34.1 सामान्य कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन
34.1। 0 सामान्य कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन में एजेंसी और ठेकेदार के बीच संबंधों और दायित्वों की निगरानी शामिल होती है, क्योंकि वे कॉन्ट्रैक्ट प्रदर्शन से संबंधित होते हैं। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन की गतिविधि किसी कॉन्ट्रैक्ट या परचेज़ ऑर्डर पर हस्ताक्षर करने से शुरू होती है। इसका मकसद यह पक्का करना है कि पार्टियों का परफ़ॉर्मेंस कॉन्ट्रैक्ट के नियमों और शर्तों के मुताबिक हो। आमतौर पर, हर कॉन्ट्रैक्ट में एक कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को असाइन किया जाता है और उसकी पहचान की जाती है।
अनुबंध प्रशासक को एजेंसी के प्रोटोकॉल के आधार पर तथा विशिष्ट IT अनुबंध की जटिलता और आवश्यकताओं के संबंध में इस भूमिका में अपेक्षित सभी कार्यों को समझना होगा। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को कॉन्ट्रैक्ट की ज़रूरतों से पूरी तरह परिचित हो जाना चाहिए और प्रोक्योरमेंट लीड (क्रेता/सोर्सिंग स्पेशलिस्ट/कॉन्ट्रैक्ट मैनेजर) द्वारा उसे जानकारी दी जानी चाहिए क्योंकि कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड के बाद एडमिनिस्ट्रेशन के लिए सौंप दिया जाता है। इसके अलावा, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को कॉन्ट्रैक्ट के सप्लायर (ओं) और प्रोजेक्ट के हितधारकों के साथ किसी भी कॉन्ट्रैक्ट किक-ऑफ़ या ओरिएंटेशन मीटिंग में शामिल होना चाहिए और अक्सर उसे होस्ट करना चाहिए और कॉन्ट्रैक्ट की अवधि के लिए प्रोजेक्ट के बिज़नेस मालिक/प्रोजेक्ट मैनेजर के साथ नज़दीकी संपर्क में रहना चाहिए।
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को यह पक्का करना होगा कि कॉन्ट्रैक्ट के एडमिनिस्ट्रेशन दस्तावेज़ों के लिए कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल या इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज की जगह सटीक और पूर्ण हो। कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में दस्तावेज़ों में शामिल होना चाहिए, लेकिन यह इन तक सीमित नहीं होना चाहिए:
- हस्ताक्षरित कॉन्ट्रैक्ट और प्रदर्शनियां,
- वर्तमान आपूर्तिकर्ता सत्यापन, प्रतिनिधित्व और प्रमाणन (अर्थात, ईवीए पंजीकरण, एसडब्लूएएम प्रमाणन, राष्ट्रमंडल में व्यापार करने के लिए SCC प्राधिकरण, अनुबंध के तहत आवश्यक सुरक्षा कार्यक्रम ऑडिट/प्रमाणन या लाइसेंस, यदि कोई हो, आदि)
- सभी कॉन्ट्रैक्ट में बदलाव और कार्रवाइयां,
- स्वाम प्लान के अनुपालन की अंतिम रिपोर्ट, जैसा कि मौजूदा कानून या कार्यकारी आदेश के अनुसार आवश्यक है, यदि कोई हो
- अनुबंध के तौर पर आवश्यक बीमा दस्तावेज़
- किसी भी अनुबंध संबंधी समस्या या समस्या के बारे में सप्लायर और एजेंसी से बातचीत
- डिलीवर किए जा सकने वाले ट्रांसमिटल और स्वीकार्यता दस्तावेज़
- सरकार- और सप्लायर द्वारा दिया गया डेटा, जानकारी, उपकरण, ट्रांसमिटल,
- सप्लायर की परफ़ॉर्मेंस या सेवा स्तर की रिपोर्ट, मूल्यांकन और नतीजे
अगर कॉन्ट्रैक्ट परफ़ॉर्मेंस के दौरान किसी भी पक्ष के लिए कोई दावा और विवाद उत्पन्न होता है, तो इन दस्तावेज़ों तक पहुँच सबसे ज़रूरी हो सकती है। इसलिए, यह ज़रूरी है कि कॉन्ट्रैक्ट से जुड़ी कार्रवाइयों, सप्लायर की परफ़ॉर्मेंस और एजेंसी की परफ़ॉर्मेंस से जुड़े सभी दस्तावेज़ों का रखरखाव किया जाए और उन्हें एक्सेस किया जाए।
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