अध्याय 34 - आईटी अनुबंध प्रबंधन

34.2। 9 एजेंसी के दायित्वों की निगरानी करें

कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को कॉन्ट्रैक्ट की सावधानीपूर्वक समीक्षा करनी चाहिए और एक सूची और शेड्यूल बनाना चाहिए जिसमें कॉन्ट्रैक्ट के तहत एजेंसी की सभी बाध्यताएं शामिल हों। सफल IT अनुबंध न केवल आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन पर निर्भर होते हैं, बल्कि एजेंसी के अपने संविदात्मक प्रतिबद्धताओं को पूरा करने तथा आपूर्तिकर्ता को कार्य करने में सक्षम बनाने या न रोकने में उसके प्रदर्शन पर भी निर्भर होते हैं। एजेंसी का गैर-प्रदर्शन या बाधित प्रदर्शन कॉन्ट्रैक्ट/प्रोजेक्ट को शेड्यूल में देरी और बढ़ी हुई लागत के कारण खतरे में डाल सकता है या कॉन्ट्रैक्ट विवाद के लिए कॉमनवेल्थ को जोखिम में डाल सकता है। IT अनुबंधों के लिए निम्नलिखित या उससे अधिक की आवश्यकता हो सकती है:

• सूचना एजेंसी और कॉमनवेल्थ यूज़र को सॉफ़्टवेयर लाइसेंस ऐक्सेस/इस्तेमाल के अधिकारों और सीमाओं के बारे में जानकारी देना और कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल के लिए हस्ताक्षरित यूज़र पावती प्राप्त करना।
• कॉमनवेल्थ यूज़र और तीसरे पक्ष के प्रतिनिधियों को सभी गोपनीयता प्रतिबंधों के बारे में सूचित करना और कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल के लिए हस्ताक्षरित गोपनीयता या नॉन-डिस्क्लोज़र स्टेटमेंट प्राप्त करना।
• यह सुनिश्चित करना कि एजेंसी किसी भी अनुबंध संबंधी दायित्व को पूरा करती है, जिसमें निम्नलिखित या समान आवश्यकताएं शामिल हैं: " प्रत्येक कैलेंडर क्वार्टर के अंत के तीस (30) दिनों के भीतर, एजेंसी को सप्लायर को क्वार्टर के दौरान तैनात किए गए सॉफ़्टवेयर की अतिरिक्त कॉपियों की कुल संख्या की एक रिपोर्ट देनी होगी। " (कॉन्ट्रैक्ट में " रिप्रोडक्शन राइट्स " क्लॉज़ से, अगर शामिल किया जाए।)
• किसी खास तकनीकी वातावरण या इस्तेमाल के लिए पहले से तैयार संसाधनों के साथ, किसी भी परीक्षण, IV & V गतिविधियों, सप्लायर प्रदर्शन और/या प्रशिक्षण सत्र को एक निश्चित समय सीमा के भीतर सक्षम करना या उसके संचालन की सुविधा प्रदान करना।
• सप्लायर द्वारा किसी भी सॉफ़्टवेयर या समाधान आवश्यकताओं की परिभाषा, डिज़ाइन, इंटरफ़ेस, परीक्षण या कार्यान्वयन प्रयासों को सक्षम करने के लिए एक निश्चित समय सीमा के भीतर सप्लायर को कुछ डेटा, जानकारी, उपकरण या सुविधाएं प्रदान करना।
• किसी भी डिलीवरेबल और टेस्टिंग की समीक्षा करने और उसे स्वीकार करने के लिए एक समय सीमा तय करना।
• खास रिपोर्ट, तकनीकी डेटा, स्पेसिफिकेशन्स, मानक, सॉफ़्टवेयर कॉन्फ़िगरेशन/आर्किटेक्चर, लिगेसी/इंटरफ़ेस कोड या कन्वर्ट किए जाने वाले डेटा (ऐसे डेटा की स्थिति सहित) तैयार करना और उन्हें उपलब्ध कराना।
• कॉन्ट्रैक्ट के शेड्यूल के अनुसार किसी भी महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट रिव्यू या कॉन्ट्रैक्ट से संबंधित अन्य मीटिंग के लिए किसी भी IV & V, संचालन समिति या अन्य आमंत्रित व्यक्ति की उपस्थिति की व्यवस्था करना।
• आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन के लिए आवश्यक किसी भी बुनियादी ढांचे की तैयारी या एकीकरण प्रयासों के लिए VITA-एनजी साझेदारी सेवा प्रबंधन कार्यालय, VITA परियोजना प्रबंधन प्रभाग या VITA सुरक्षा विशेषज्ञों के साथ बातचीत।
• आपूर्तिकर्ता को दी गई समय सीमा के भीतर आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन (प्रॉडक्ट, सेवा, समाधान) से संबंधित गैर-अनुरूपता या त्रुटि की कोई भी सूचना प्रदान करना।
• किसी भी अनुबंधित रूप से आवश्यक तकनीकी या प्रशासनिक सूचना की बाध्यता को एक निश्चित समय सीमा में प्रदान करना।
• किसी भी वैधानिक, संचालन समिति, CIO या अन्य VITA नीति के लिए आवश्यक अनुमोदन, छूट या अपवाद को सुविधाजनक बनाना  
• यह सुनिश्चित करना कि प्रोजेक्ट, तकनीकी और एजेंसी के अन्य हितधारक बिना किसी औपचारिक कॉन्ट्रैक्ट संशोधन के अनुबंध के अनुसार सप्लायर के प्रदर्शन दायित्वों में प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से कोई बदलाव न करें, बढ़ाएं या घटाएं (यानी स्कोप क्रीप) न करें।
• वैधानिक समय सीमा के भीतर सप्लायर इनवॉइस को प्रोसेस करना, मंज़ूरी देना और उनका भुगतान करना।