34.1 सामान्य कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन
34.1। 1 कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन के मुख्य कार्य
सामान्य कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन के चार मुख्य काम होते हैं- कॉन्ट्रैक्ट अनुपालन की निगरानी करना, संशोधन प्रोसेस करना और एडमिनिस्ट्रेशन करना, कॉन्ट्रैक्ट बंद करना और कॉन्ट्रैक्ट रिटायरमेंट करना। एजेंसी की प्रक्रियाओं और दिए जा रहे कॉन्ट्रैक्ट की ज़रूरतों के अनुसार, हर मुख्य फ़ंक्शन के तहत आने वाले उप-फ़ंक्शंस को ग्रैन्युलैरिटी के अलग-अलग स्तरों पर ले जाया जाता है:
- कॉन्ट्रैक्ट के अनुपालन पर नज़र रखें
- कॉन्ट्रैक्ट किक-ऑफ़ मीटिंग में शामिल होएं/होस्ट करें
- सप्लायर के सर्टिफ़िकेशन और रिपोर्टिंग पर नज़र रखें
- बीमा/बॉन्डिंग प्रमाणपत्र
- सांविधिक प्रमाणपत्र (टैक्सेशन विभाग, फ़ेडरल डिबारमेंट, लॉबिंग)
- पेशेवर प्रमाणपत्र
- ईवीए रजिस्ट्रेशन की पुष्टि
- छोटे (स्वाम) बिज़नेस सर्टिफ़िकेट
- स्वाम की रिपोर्टिंग और अनुपालन
- प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्टिंग
- परफ़ॉर्मेंस रिपोर्टिंग
- सेल्स/इस्तेमाल की रिपोर्टिंग
- बिक्री/आईएफए रिपोर्टिंग (केवल VITA राज्यव्यापी अनुबंध)
- सब-कॉन्ट्रैक्टर स्वीकृतियां मॉनिटर/कोऑर्डिनेट करें
- डिलिवरेबल्स और स्वीकार्यता पर नज़र रखें
- शिपिंग और ट्रांसपोर्टेशन
- प्रोजेक्ट माइलस्टोन डिलिवरेबल्स
- सॉफ़्ट- और हार्ड-कॉपी डिलिवरेबल्स
- सेवा और प्रॉडक्ट की डिलिवरेबल्स
- लिखित स्वीकृति स्वीकृतियां
- सप्लायर के प्रदर्शन पर नज़र रखें
- सेवा स्तर
- शेड्यूल
- बजट
- मुख्य कार्मिक
- प्रोजेक्ट/बिज़नेस प्रोसेस मैनेजमेंट
- सप्लायर वारंटी की निगरानी करें
- सरकारी डेटा/प्रॉपर्टी के ट्रांसमिटल या उस तक पहुंच को समन्वय/मॉनिटर करें
- कोऑर्डिनेट सुविधा, सुरक्षा ऐक्सेस और बैजिंग
- कोऑर्डिनेट गोपनीयता/नॉन-डिस्क्लोज़र अनुबंध
- इनवॉइसिंग और पेमेंट पर नज़र रखें
- प्रोसेस किया जा रहा है
- बजट और प्रोजेक्ट स्वीकृतियां
- एजेंसी के दायित्वों पर नज़र रखें
- बजट की उपलब्धता
- संसाधनों की उपलब्धता
- रख-रखाव के नवीनीकरण
- लाइसेंस ट्रैकिंग और/या ऑडिट
- गोपनीयता या नॉन-डिस्क्लोज़र प्रतिबद्धताएं
- भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ
- आपूर्तिकर्ता पर निर्भर स्वीकृतियां
- सप्लायर पर निर्भर जानकारी या डेटा
- डिलीवर करने योग्य समीक्षाएं/स्वीकार्यता की समय सीमा
- स्वीकार्यता परीक्षण की समय सीमा
- मीटिंग्स और ट्रेनिंग
- ज़रूरी तकनीकी वातावरण का सेट-अप, इंस्टॉलेशन, अपग्रेड और/या रखरखाव
- साइट ऐक्सेस
- विवादों, दावों और समाधान को प्रोसेस करें
- जानकारी लेना, फ़ैक्ट-फ़ाइंडिंग, फ़ॉलो-अप, क्लोज़र
- FOIA के अंतर्गत अनुरोधों पर कार्रवाई करें
- संशोधनों की प्रक्रिया और व्यवस्थापन
- अनुबंध की शर्तें
- टर्म या टर्मिनेशन
- असाइनमेंट/नोवेशन
- कीमत निर्धारण
- स्कोप
- प्रशासनिक बदलाव
- कॉन्ट्रैक्ट क्लोज़आउट आयोजित करें
- सप्लायर की अंतिम रिपोर्ट
- फ़ाइनल डिलिवरेबल्स
- अंतिम स्वीकार्यता
- प्रॉपर्टी की अंतिम रिपोर्ट
- अंतिम पेटेंट/रॉयल्टी रिपोर्ट
- एस्क्रो की फ़ाइनल रिपोर्ट
- आख़िरी भुगतान
- कॉन्ट्रैक्ट रिटायरमेंट करवाएं
- एजेंसी/कॉमनवेल्थ कॉन्ट्रैक्ट, पोर्टफ़ोलियो मैनेजमेंट या फ़ाइनेंशियल सिस्टम अपडेट करें
- फ़ाइल बंद हो गई है
- फ़ाइल को बनाए रखने के लिए आर्काइव किया गया
उपरोक्त सभी फ़ंक्शन की मॉनिटरिंग और प्रोसेसिंग आम तौर पर कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर द्वारा पूरी की जाती है। एजेंसी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक रूप से और कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में इनपुट के लिए कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटिव डेटा की आवश्यकता हो सकती है। इसके अलावा, प्रोजेक्ट/कॉन्ट्रैक्ट की जटिलता और आकार के आधार पर, असाइन किए गए प्रोजेक्ट मैनेजर, कॉन्ट्रैक्ट मैनेजर और कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर मिलकर यह पक्का करेंगे कि अनुबंध की ज़रूरतें पूरी हो गई हैं। मल्टी-मिलियन डॉलर या एंटरप्राइज़-आकार के कॉन्ट्रैक्ट के लिए, कई कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को अलग-अलग ज़िम्मेदारी वाले क्षेत्रों में नियुक्त किया जा सकता है।
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