अध्याय 34 - आईटी अनुबंध प्रबंधन

34.2। 2 सप्लायर के सर्टिफ़िकेशन और रिपोर्टिंग पर नज़र रखें

कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को यह पक्का करना होगा कि कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में एजेंसी के लिए ज़रूरी सभी सर्टिफ़िकेशन, रजिस्ट्रेशन और/या लाइसेंस शामिल हों, सॉलिसिटेशन और कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड। हो सकता है कि प्रोक्योरमेंट लीड ने इन्हें पुरस्कार देने से पहले ही प्राप्त कर लिया हो; हालाँकि, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को फ़ाइल की पुष्टि करनी होगी। इनमें लघु (SWAM) बिज़नेस सर्टिफिकेशन, ईवीए रजिस्ट्रेशन वैलिडेशन, कॉमनवेल्थ में बिज़नेस करने के लिए स्टेट कॉर्पोरेशन कमीशन द्वारा मौजूदा प्राधिकरण, एंटी-लॉबिंग सर्टिफिकेशन, बीमा सर्टिफ़िकेट, बॉन्ड गारंटी, फ़ेडरल या राज्य डिबार्मेंट अनुपालन, ई-वेरिफ़ाई अनुपालन, वर्जीनिया टैक्स अनुपालन या भुगतान शेड्यूल की पुष्टि शामिल हो सकती है। कॉन्ट्रैक्ट की अवधि के दौरान, इनका सत्यापन और/या नवीनीकरण कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर द्वारा हर साल किया जाना चाहिए। 

अनुबंध में आपूर्तिकर्ता से मासिक आधार पर प्रशासनिक रिपोर्टिंग प्रस्तुत करने की मांग की जा सकती है, जिसमें निम्नलिखित शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं: SWaM भागीदारी, परियोजना स्थिति, प्रदर्शन स्थिति, बिक्री या उपयोग की स्थिति, और केवल VITA राज्यव्यापी अनुबंधों के लिए, बिक्री और IFA रिपोर्टिंग। सप्लायर द्वारा समय पर दी जाने वाली रिपोर्टिंग की निगरानी कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर द्वारा की जानी चाहिए, ताकि यह पक्का किया जा सके कि सप्लायर अनुबंध का अनुपालन कर रहा है। ऐसी सभी रिपोर्टों की कॉपियां कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में या इलेक्ट्रॉनिक रूप से उपलब्ध कराई जानी चाहिए। आपूर्तिकर्ता द्वारा अपनी अनुबंधित रूप से अनिवार्य आपूर्तिकर्ता खरीद और उप-अनुबंध योजना का अनुपालन करने में विफलता के कारण कॉन्ट्रैक्ट के नवीनीकरण पर रोक लग सकती है या उसमें देरी हो सकती है। एजेंसियों के लिए, इस प्लान को लघु व्यवसाय (SWAM) सब-कॉन्ट्रैक्टिंग प्लान कहा जा सकता है। VITA के लिए, योजना को आपूर्तिकर्ता खरीद और उपठेका योजना कहा जाएगा। 

इस प्रशासनिक क्षेत्र में सप्लायर के प्रदर्शन की निगरानी करते समय यहां दो “ज़रूरी” चीज़ें दी गई हैं: 

• आपूर्तिकर्ता को अनुबंध के रूप से आवश्यक प्रमाणपत्रों का अनुपालन करना चाहिए, किसी भी कॉन्ट्रैक्ट संशोधन के लागू होने से पहले लाइसेंस और रिपोर्टिंग की पुष्टि होनी चाहिए, जिससे कॉन्ट्रैक्ट का मान या दायरा बढ़ जाए या सप्लायर को कोई भी लाभ या प्रोत्साहन मिले। 
• किसी भी गैर-अनुपालन का सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में बनाए रखा जाना चाहिए और कॉन्ट्रैक्ट के हितधारकों के साथ शेयर किया जाना चाहिए, जो शायद सप्लायर के प्रोजेक्ट के कुल प्रदर्शन को स्वतंत्र रूप से माप रहे हों या इकट्ठा कर रहे हों। 

 निम्नलिखित जानकारी से उपरोक्त समस्याओं के लिए कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर की सप्लायर सत्यापन प्रक्रिया में मदद मिल सकती है: 

• eVA वेबसाइट पर सप्लायर स्टेट डिबार्मेंट स्थिति की पुष्टि यहां करें: ईवीए इनऐक्टिव वेंडर लिस्ट 
• अगर फ़ेडरल फ़ंड कॉन्ट्रैक्ट का समर्थन करते हैं, तो फ़ेडरल वेबसाइट पर सप्लायर फ़ेडरल डिबार्मेंट स्थिति की पुष्टि करें: https://sam.gov/content/home 
• 804-367-8380 पर कॉल करके या इस पते पर ईमेल करके सप्लायर राज्य कर अनुपालन स्थिति (जैसे, अभी कोई इंटरसेप्शन नहीं किया जा रहा है) की पुष्टि करें: Irms.Support@tax.virginia.gov)  
• एजेंसी के व्यक्तिगत प्रोटोकॉल और प्रक्रिया (केवल VITA) के अनुसार आपूर्तिकर्ता SWaM रिपोर्टिंग अनुपालन को मान्य करें आपूर्तिकर्ता बिक्री/IFA रिपोर्टिंग अनुपालन को मान्य करें 
• आपूर्तिकर्ता के वर्तमान पंजीकरण फॉर्म और SCC पहचान संख्या की एक प्रति प्राप्त करके यह सत्यापित करें कि आपूर्तिकर्ता के पास राष्ट्रमंडल में व्यापार करने के लिए वर्तमान प्राधिकरण है