34.2 कॉन्ट्रैक्ट के अनुपालन पर नज़र रखें
34.2। 10 प्रोसेस से जुड़े विवाद, दावे और समाधान
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर, कॉन्ट्रैक्ट के प्रदर्शन के दौरान उत्पन्न होने वाले किसी भी विवाद और दावे के लिए तथ्यों की खोज और समाधान करने के लिए ज़िम्मेदार हो सकता है। अनुबंध संबंधी विवाद से उत्पन्न होने वाले किसी भी दावे को वर्जीनिया कोड के § 2.2-4363 और अनुबंध से जुड़ी ज़रूरतों के अनुसार प्रोसेस किया जाना चाहिए। सहायक दस्तावेज़ों को ऐक्सेस करने के लिए एक सुव्यवस्थित और पूर्ण कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन फ़ाइल या ई-स्टोरेज स्थान का महत्व महत्वपूर्ण है।
अपील की प्रक्रिया का प्रावधान कॉन्ट्रैक्ट में हो सकता है। अनुबंध संबंधी विवाद के मामले में, सप्लायर वर्जीनिया कोड के § 2.2-4364 में दी गई जानकारी के अनुसार उचित कानूनी कार्रवाई कर सकता है।
किसी सप्लायर के पर्चेज़ ऑर्डर या कॉन्ट्रैक्ट की शर्तों के अनुसार काम करने में विफल रहने पर डिफ़ॉल्ट रूप से उस पर विचार किया जा सकता है। कोई भी तयशुदा कार्रवाई करने से पहले इन बातों पर विचार किया जाना चाहिए।
- असफलता के खास कारण
- अपराधी सप्लायर द्वारा डिलीवरी या परफ़ॉर्मेंस को पूरा करने के समय की तुलना में अन्य स्रोतों से सामान या सेवाएँ प्राप्त करने के लिए आवश्यक समयावधि।
अगर कोई सप्लायर काम नहीं करता है, तो एजेंसी को सप्लायर को सूचित करना चाहिए और किसी संतोषजनक समाधान तक पहुँचने की कोशिश करनी चाहिए। अगर फिर भी मामला हल नहीं हुआ, तो " नोटिस टू क्योर " को फ़ॉलो किया जा सकता है। नोटिस सप्लायर को लिखित रूप में दिया जाना चाहिए, जिसमें बताया गया है कि डिलीवरी न होना या गैर-प्रदर्शन अनुबंध का उल्लंघन है और, अगर कुछ दिनों में कमी या गैर-अनुरूपता ठीक नहीं होती है (जैसा कि कॉन्ट्रैक्ट की भाषा में बताया गया है), तो एजेंसी डिफ़ॉल्ट रूप से कॉन्ट्रैक्ट को समाप्त कर देगी और किसी भी अतिरिक्त लागत के लिए आपूर्तिकर्ता को उत्तरदायी ठहराएगी। इलाज की समयावधि समाप्त होने पर, अगर कोई संतोषजनक समाधान नहीं हुआ है, तो एजेंसी सप्लायर को डिफ़ॉल्ट पत्र के लिए टर्मिनेशन भेज देती है और अगले सबसे कम बोली लगाने वाले को पुरस्कार देकर या फिर से मांग करके फिर से खरीद की कार्रवाई करती है। अगर पुनर्खरीद से एजेंसी की लागत बढ़ जाती है, तो एजेंसी अतिरिक्त लागतों के लिए मूल सप्लायर को इनवॉइस करती है, जिससे पुनर्भुगतान पूरा होने के लिए एक निश्चित समय दिया जाता है। जब तक अतिरिक्त लागतों का पुनर्भुगतान नहीं मिल जाता, तब तक सप्लायर को एजेंसी की सप्लायर सूची से हटाया जा सकता है। अगर निर्दिष्ट समयावधि के अंत तक पुनर्भुगतान नहीं किया गया है, तो एजेंसी की स्वीकृत क़र्ज़ वसूली नीति के तहत कलेक्शन की कार्रवाई की जा सकती है। इसके अलावा, डिफॉल्ट सप्लायर को डीबार करने के लिए समवर्ती कार्रवाई शुरू की जा सकती है। अगर किसी युद्ध, कानूनी अधिकार के आदेश, हमले, परमेश्वर के कृत्य, या अन्य अपरिहार्य कारणों से ऐसा करने में विफलता उत्पन्न होती है, जो उनकी गलती या लापरवाही के कारण न हो, तो सप्लायर किसी भी अतिरिक्त लागत के लिए उत्तरदायी नहीं होंगे। किसी सप्लायर के स्रोत को डिलीवर करने में विफलता को आमतौर पर अपरिहार्य कारण नहीं माना जाता है।
एजेंसी अनुबंध प्रशासक अपनी एजेंसी के प्रोटोकॉल और प्रक्रियाओं के अनुसार अपने OAG प्रतिनिधि से सहायता प्राप्त कर सकते हैं। VITAद्वारा जारी या VITAद्वारा प्रत्यायोजित एजेंसी अनुबंधों के लिए, एजेंसी प्रशासक संपर्क करके भी VITAका मार्गदर्शन प्राप्त कर सकते हैं: scminfo@vita.virginia.gov
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