25.8 सफल आईटी कॉन्ट्रैक्ट के लिए वीटा सुझाव
25.8। 16 आईटी के काम का स्टेटमेंट
कार्य का एक सशक्त विवरण (एसओडब्ल्यू) में निष्पादित किए जाने वाले IT प्रयास के संबंध में पक्षों के सभी दायित्वों को सटीक, स्पष्ट और पूर्ण रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। एसओडब्ल्यू बताता है कि सप्लायर क्या करने के लिए सहमत है, एजेंसी क्या करने के लिए सहमत है, सप्लायर को निर्देश और कॉन्ट्रैक्ट की तकनीकी, कार्यात्मक और प्रदर्शन और रिपोर्टिंग आवश्यकताएं और विशिष्टताएं। किसी भी काम के शुरू होने से पहले, सभी एसओडब्ल्यू लिखित रूप में होने चाहिए और उन पर सहमति होनी चाहिए। एसओडब्ल्यू कॉन्ट्रैक्ट के लिए एक प्रदर्शनी होनी चाहिए। एसओडब्ल्यू के बारे में पूरी जानकारी होनी चाहिए, ताकि जो व्यक्ति कॉन्ट्रैक्ट से अपरिचित है, वह साफ़ तौर पर वह सब देख पाए जो इसमें शामिल है और क्या नहीं। प्रभावी और पूर्ण SOWs बनाने पर अधिक गहन चर्चा और विवरण के लिए कृपया मैनुअल अध्याय 21, प्रदर्शन-आधारित अनुबंध, SOWs और SLAs और अध्याय 12, IT खरीद के लिए SOWs देखें। अध्याय 12 में SOW टेम्पलेट और चेंज ऑर्डर टेम्प्लेट का लिंक भी शामिल है। एक मज़बूत SOW में निम्नलिखित तत्व शामिल होने चाहिए, जो ख़रीद पर लागू होते हैं:
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सप्लायर द्वारा किए जाने वाले उद्देश्य, उद्देश्य या लक्ष्य के बारे में विस्तृत विवरण।
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दी जा रही सेवाओं की सीमाएँ।
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सप्लायर द्वारा विकसित की जाने वाली और एजेंसी को डिलीवर की जाने वाली सभी महत्वपूर्ण सामग्री की पहचान।
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प्रोजेक्ट रिपोर्टिंग से जुड़ी ज़रूरी शर्तें (यानी, प्रोजेक्ट की स्थिति, सेल्स की स्थिति, मासिक/तिमाही, सेवा स्तर/परफ़ॉर्मेंस)। अगर वे कॉन्ट्रैक्ट दस्तावेज़ में कहीं और हैं, तो SWAM और IFA सेल्स रिपोर्टिंग को SOW में शामिल करने की ज़रूरत नहीं है।
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सभी डिलिवरेबल्स की सूची, नियत तारीखों और सबमिशन से जुड़ी ज़रूरतों के साथ।
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सप्लायर द्वारा प्रॉडक्ट/सेवाओं के प्रोविज़न के लिए अनुमानित समय-सारणी और/या माइलस्टोन।
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अगर परफ़ॉर्मेंस पर आधारित कॉन्ट्रैक्ट नहीं है, तो प्रॉडक्ट/सेवाएँ कैसे दी जाएंगी, इसकी कार्यप्रणाली शामिल करें।
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यात्रा और मीटिंग में अटेंडेंस की ज़रूरतें।
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परीक्षण की आवश्यकताएँ।
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किए जाने वाले काम के लिए पूर्णता/स्वीकृति मापदंड।
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रखरखाव जो दिया जाएगा।
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वह सहायता जो दी जाएगी।
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सेवा स्तर की आवश्यकताएँ।
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नियुक्त किए जाने वाले सप्लायर कर्मियों का नाम/पहचान, अगर विशिष्ट कार्मिक अनुबंध के लिए महत्वपूर्ण हैं। (सप्लायर द्वारा उपलब्ध कराए जाने के लिए कुछ को नौकरी के वर्गीकरण या कर्मियों के कौशल स्तर की भी आवश्यकता हो सकती है।)
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उद्देश्य और लक्ष्य पूरा करने के लिए सप्लायर के काम के घंटे ज़रूरी हैं।
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इनवॉइस की प्रक्रिया, अगर कॉन्ट्रैक्ट डॉक्यूमेंट में नहीं है।
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कॉन्ट्रैक्ट के मूल्य निर्धारण शेड्यूल में शामिल नहीं होने पर सप्लायर की कुल लागत (शायद नए पर्चेज़ ऑर्डर की स्थिति में)। काम के दायरे में लागतों का ब्रेकडाउन होना चाहिए, जिसमें बिलिंग दरें भी शामिल हैं। आपूर्तिकर्ता सेवाओं को बिल योग्य कार्यों या बिल योग्य इकाइयों में विभाजित करें, जैसे कि उपकरण या आपूर्ति की मूल्य सूची या सेवाओं के लिए प्रति घंटा दरों की सूची।
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सुरक्षा, डेटा की गोपनीयता और रिटर्न, गोपनीयता, ऑडिट और देयता से जुड़ी ज़रूरतें, अगर कॉन्ट्रैक्ट में ऐसा नहीं है।
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ज़रूरी स्पेसिफ़िकेशन और किसी भी सप्लायर के पेशेवर सर्टिफ़िकेशन या लाइसेंस की सूची।
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प्रदर्शन का स्थान (एजेंसी ऑनसाइट, सप्लायर लोकेशन, अन्य)
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ख़ास काम के घंटे, अगर कोई हो।
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एजेंसी की ज़िम्मेदारियाँ, जैसे कि सुविधाएँ, सप्लायर के प्रदर्शन के लिए उपकरण और जानकारी, डेटा, दस्तावेज़ीकरण, सप्लायर के प्रदर्शन को सुविधाजनक बनाने के लिए।
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कोई ख़ास सुरक्षा आवश्यकताएँ; यानी, डेटा ट्रांसमिट करना, सरकारी सुविधाओं का ऐक्सेस, आदि।
स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क टेम्प्लेट और स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क चेंज ऑर्डर टेम्प्लेट https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/ पर उपलब्ध हैं।
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