26.0 परिचय
§ वर्जीनिया कोड का 2.2-4302.2 (A) (3) आंशिक रूप से बताता है:
3। सामान, गैर-पेशेवर सेवाओं और बीमा के लिए, प्रस्ताव के लिए अनुरोध में शामिल कारकों के आधार पर, प्रस्ताव सबमिट करने वालों में से दो या दो से अधिक ऑफ़र का चयन किया जाएगा, जिसमें प्रस्ताव के लिए अनुरोध में बताई गई कीमत भी शामिल है। सूचना प्रौद्योगिकी के लिए किसी प्रस्ताव के मामले में, जैसा कि § 2.2-2006 में परिभाषित किया गया है, किसी सार्वजनिक निकाय को प्रस्ताव के लिए अनुरोध में शामिल किसी भी देयता प्रावधान के अपवाद के बारे में किसी प्रस्ताव में बताने के लिए किसी प्रस्ताव की आवश्यकता नहीं होगी। इसके बाद, चुने गए ऑफ़र में से हर एक के साथ बातचीत की जाएगी। प्रस्ताव के लिए अनुरोध में शामिल किसी भी देयता प्रावधान के लिए प्रस्ताव के लिए प्रस्ताव के लिए बातचीत की शुरुआत में लिखित रूप में प्रस्ताव के लिए प्रस्ताव में शामिल किसी भी तरह के अपवाद के बारे में बताया जाएगा और बातचीत के दौरान ऐसे अपवादों पर विचार किया जाएगा। कीमत पर विचार किया जाएगा, लेकिन यह एकमात्र या प्राथमिक निर्धारण कारक नहीं होना चाहिए। चुने गए हर ऑफ़र के साथ बातचीत किए जाने के बाद, सार्वजनिक निकाय उस ऑफ़र का चयन करेगा, जिसने अपनी राय में, सबसे अच्छा प्रस्ताव दिया है और जो सबसे अच्छा मूल्य प्रदान करता है, और जो उस ऑफ़र करने वाले को कॉन्ट्रैक्ट देगा। रिक्वेस्ट फ़ॉर प्रपोज़ल में एक से ज़्यादा पुरस्कारों के नियम और शर्तें बताई जाने पर, एक से ज़्यादा ऑफ़र देने वालों को पुरस्कार दिए जा सकते हैं। क्या सार्वजनिक निकाय को लिखित रूप में और अपने विवेक से यह निर्धारित करना चाहिए कि केवल एक ऑफ़र पूरी तरह से योग्य है, या यह कि एक ऑफ़र विचाराधीन अन्य ऑफ़र की तुलना में ज़्यादा योग्य है, तो अनुबंध पर बातचीत की जा सकती है और उस ऑफ़र को प्रदान किया जा सकता है;
बातचीत के ज़रिए ख़रीदारी, कॉन्ट्रैक्ट के तत्वों, जैसे कि डिलीवरी, स्पेसिफ़िकेशन, कीमत, जोखिम को कम करने और आबंटन, और नियम और शर्तें के बारे में मोलभाव करने के ज़रिए आम समझ हासिल करने की प्रक्रिया है। इन कारकों का आपस में संबंध, बौद्धिक संपदा के स्वामित्व के अधिकार, मौजूदा पुराने सिस्टम, कॉमनवेल्थ रणनीतिक और/या एंटरप्राइज़ के उद्देश्य, कॉमनवेल्थ आर्किटेक्चर और सुरक्षा से जुड़ी ज़रूरतें, डेटा सुरक्षा और मालिकाना सॉफ़्टवेयर तक यूज़र ऐक्सेस, तकनीकी कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करने को गैर-टेक्नोलॉजी कॉन्ट्रैक्ट की तुलना में ज़्यादा जटिल बना देता है।
एक प्रभावी वार्ताकार पूरी तरह तैयार रहता है और तकनीकी और बिज़नेस आवश्यकताओं को जानता है, साथ ही बातचीत करने वाले दूसरे पक्ष के मुकाबले अपनी स्थिति की खूबियों और कमज़ोरियों को जानता है। केवल सापेक्ष सौदेबाजी की ताकत के बारे में जागरूकता के माध्यम से ही एक वार्ताकार को पता चल सकता है कि कहाँ दृढ़ रहना है और/या कीमत या शर्तों में अनुमेय रियायतें कहाँ दी जा सकती हैं।
टेक्नोलॉजी विशेषज्ञों और विषय विशेषज्ञों (एसएमई) की जानकारी के अलावा, बातचीत करने वाली टीमों को कानूनी, ख़रीदारी और/या उन बिज़नेस इकाइयों के इनपुट से फ़ायदा होता है जो तकनीक का इस्तेमाल करेंगी। बातचीत के जानकार कहते हैं कि बातचीत या कॉन्ट्रैक्ट में दरार पड़ने का सबसे आम कारण यह है कि एक या दोनों पक्ष सौदे के अपने अंत को साफ़-साफ़ तौर पर परिभाषित न कर पाएं। एक अच्छी बातचीत टीम, एक स्पष्ट और संपूर्ण वार्ता रणनीति विकसित करके, अनुबंध को सफल बनाने में मदद करती है।
सफल बातचीत, प्रोक्योरमेंट की शुरुआत में तैयारी के साथ शुरू होती है, यहाँ तक कि सॉलिसिटेशन शुरू होने से पहले ही। एक अच्छी तरह से तैयार किया गया अनुरोध बातचीत के किसी भी नियम या प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करेगा, जिसे एजेंसी आपूर्तिकर्ताओं से अपेक्षा करती है कि वे फ़ॉलो करें। इस रणनीति से कॉमनवेल्थ की बातचीत की स्थिति मज़बूत होती है।
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