अध्याय 25 - आईटी अनुबंध निर्माण

25.7। 3 सप्लायर के प्रदर्शन को बढ़ावा देने के लिए आवश्यकताएँ

वर्जीनिया संहिता की धारा 2.2-2012(ई) में कहा गया है: "यदि VITA, या VITA द्वारा अधिकृत कोई कार्यकारी शाखा एजेंसी, किसी भी प्रकार के कंबल खरीद व्यवस्था के अनुसार व्यक्तिगत कंप्यूटर और संबंधित परिधीय उपकरण खरीदने का चुनाव करती है, जिसके तहत सार्वजनिक निकाय, जैसा कि § 2.2-4301 में परिभाषित किया गया है, प्रतिस्पर्धी खरीद के बाद किसी भी विक्रेता से ऐसे सामान खरीद सकते हैं, लेकिन उपयोग करने वाली एजेंसी या संस्था द्वारा या उसके लिए व्यक्तिगत खरीद के संचालन के बिना, यह उपकरणों के चयन के लिए प्रदर्शन-आधारित विनिर्देश स्थापित करेगा।"

सभी IT अनुबंधों को आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन में उत्कृष्टता को बढ़ावा देना चाहिए। कॉन्ट्रैक्ट के हिस्से के तौर पर सप्लायर के परफ़ॉर्मेंस को मापने से, एजेंसी के सप्लायर के प्रदर्शन को मैनेज करने से कॉमनवेल्थ और टैक्सपेयर्स को ज़्यादा फ़ायदा मिलेगा। आपूर्तिकर्ता अनुबंध निष्पादन में उत्कृष्टता पर जोर देने के लिए, VITA अनुशंसा करता है कि सभी IT अनुबंधों में निम्नलिखित शामिल हों:

• एजेंसी और प्रोजेक्ट के प्रदर्शन से जुड़ी अपेक्षाएं और उद्देश्य।

• कॉन्ट्रैक्ट की अवधि के दौरान आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन पर चल रहे परफ़ॉर्मेंस डेटा को व्यवस्थित रूप से इकट्ठा करने और उसका उपयोग करने की प्रक्रियाएँ।

• निर्धारित समय सीमा के साथ समस्या समाधान और/या बढ़ने की प्रक्रिया।

• सप्लायर की परफ़ॉर्मेंस से जुड़े बिल्ट-इन प्रोत्साहन/उपाय।

• परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी खास और मापने योग्य मेट्रिक

• कॉन्ट्रैक्ट परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक या अनुबंध संबंधी दूसरे प्रावधान पूरे न होने की स्थिति में इस्तेमाल किए जाने वाले स्पष्ट प्रवर्तन प्रावधान, जिनमें दंड और प्रोत्साहन शामिल हैं।

कॉन्ट्रैक्ट वार्ताओं के दौरान, सप्लायर के प्रदर्शन और मूल्य को सुनिश्चित करते हुए दोनों पक्षों पर प्रशासनिक बोझ कम करने के लिए पार्टनरिंग प्रोग्राम और मापने योग्य लक्ष्य स्थापित करने के लिए सप्लायर के साथ काम करें। कॉन्ट्रैक्ट में बातचीत किए गए लक्ष्यों को शामिल करें। हमेशा सप्लायर के परफ़ॉर्मेंस से एजेंसी को संतुष्टि दिलाएं और कॉन्ट्रैक्ट की अवधि के दौरान किया जा रहा माप लें।

परफ़ॉर्मेंस डेटा के प्रकार का निर्धारण प्रोक्योरमेंट के प्रकार के आधार पर किया जाएगा। उदाहरण के लिए, रखरखाव में सहायता के लिए किसी कॉन्ट्रैक्ट के लिए सेवा स्तर के अनुबंध की आवश्यकता होगी, जिसमें आपूर्तिकर्ता की सेवा प्रदर्शन पर मासिक रिपोर्टिंग होगी, ताकि भुगतान के साथ एक प्रतिशत छूट के माध्यम से उपचार किया जा सके। समाधान और कार्यान्वयन द्वारा संचालित खरीद में अनुक्रमिक माइलस्टोन या डिलीवर करने योग्य सबमिशन और समय पर डिलीवरी और/या स्वीकार्यता मानदंडों के लिए गियर उपचार शामिल होने चाहिए। मूल्य वर्धित पुनर्विक्रेता (वीएआर) के साथ अनुबंध के लिए या ऑफ द शेल्फ IT कमोडिटी खरीद के लिए, उपलब्धता और वितरण प्रदर्शन चालक हो सकते हैं। ज़्यादा गहराई से चर्चा करने और महत्वपूर्ण मार्गदर्शन के लिए, कृपया इस मैनुअल, परफ़ॉर्मेंस आधारित कॉन्ट्रैक्टिंग और सेवा स्तर अनुबंध का अध्याय 21 देखें।

अगर एजेंसी की ख़रीदारी एक " उच्च जोखिम वाला कॉन्ट्रैक्ट " है, जैसा कि § 2.2-4303.01 में परिभाषित किया गया है, तो अनुरोध और परिणामस्वरूप मिलने वाले कॉन्ट्रैक्ट में विशिष्ट और मापने योग्य सप्लायर परफ़ॉर्मेंस मेट्रिक्स और साफ़ प्रवर्तन प्रावधान शामिल होने चाहिए, जिसमें अनुबंध प्रदर्शन के उपायों को पूरा नहीं करने की स्थिति में मुकदमा चलाया जाएगा, जिसमें स्पष्ट रूप से उल्लिखित दंड और प्रोत्साहन शामिल हैं। आपके प्रोजेक्ट के लिए निम्नलिखित भाषा को कस्टमाइज़ किया जाना चाहिए और हाई-रिस्क कॉन्ट्रैक्ट के लिए सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट दस्तावेज़ों में शामिल किया जाना चाहिए:

" (आपकी एजेंसी का नाम) ने इस कॉन्ट्रैक्ट के तहत सप्लायर के प्रदर्शन से संबंधित आपूर्तिकर्ता के मुख्य परफ़ॉर्मेंस संकेतक (" KPI ") का एक सेट विकसित किया है और जिन्हें यहाँ संलग्न किया गया है और एक्ज़िबिट XX के संदर्भ में शामिल किया गया है। सप्लायर KPI के अनुसार इस कॉन्ट्रैक्ट के तहत बाध्य होने और अपने दायित्वों को निभाने के लिए सहमत है। KPI को पूरा करने में सप्लायर की विफलता के उपाय Exhibit XX में दिए गए हैं।

सप्लायर और (आपकी एजेंसी का नाम) इस कॉन्ट्रैक्ट की प्रभावी तारीख के 30 कैलेंडर दिनों के अंदर मिलने के लिए सहमत हैं, ताकि KPI परफ़ॉर्मेंस डेटा उपलब्ध कराने, इकट्ठा करने, मॉनिटर करने और रिपोर्ट करने के लिए प्रत्येक पार्टी की कार्यप्रणाली और नामित कार्मिक तैयार किए जा सकें और पारस्परिक रूप से सहमत प्रोत्साहन और उपचार के लिए पारस्परिक रूप से सहमत हों। सप्लायर इस कॉन्ट्रैक्ट की अवधि के दौरान हर छह (6) महीने में कम से कम हर छह () महीने में एक बार से कम KPI के ख़िलाफ़ उसके प्रदर्शन की रिपोर्ट (आपकी एजेंसी का नाम) को देने के लिए सहमत है। आपूर्तिकर्ता की रिपोर्ट में सहमत लक्ष्यों के मुकाबले उसके KPI प्रदर्शन की तुलना और, आपूर्तिकर्ता द्वारा किसी भी कमी की स्थिति में, उपचार के प्रस्तावित उपाय शामिल होने चाहिए। सप्लायर कॉन्ट्रैक्ट के लिए अपने KPI परफ़ॉर्मेंस की कुल रिपोर्ट करेगा और हर ऑर्डर या SOW के लिए, $1,000,000 से ज़्यादा की रिपोर्ट करेगा। सप्लायर के गैर-अनुपालन के किसी भी उदाहरण को सप्लायर की कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में रिकॉर्ड किया जाएगा और कॉन्ट्रैक्ट के हितधारकों के साथ शेयर किया जाएगा। सप्लायर इस बात से भी सहमत है कि सप्लायर के प्रदर्शन दायित्वों में किसी भी तरह की कमी या असफलता के परिणामस्वरूप कॉन्ट्रैक्ट को नवीनीकृत करने में विफलता हो सकती है, कॉन्ट्रैक्ट की सुविधा के लिए उसे समाप्त किया जा सकता है या कॉन्ट्रैक्ट के उल्लंघन के कारण उसे समाप्त किया जा सकता है। VITA कानून के तहत सभी अधिकार और उपचार उपलब्ध होंगे।"

KPI का उद्देश्य आपूर्तिकर्ताओं के लिए अलग-अलग, मात्रात्मक और मापने योग्य प्रदर्शन उपाय करके यह निर्धारित करने के लिए संदर्भ देना है कि प्रोक्योरमेंट सफल रहा या नहीं। नीचे दिए गए मेट्रिक उदाहरण दिए गए हैं और इन्हें एजेंसी के खास प्रोक्योरमेंट के प्रकार और लक्ष्यों के अनुसार कस्टमाइज़ किया जाना चाहिए:

" एक्ज़िबिट XX
मुख्य परफ़ॉर्मेंस संकेतक

(सामान/प्रॉडक्ट-प्रकार की ख़रीददारी के लिए)

• सभी ऑर्डर समय पर डिलीवर किए जाते हैं, जैसा कि ऑर्डर या एसओडब्ल्यू में बताया गया है।
• ऑर्डर या एसओडब्ल्यू पर सूचीबद्ध उत्पादों/वस्तुओं और VITA/अधिकृत उपयोगकर्ता को वितरित उत्पादों/वस्तुओं के बीच मात्रा, गुणवत्ता और स्थिति में 100% मिलान।
• एक कैलेंडर वर्ष में डिलीवर किए जाने वाले XX प्रतिशत (XX%) से अधिक सामान ख़राब नहीं माने जाते हैं या उन्हें स्वीकृति परीक्षण पास नहीं किया जाता है।

(सेवाओं के प्रकार की ख़रीददारी के लिए)

• सप्लायर टर्म के हर महीने सभी अधिकृत यूज़र से XX प्रतिशत (XX%) का समग्र संतुष्टि स्तर प्राप्त करता है।
• सप्लायर हर महीने कम से कम XX प्रतिशत (XX%) समय का सर्विस अपटाइम रखता है।
• सप्लायर सेवाओं के अनियोजित डाउनटाइम के सभी मामलों का जवाब एक (1) घंटे में देता है।
• सप्लायर टर्म के हर महीने सभी अधिकृत यूज़र के लिए सभी माइलस्टोन डिलिवरेबल्स की आपूर्ति करता है।
• सप्लायर-होस्टेड लाइसेंस वाली सेवाओं के लिए, सप्लायर टर्म की सभी रिपोर्टिंग ज़रूरतों को पूरा करता है। "

एजेंसियों को इन सवालों पर विचार करना चाहिए और उन्हें उस कॉन्ट्रैक्ट में एकीकृत करना चाहिए, जो अनुरोध में शामिल था और अगर लागू हो, तो आपूर्तिकर्ता के साथ बातचीत करनी चाहिए:

• अंतिम उपयोगकर्ता(ओं) को संतुष्ट करने के लिए परियोजना को DOE चाहिए (उत्पाद विनिर्देश, सेवा टर्नअराउंड, आदि)? " सफल प्रोजेक्ट कैसा दिखेगा? "

• सप्लायर को हर असफलता को कितनी जल्दी ठीक करना चाहिए? यदि आपूर्तिकर्ता निर्धारित समय के भीतर खराबी को ठीक नहीं DOE है तो एजेंसी के पास क्या उपाय हैं?

• यह पक्का करने के लिए कि परफ़ॉर्मेंस को मापा और लागू किया जा सके, कौन से मेज़रमेंट और प्रवर्तन टूल और प्रोसेस लागू किए जाएंगे?

• एजेंसी को किन वित्तीय या दूसरे प्रोत्साहनों या उपायों की ज़रूरत है?

• अगर सप्लायर अपने सेवा स्तर के दायित्वों को पूरा नहीं कर रहा है, तो क्या एजेंसी के पास बिना किसी दंड के कॉन्ट्रैक्ट से बाहर निकलने की क्षमता है?

• एजेंसी के लिए यह कितना ज़रूरी है कि वह " ट्रांज़िशन सेवाएँ " प्रदान करे, जबकि कोई एजेंसी नए सप्लायर को ख़रीदने की कोशिश कर रही है?