34.2 कॉन्ट्रैक्ट के अनुपालन पर नज़र रखें
34.2। 1 अटेंड/मेज़बान कॉन्ट्रैक्ट किक-ऑफ़ मीटिंग
यह सभी कॉन्ट्रैक्ट पार्टियों के हित में है कि वे कॉन्ट्रैक्ट शुरू होने वाली मीटिंग में शामिल हों, जहाँ प्रोजेक्ट के सभी हितधारक मौजूद हों। एजेंडे में अनुबंध संबंधी अनुबंध की पृष्ठ-दर-पृष्ठ समीक्षा शामिल होनी चाहिए, जिसमें मुख्य अनुबंध दस्तावेज़ और सभी प्रदर्शनियां शामिल हैं, ताकि अनुबंध के सभी दायित्वों, प्रदर्शन अपेक्षाओं, एस्केलेशन प्रक्रियाओं और प्रारंभिक प्रोजेक्ट योजना (जैसे, शेड्यूल, रिपोर्टिंग, डिलिवरेबल्स, आदि) पर चर्चा की जा सके। यह समय दोनों पक्षों के तकनीकी और प्रशासनिक कामों के लिए संपर्क बिंदुओं की पुष्टि करने का है। अक्सर कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर इस मीटिंग को कोऑर्डिनेट करेंगे, जो कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने के 30 दिन बाद होनी चाहिए। यह ज़रूरी है कि कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर मौजूद रहे, भले ही मीटिंग कॉन्ट्रैक्ट मैनेजर द्वारा आयोजित की गई हो।
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को मीटिंग से पहले कॉन्ट्रैक्ट के दस्तावेज़ों का अध्ययन करना चाहिए और उनसे परिचित होना चाहिए, ताकि कॉन्ट्रैक्ट- सप्लायर और एजेंसी दोनों पक्षों द्वारा अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए गतिविधियों का शेड्यूल तैयार किया जा सके। कुछ एजेंसियों के पास कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर के काम करने के लिए बहुत कम फ़ंक्शन हो सकते हैं; हालाँकि, कॉन्ट्रैक्ट अनुपालन की ज़रूरतें उन न्यूनतम फ़ंक्शन से अधिक हो सकती हैं। एक सफल कॉन्ट्रैक्ट अवार्ड के बाद के प्रशासन पर उतना ही निर्भर होता है, जितना कि यह काम के किसी सुलिखित बयान या परफ़ॉर्मेंस के सख्त मानकों पर होता है। इसमें ख़ास इनवॉइसिंग और भुगतान शर्तें, बीमा/बॉन्ड की कुछ ज़रूरतें, फ़ेडरल अनुदान आवश्यकताएँ, असाधारण गोपनीयता या सुरक्षा समस्याएँ या खास मीटिंग और रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ हो सकती हैं।
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन की गतिविधियों को प्रोजेक्ट मैनेजर और कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर या कॉन्ट्रैक्ट मैनेजर के बीच में बांटा जा सकता है। इस बात की परवाह किए बिना कि कोई एजेंसी कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन फ़ंक्शन की ज़िम्मेदारियाँ कैसे सौंपती है; कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन की अपेक्षाओं का लिखित असाइनमेंट होना चाहिए और प्रत्येक फ़ंक्शन के लिए एक नामित व्यक्ति (ओं) का नाम होना चाहिए। हर असाइनी की गतिविधियाँ " पूरी " कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन फ़ाइल को पूरा कर लेंगी, इसलिए जांच और बैलेंस ज़रूरी होना चाहिए और कॉन्ट्रैक्ट क्लोज़आउट के समय एडमिनिस्ट्रेटिव फ़ाइल डेटा को समेकित करने की योजना बनाई जानी चाहिए। दूसरे शब्दों में, बाएँ हाथ को पता होना चाहिए कि दायाँ हाथ क्या कर रहा है, कैसे और किससे कॉन्ट्रैक्ट प्रशासन की महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करें और गुणवत्ता की जाँच करके यह सुनिश्चित किया जाए कि कहीं कोई छेद, गुम गतिविधियाँ या डेटा गुम तो नहीं है या डेटा गुम है। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन का डेलिगेशन असाइनमेंट सभी कॉन्ट्रैक्ट के हितधारकों के लिए उपलब्ध होना चाहिए।
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