परिशिष्ट C: सॉफ़्टवेयर अनुबंधों के लिए सबसे अच्छे अभ्यास सुझाव
नीचे दी गई सूची में सॉफ़्टवेयर ख़रीदारी के सबसे अच्छे तरीके शामिल हैं, जिनसे ज़्यादा फ़ायदे मिल सकते हैं:
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परिभाषित करें कि सॉफ़्टवेयर के साथ क्या पूरा किया जाना है, मौजूदा और वांछित प्लेटफ़ॉर्म/वातावरण और सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट में सभी कार्यात्मक और तकनीकी परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी सभी अपेक्षाएं। क्योंकि ये व्यापक और पूर्ण होने चाहिए, इसलिए अंतिम यूज़र किसी भी प्रोजेक्ट योजना और खरीद-फरोख्त से पहले की समिति की चर्चाओं का हिस्सा बनने चाहिए।
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एक सप्लायर इस बात पर ज़ोर दे सकता है कि एजेंसी उसकी मानक सॉफ़्टवेयर लाइसेंस शर्तों को स्वीकार करे, हालांकि, कड़ी बातचीत की जानी चाहिए। राष्ट्रमंडल और VITA शर्तें अनिवार्य हो सकती हैं, तथा आपूर्तिकर्ता की मानक शर्तों को स्वीकार करने से राष्ट्रमंडल को खतरा हो सकता है। सॉफ़्टवेयर कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करने में सहायता: scminfo@vita.virginia.gov पर संपर्क करके ली जा सकती है।
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ईवेंट या मील के पत्थर के आधार पर भुगतान फैलाने का प्रयास करें। किसी घर के ठेकेदार के साथ काम करने की तरह, हर चीज़ के लिए एक ही बार में भुगतान करने से, अगर बाद में कोई समस्या आती है, तो एजेंसी का लिवरेज कम किया जा सकता है। सभी भुगतानों को ध्यान से परिभाषित, पहले से बातचीत की गई, सेवा स्तर और/या स्वीकार्यता मानदंडों के अनुसार मैप करें; सटीक डिलीवर करने योग्य तारीखें शामिल करें।
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पक्का करें कि कॉन्ट्रैक्ट खत्म करने की नीतियां और ज़रूरतें स्पष्ट और लिखित रूप में हों।
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सब कुछ स्पेल आउट करें। हालांकि यह ज़्यादा काम की बात हो सकती है, कॉन्ट्रैक्ट में डिलीवर करने योग्य ज़रूरतें डालें - खास बातें कि कोई उत्पाद किस समय क्या करेगा -। यदि सॉफ्टवेयर अपेक्षानुसार DOE नहीं करता है तो इसके परिणाम भी शामिल करें। सेवा-स्तर के अनुबंध में कहा जा सकता है कि हर घंटे के लिए सर्वर 24 घंटे से डाउन होता है, सप्लायर एजेंसी को 1,000 डॉलर क्रेडिट करता है।
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सप्लायर द्वारा दी जाने वाली पहली कीमत को अपने आप स्वीकार न करें। कस्टमर-सप्लायर संबंध खराब किए बिना एजेंसी को बेहतर कीमत के लिए प्रयास करना चाहिए। अगर यह संबंध सकारात्मक नहीं है, तो कोई एजेंसी अनुबंध की पहली अवधि के लिए अच्छी कीमत सुरक्षित कर सकती है, किसी उत्पाद के लिए प्रतिबद्ध हो सकती है, और फिर अगले वर्षों में या सहायता और रखरखाव सेवाओं के ज़रिए क़ीमतों में अच्छी बढ़ोतरी देख सकती है। कीमतें कम करने के प्रयासों में लगातार बने रहें। अगर सप्लायर कीमतें कम नहीं कर सकता या नहीं करेगा, तो पूछें कि उनके कमांड चेन में किसके पास उस व्यक्ति के साथ बातचीत करने और उसके साथ काम करने का अधिकार है। सप्लायरों को याद दिलाएं कि अगर कॉमनवेल्थ या आपकी एजेंसी कोई नई तकनीक अपनाती है, तो दूसरे राज्य या स्थानीय सरकारी ग्राहक उसे फ़ॉलो कर सकते हैं।
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एक एजेंसी खरीदारों के एक बड़े समूह का हिस्सा बनकर और VITA राज्यव्यापी अनुबंध खरीदकर अपनी क्रय शक्ति का लाभ उठा सकती है। इससे सप्लायर के संभावित ग्राहक बढ़ जाते हैं और इससे कीमतें कम हो सकती हैं।
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प्रतिशत छूट के लिए बहु-वर्षीय कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करें। एजेंसियों को उम्मीद करनी चाहिए कि उन्हें आखिरी छूट वाली कीमत पर 5% से 15% तक की छूट मिलेगी। सावधान रहें कि कई साल की छूट को वॉल्यूम डिस्काउंट के साथ न मिलाएं। बहुवर्षीय छूट और वॉल्यूम छूट पर अलग से बातचीत की जानी चाहिए और इसे मूल कीमत से घटाया जाना चाहिए।
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अपने डेटा के अधिकारों के बारे में स्पष्ट रहें। सप्लायर को गोपनीयता अनुबंध के तहत बाध्य किया जाना चाहिए। कॉन्ट्रैक्ट समाप्त होने पर, सप्लायर को कॉमनवेल्थ या एजेंसी का सारा डेटा वापस इस्तेमाल करने योग्य फ़ॉर्मेट में देना होता है।
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पक्का करें कि खरीदा जा रहा सॉफ़्टवेयर लाइसेंस हमेशा के लिए हो और कभी खत्म न हो, जिसमें सॉफ़्टवेयर कॉन्ट्रैक्ट का अंत भी शामिल है, जब रखरखाव शुल्क की समय सीमा समाप्त हो जाती है या कंपनी अधिग्रहित हो जाती है या दिवालिया हो जाती है।
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