अतिरिक्त SaaS या ASP नियम और शर्तें प्रदान कर सकता है। संपर्क करके VITA SCM से परामर्श और समीक्षा प्राप्त की जा सकती है scminfo@vita.virginia.gov। |
√ |
|
16। यह तय करें कि प्रपोज़ल से पहले का कॉन्फ़्रेंस आयोजित किया जाएगा या नहीं और सप्लायर की उपस्थिति वैकल्पिक होगी या अनिवार्य। RFP में प्री-प्रपोज़ल कॉन्फ़्रेंस के बारे में जानकारी शामिल करें। प्रस्ताव से पहले का कॉन्फ़्रेंस टेलीकांफ़्रेंस के ज़रिए आयोजित किया जा सकता है। |
√ |
|
17। प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट/मूल्यांकन टीम की मदद से RFP को फ़ाइनल करें। सभी ज़रूरी और खास ज़रूरतें शामिल हैं, यह पक्का करने के लिए कि इसमें RFP दस्तावेज़ की समीक्षा करें। प्रस्ताव सबमिट करने की नियत तारीख को स्थापित करें। |
√ |
|
18. यदि आवश्यक हो तो CIO अनुमोदन प्राप्त करें (मैनुअल अध्याय 1, VITAके उद्देश्य और दायरे का संदर्भ लें।) |
√ |
|
19। RFP जारी करें। eVa में कम से कम 10 दिनों के लिए RFP पोस्ट करें। जिस क्षेत्र में कॉन्ट्रैक्ट किया जाएगा, वहां सामान्य सर्कुलेशन वाले अख़बार में RFP का नोटिस पोस्ट करना वैकल्पिक है। ज़्यादा जटिल ख़रीददारी के लिए लंबी प्रतिक्रिया अवधि पर विचार करें, ताकि सोच-समझकर, संपूर्ण प्रतिक्रियाएँ सुनिश्चित की जा सकें। |
√ |
|
20। सप्लायर के सवालों के जवाब दें। सप्लायर के सवालों का जवाब देने के लिए प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों की पर्याप्त भागीदारी के साथ तैयार वैकल्पिक प्री-प्रपोज़ल कॉन्फ़्रेंस या टेलीकांफ़्रेंस आयोजित करें। सामग्री के जवाब ईवीए में पोस्ट करें। |
√ |
|
21। ज़रूरत पड़ने पर RFP में संशोधन करें। ईवीए में संशोधन पोस्ट करें। |
√ |
|
22। प्रस्ताव मिलते हैं। |
√ |
|
23। RFP में दिए गए मूल्यांकन और भार मानदंडों का उपयोग करके प्रस्तावों का मूल्यांकन करें। |
√ |
|
24। शुरुआती स्कोरिंग और एलिमिनेशन सेशन आयोजित करें। |
√ |
|
25। किसी भी सप्लायर को ऑनसाइट पर प्रदर्शन, प्रेजेंटेशन या स्पष्टीकरण सेशन आयोजित करें। |
√ |
|
26। मूल्यांकन के आधार पर, ऐसे दो या दो से ज़्यादा सप्लायर चुनें, जिन्हें पूरी तरह से योग्य माना जाता है और जो सबसे उपयुक्त माने जाते हैं। |
√ |
|
27। बातचीत करें और कॉन्ट्रैक्ट (ओं) को अंतिम रूप दें। |
√ |
|
28. कोई भी आवश्यक समीक्षा/अनुमोदन प्राप्त करें (CIO, OAG, अन्य) |
√ |
|
29। अवार्ड कॉन्ट्रैक्ट (ओं)। |
√ |
|
30। प्रोक्योरमेंट की पूरी फ़ाइल तैयार करें। |
√ |
|
31। ईवीए में कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड की सूचना पोस्ट करें। |
√ |
|
32। नोटिस ऑफ़ इंटेंट के मामले में, प्रोक्योरमेंट फ़ाइल मिलने के बाद 10 दिनों तक निरीक्षण के लिए खुली रहती है। |
√ |
|
33. Facilitate eVA catalogue. |
√ |
कीवर्ड या सामान्य शब्द के आधार पर मैनुअल में खोजें।