अध्याय 32 - विरोध प्रक्रियाएँ

32.12.2 विरोध प्रदर्शन की संभावना को कम करने के तरीके

विरोध प्रदर्शन की संभावना को कम करने के लिए क्रय एजेंसियों द्वारा दिए गए आश्वासनों में शामिल हैं, लेकिन इन तक सीमित नहीं हैं:

• स्पेसिफिकेशन्स और अनुरोध से जुड़ी ज़रूरतों को ऑब्जेक्टिव तरीके से तैयार करें।
• सुनिश्चित करें कि अनुरोधों में परस्पर विरोधी भाषा, प्रावधान, आवश्यकताएँ या विशिष्टताएँ शामिल न हों और कोई भ्रमित करने वाले दिशा-निर्देश न हों।
• कई प्रोक्योरमेंट टीम और एजेंसी के विषय विशेषज्ञों से खामियों, परस्पर विरोधी भाषा, वस्तुनिष्ठता और प्रोसेस की वास्तविकता के लिए अनुरोध की समीक्षा करवाएं।
• पक्का करें कि प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट/मूल्यांकन टीम के सभी सदस्य हितों के टकराव और गोपनीयता से जुड़ी बातों को पढ़ें और उन पर हस्ताक्षर करें।
• पुष्टि करें कि प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्ट/मूल्यांकन टीम के सभी सदस्य जानते हैं कि उन्हें संभावित सप्लायर के साथ संवाद नहीं करना चाहिए, बल्कि आपूर्तिकर्ता द्वारा शुरू किए गए सभी संचार को प्रोक्योरमेंट के सिंगल-पॉइंट-ऑफ़-कॉन्टैक्ट पर निर्देशित करना चाहिए।
• सॉलिसिटेशन में बताई गई प्रोक्योरमेंट प्रक्रियाओं और दायित्वों का पालन करें। 
• पक्का करो कि याचना दोनों पक्षों की ज़िम्मेदारियों को पूरी तरह से परिभाषित करती है। अगर कोई सप्लायर किसी प्रोजेक्ट से जुड़ी अपनी लागतों की पूरी पहचान कर लेता है, तो वे आम तौर पर एजेंसी को बेहतर प्रस्ताव या बोली देने के लिए ज़्यादा इच्छुक होंगे। अगर सप्लायर भविष्य की लागतों के बारे में अनिश्चित हैं, तो वे उस अनिश्चितता को ध्यान में रखते हुए अपनी कीमत में कुछ कमी जोड़ देंगे।
• खास बातों से जुड़ी समस्याओं पर अनुरोध प्रक्रिया के दौरान सप्लायर से सक्रिय रूप से बात करें। सप्लायर की चिंताओं और खास बातों की कमियों, दोनों के बारे में जागरूकता विकसित करने के लिए प्री-बिड कॉन्फ़्रेंस का इस्तेमाल करें। पक्का कर लें कि सप्लायर के सभी प्रश्न लिखित रूप में और/या किसी प्री-बिड कॉन्फ़्रेंस में सबमिट किए गए हों। सप्लायर के सभी सवालों और बातचीत का लिखित जवाब दें। टेलीफ़ोनिक प्रतिक्रियाओं को शामिल नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि संचार का कोई वस्तुनिष्ठ रिकॉर्ड नहीं है। 
• ध्यान रखें कि ज़्यादातर सप्लायर का मुख्य उद्देश्य निष्पक्ष और खुली प्रक्रिया में हिस्सा लेना होता है। पक्का करें कि आपके काम और शब्द इसे सप्लायर तक पहुंचाएं। 
• कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड से पहले सभी समस्याओं को हल करने का प्रयास करें। आपूर्तिकर्ताओं को सूचित करें कि उन्हें IFB दस्तावेज़ में बताई गई तारीख और समय से पहले, या किसी RFP के मामले में, बातचीत पूरी होने से पहले, विशिष्टताओं या बोली/प्रस्ताव आवश्यकताओं के संबंध में सभी प्रासंगिक चिंताओं को उठाना होगा। आपूर्तिकर्ताओं को सलाह दें कि अगर वे ऐसा नहीं करते हैं, तो उन समस्याओं पर आधारित विरोध प्रदर्शनों की अनुमति नहीं दी जाएगी।
• सप्लायर द्वारा ग्राहकों और प्रोक्योरमेंट टीम के सदस्यों के साथ उठाए गए सभी मुद्दों की पूरी समीक्षा करें। जहां भी संभव हो, उन चिंताओं को दूर करने की कोशिश करें। अगर उस समीक्षा के परिणामस्वरूप अनुरोध में बदलाव ज़रूरी हो, तो सभी संभावित सप्लायर के लिए एक संशोधन प्रकाशित करें। 
• अगर एजेंसी किसी सप्लायर की चिंताओं को दूर नहीं कर पाती है, तो अनुरोध प्रक्रिया में जितनी जल्दी हो सके उस सप्लायर को सूचित करें और सकारात्मक और सक्रिय तरीके से ऐसा करें।
• संभावित सप्लायर के जवाब में समय पर रहें। आपूर्तिकर्ताओं को बोली/प्रस्ताव तैयार करने के लिए पर्याप्त समय प्रदान करें जो एजेंसी की IT व्यवसाय आवश्यकताओं को पूरा करेगा। 
• सभी सप्लायर को समान जानकारी दें। उनके साथ शिष्टाचार और सम्मान से पेश आएं और उन्हें अपनी सबसे अच्छी बोली/प्रस्ताव सबमिट करने के लिए प्रोत्साहित करें।
• सॉलिसिटेशन प्रोसेस के दौरान सप्लायर के साथ हुई सभी बातचीत या इंटरैक्शन का दस्तावेजीकरण करें। अगर कोई सप्लायर अनुरोध के दौरान हुई ग़लतफ़हमी के आधार पर किसी कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड का विरोध करता है, तो यह दस्तावेज़ीकरण अमूल्य साबित होगा। 
• सहायता के लिए, संपर्क करें: scminfo@vita.virginia.gov ।