29.4 कॉन्ट्रैक्ट एग्जीक्यूशन और अवार्ड
एजेंसी-विशिष्ट और वीआईटीए-प्रत्यायोजित IT अनुबंधों के लिए, क्रय एजेंसी अपने अनुबंध को अंतिम रूप देने और उसके पुरस्कार की घोषणा करने के लिए जिम्मेदार होती है। VITA राज्यव्यापी और गैर-VITA-प्रत्यायोजित IT और दूरसंचार अनुबंधों के लिए अनुबंधों को अंतिम रूप देने और पुरस्कारों की घोषणा करने के लिए जिम्मेदार है। कॉन्ट्रैक्ट देने के लिए तैयार होने के बाद, प्रोक्योरमेंट लीड/सोर्सिंग स्पेशलिस्ट द्वारा निम्नलिखित गतिविधियों का समन्वय किया जाना चाहिए:
-
कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइनल करें।
-
पुरस्कार (ओं) को ईवीए में प्रकाशन के ज़रिए पोस्ट करें और चुने जाने पर (§ 2.2-4303 को देखें), यह सामान्य सर्कुलेशन वाला अख़बार है। अवार्ड नोटिस के बारे में और मार्गदर्शन के लिए, नीचे सेक्शन 29.5 देखें।
-
हस्ताक्षर के लिए सप्लायर को अंतिम कॉन्ट्रैक्ट के दो एक्जीक्यूटेबल ओरिजिनल भेजें। एजेंसी द्वारा साइन किए जाने से पहले सप्लायर को हमेशा अंतिम कॉन्ट्रैक्ट पर हस्ताक्षर करना चाहिए।
-
एक बार आपूर्तिकर्ता ने हस्ताक्षर करके दोनों मूल प्रतियों को वापस कर दिया हो, तो अनुबंध दस्तावेजों की समीक्षा करें, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपूर्तिकर्ता ने कोई ऐसा परिवर्तन नहीं किया है, जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता हो, तथा डॉलर स्तर या प्राधिकार के आधार पर, अनुबंध की मूल प्रतियों को हस्ताक्षर के लिए उपयुक्त VITA या एजेंसी के कार्यकारी के समक्ष प्रस्तुत करें। किसी भी पुरस्कार दस्तावेज़ पर केवल एजेंसी के अधिकृत अधिकारी ही हस्ताक्षर करके उसे जारी किया जा सकता है। सप्लायर को पूरी तरह से निष्पादित किया गया ओरिजिनल लौटाएं।
-
सभी गैर-सम्मानित सप्लायर को पत्र या ईमेल जारी करें, ताकि उन्हें भाग लेने के लिए धन्यवाद दिया जा सके और भविष्य में दिलचस्पी दिखाई जा सके। गैर-चुने गए सप्लायर के प्रयासों को औपचारिक रूप से स्वीकार करना ज़रूरी है।
कीवर्ड या सामान्य शब्द के आधार पर मैनुअल में खोजें।