अध्याय 25 - आईटी अनुबंध निर्माण

25.7। 2 प्रमुख और डेलिगेटेड एजेंसी से ख़रीददारी के लिए आवश्यकताएँ

अनुबंध (या निवेदन) जारी करने के लिए अनुमोदन की इच्छा रखने वाली एजेंसियों को परिशिष्ट ए में दिए गए "प्रमुख" प्रौद्योगिकी परियोजनाओं और प्रत्यायोजित CIO खरीद के लिए न्यूनतम IT VITA संविदात्मक आवश्यकताएं" शीर्षक वाली स्प्रेडशीट में दिखाए गए न्यूनतम तत्वों को शामिल करना होगा, इसके लिए उपयुक्त VITA एससीएम वेबपेज के लिंक का अनुसरण करना होगा।

यह मैनुअल § 2.2-2012 " A में दिए गए निर्देशों के अनुसार है CIO प्रत्येक प्रकार की सूचना प्रौद्योगिकी की खरीद के लिए नीतियां, मानक और दिशानिर्देश विकसित करेगा" इसलिए, वर्जीनिया सामान्य सेवा विभाग, क्रय एवं आपूर्ति प्रभाग के विक्रेता मैनुअल (डीओई) के प्रावधान DOE अनुबंधों IT पर लागू नहीं । जब VITA प्रौद्योगिकी खरीद के लिए किसी एजेंसी को प्राधिकार सौंप दिया है, तो इस मैनुअल के साथ टकराव वाली कोई भी भाषा को एजेंसी के अनुबंध दस्तावेज़(दस्तावेजों) से हटा दिया जाना चाहिए।

वर्जीनिया संहिता की धारा 2.2-4303.01 में परिभाषित अनुसार, "उच्च जोखिम" वाली खरीद करने वाली एजेंसियों को, नियमों और शर्तों की समीक्षा के लिए VITA और एजेंसी के अटॉर्नी जनरल (OAG) प्रतिनिधि के कार्यालय को निवेदन और परिणामी अनुबंध दोनों प्रस्तुत करना होगा। समीक्षाएं 30 व्यावसायिक दिनों में की जाएंगी और इसमें यह मूल्यांकन शामिल होगा कि कॉन्ट्रैक्ट किस हद तक लागू राज्य कानून का अनुपालन करता है, साथ ही कॉन्ट्रैक्ट के नियमों और शर्तों की उपयुक्तता का मूल्यांकन भी शामिल होगा। इस समीक्षा से यह पक्का किया जाएगा कि कॉन्ट्रैक्ट के परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक पूरे न होने की स्थिति में अलग-अलग और मापने योग्य परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक के साथ-साथ पेनल्टी और प्रोत्साहन भी शामिल किए जाएं।

एजेंसियों को उच्च जोखिम वाले अनुबंध देने से पहले अनुबंध नियोजन चरण के दौरान VITA के आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रभाग (SCM) से scminfo@vita.virginia.gov पर संपर्क करना आवश्यक है। SCM कॉन्ट्रैक्ट तैयार करने और उसका मूल्यांकन करने और ज़रूरी परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक्स और प्रवर्तन प्रावधानों को पहचानने और तैयार करने में एजेंसी की मदद करेगा।

VITA अनुशंसा करता है कि VITA या CIO को समीक्षा और अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किए गए सभी निवेदन और अनुबंध, या VITA या CIO अनुमोदन की आवश्यकता के बिना एजेंसी को सौंपे गए सभी निवेदनों और अनुबंधों में एजेंसी के लिए टर्नअराउंड समय में सुधार करने के लिए निम्नलिखित गुण शामिल किए जाएं:

• टाइपोग्राफ़िकल, स्पेलिंग और फ़ॉर्मेटिंग की त्रुटियों से मुक्त रहें।

• दोहराव और परस्पर विरोधी भाषा/शब्दों से मुक्त रहें।

• वर्जीनिया कोड के अनुसार ज़रूरी सभी अनिवार्य प्रावधान और फ़ेडरल फ़्लो-डाउन की सभी ज़रूरतों को शामिल करें।

• सभी दस्तावेज़ प्रदर्शनियों को शामिल करें, जिसमें पूरा कॉन्ट्रैक्ट शामिल है।

• यदि आवश्यक हो तो एजेंसी के OAG प्रतिनिधि द्वारा इसकी समीक्षा की जा चुकी होगी।

• Microsoft Word फ़ॉर्मेट में एजेंसी के उस समय के नामित PMD प्रतिनिधि को इलेक्ट्रॉनिक रूप से सबमिट करें।

• समीक्षा के लिए VITA को प्रस्तुत किए जाने वाले सभी निवेदनों और अनुबंधों में परिशिष्ट ए में मैट्रिक्स का एजेंसी द्वारा पूर्ण किया गया संस्करण शामिल होना चाहिए, जो VITA समीक्षा को सुविधाजनक बनाने के लिए अनुबंध से अलग एक दस्तावेज के रूप में होना चाहिए।

इसके अतिरिक्त, अनुमोदन की CIO आवश्यकता वाले सभी अंतिम अनुबंधों को को प्रस्तुत OAG करने से पहले एजेंसी के प्रतिनिधि द्वारा समीक्षा से गुजरना VITA होगा। एजेंसियां: scminfo@vita.virginia.gov पर ईमेल करके तकनीकी कॉन्ट्रैक्ट बनाने में सहायता प्राप्त कर सकती हैं।