29.6 पुरस्कार के बाद की गतिविधियाँ
29.6। 2 कॉन्ट्रैक्ट किकऑफ़ मीटिंग
कॉन्ट्रैक्ट किकऑफ़ या ओरिएंटेशन मीटिंग, एजेंसी और सप्लायर के बीच होने वाली बातचीत होती है, जो कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने के तुरंत बाद होती है। यह सुझाव दिया जाता है कि कॉन्ट्रैक्ट मिलने के 30 दिनों के अंदर, कॉन्ट्रैक्ट शुरू होने वाली मीटिंग आयोजित की जाए। उपस्थित लोगों में क्रय एजेंसी के क्रय प्रमुख, अनुबंध प्रबंधक/प्रशासक, व्यवसाय स्वामी/परियोजना प्रबंधक, तकनीकी प्रमुख और एजेंसी SWaM प्रतिनिधि (और VITA के लिए, IFA समन्वयक, जहां लागू हो); आपूर्तिकर्ता के परियोजना या खाता प्रबंधक, अनुबंध प्रबंधक और प्रमुख तकनीकी कार्मिक; तथा, कोई अन्य महत्वपूर्ण हितधारक जो अनुबंध के सफल निष्पादन में भाग लेते हैं, शामिल होने चाहिए। इस मीटिंग का उद्देश्य दोनों पक्षों के लिए सभी अनुबंध संबंधी दायित्वों, सभी प्रशासनिक और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं की समीक्षा करना और कॉन्ट्रैक्ट में निर्धारित किसी भी अन्य संबंध, ज़िम्मेदारी, संचार और प्रदर्शन के मानदंडों पर चर्चा करना होगा। हर कॉन्ट्रैक्ट के लिए पूरे पैमाने पर औपचारिक किकऑफ़ मीटिंग की ज़रूरत नहीं होती है, लेकिन पुरस्कार मिलने के बाद, प्रत्येक कॉन्ट्रैक्ट के साथ चर्चा होनी चाहिए, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि दोनों पक्ष प्रदर्शन की अपेक्षाओं, आवश्यकताओं और कॉन्ट्रैक्ट की शर्तों के तहत लागू प्रशासनिक प्रक्रियाओं पर सहमत हों। एजेंसी के प्रोक्योरमेंट लीड को यह निर्णय लेना चाहिए कि क्या किकऑफ़ मीटिंग ज़रूरी है या टेलीफ़ोन कॉन्फ़्रेंस पर्याप्त होगी। VITA के सोर्सिंग और/या खरीद कर्मचारी VITA अनुबंधों के लिए इनका संचालन तत्कालीन आंतरिक प्रक्रियाओं के अनुसार करेंगे। कम जटिल, कम डॉलर मूल्य वाले कॉन्ट्रैक्ट के लिए, कॉन्ट्रैक्ट के प्रमुख बिंदुओं की समीक्षा करने के लिए आपूर्तिकर्ता को टेलीफ़ोन कॉल पर्याप्त हो सकता है। औपचारिक मीटिंग या टेलीफ़ोन समीक्षा की ज़रूरत का पता लगाने के लिए इन कारकों का इस्तेमाल किया जा सकता है:
- कॉन्ट्रैक्ट का प्रकार
- कॉन्ट्रैक्ट का मूल्य और जटिलता
- कॉन्ट्रैक्ट की अवधि, परफ़ॉर्मेंस की अवधि और/या डिलीवरी
- आवश्यकताएँ
- ज़रूरी चीज़ों या सेवाओं का प्रोक्योरमेंट इतिहास
- विशेषज्ञता/सप्लायर का ट्रैक रिकॉर्ड
- डिलीवरी शेड्यूल की तात्कालिकता
- सप्लायर के साथ एजेंसी का पूर्व अनुभव
- भुगतान से जुड़ी कोई ख़ास या असामान्य ज़रूरतें
- कॉन्ट्रैक्ट की गंभीरता या जटिलता
किकऑफ़ मीटिंग का इस्तेमाल कॉन्ट्रैक्ट की शर्तों को बदलने के लिए नहीं किया जाना चाहिए, लेकिन इससे निम्नलिखित कार्य पूरे होने चाहिए:
- अनुबंध के नियमों और शर्तों की समीक्षा
- किसी भी ज़रूरी बीमा और बीमा प्रमाणपत्र की समीक्षा और समन्वय
- पार्टियों के कॉन्ट्रैक्ट मैनेजर/एडमिनिस्ट्रेटर, प्रोजेक्ट मैनेजर, मुख्य तकनीकी लीड आदि को शामिल करने के लिए भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की पहचान।
- कॉन्ट्रैक्ट के प्रदर्शन, अपेक्षाओं, मापन और किसी भी उपाय को सुदृढ़ करना
- किसी भी प्रोत्साहन व्यवस्था (ओं) की समीक्षा
- साझेदारी की किसी भी व्यवस्था (ओं) को सुदृढ़ करना।
- प्रोजेक्ट शेड्यूल और मील के पत्थर के बारे में चर्चा।
- किसी भी सुरक्षा, गोपनीयता, IT पहुंच और/या अनुभाग 508 अनुपालन सहित अनुबंध की कार्यात्मक और तकनीकी आवश्यकताओं पर पुनर्विचार करें और/या उन्हें स्पष्ट करें।
- रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ, जैसा कि लागू हो, जिसमें स्वाम, सेल्स, स्टेटस, सेवा स्तर आदि शामिल हैं।
- कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन की लागू प्रक्रियाएँ, जिनमें डिलीवरी, निरीक्षण और डिलिवरेबल्स की स्वीकृति, संशोधन, कॉन्ट्रैक्ट मॉनिटरिंग और प्रगति का मापन शामिल है
- ईवीए ऑर्डर करने की प्रक्रियाओं की समीक्षा, अगर लागू हो
- इनवॉइसिंग और भुगतान से जुड़ी ज़रूरतों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें
- डिलीवरी, निरीक्षण और स्वीकृति के मानदंडों को फिर से बताएँ
- दोनों पक्षों के कर्मियों के लिए अधिकारों की सीमाओं की व्याख्या
- एस्केलेशन की प्रक्रियाएँ
किकऑफ़ मीटिंग के बाद, प्रोक्योरमेंट लीड को फ़ाइल के लिए एक ज्ञापन तैयार करना चाहिए जिसमें कवर की गई वस्तुओं का विवरण दिया गया हो। इसमें समाधान की ज़रूरत वाले क्षेत्र, सहभागियों की सूची और ख़ासकर, उन लोगों को जिन्हें आगे की कार्रवाई के लिए ज़िम्मेदारी दी गई है और उन कार्रवाइयों की नियत तारीखें शामिल होनी चाहिए। ज्ञापन की कॉपियां सभी प्रतिभागियों को बांटी जानी चाहिए।
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