34.2 कॉन्ट्रैक्ट के अनुपालन पर नज़र रखें
34.2। 4 डिलिवरेबल्स और स्वीकार्यता पर नज़र रखें
प्रोजेक्ट की जटिलता और मूल्य के आधार पर, एजेंसी का बिज़नेस मालिक/प्रोजेक्ट मैनेजर इस गतिविधि को संभाल सकता है, केवल कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर से सहायता का अनुरोध कर सकता है या कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर से इस गतिविधि को पूरी तरह से संभालने का अनुरोध कर सकता है। यदि अनुबंध, कार्य विवरण या परियोजना मील का पत्थर योजना में सभी डिलिवरेबल्स, उनकी नियत तारीखों और प्रस्तुतीकरण आवश्यकताओं की स्पष्ट सूची शामिल नहीं है, DOE अनुबंध प्रशासक को तारीखों के साथ एक मास्टर सूची विकसित करनी चाहिए और आपूर्तिकर्ता के समय पर डिलिवरेबल्स के प्रदर्शन की निगरानी के लिए एक कैलेंडर बनाना चाहिए।
कॉन्ट्रैक्ट से यह पता चल सकता है कि एजेंसी के पास डिलिवरेबल्स स्वीकार करने के लिए कुछ दिन हों या उन्हें स्वीकार किया जाएगा, जो कि प्रोजेक्ट या एजेंसी के नुकसान का कारण हो सकता है। इसलिए, यह ज़रूरी है कि कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर एजेंसी के साथ-साथ सप्लायर के प्रदर्शन पर नज़र रखें।
अगर कॉन्ट्रैक्ट के लिए हर डिलिवरेबल के साथ एक ट्रांसमिटल पत्र की आवश्यकता होती है या एजेंसी को प्रत्येक डिलीवरेबल के लिए सप्लायर को लिखित स्वीकृति देनी होती है, तो इन दस्तावेज़ों को कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में कॉपी किया जाना चाहिए, चाहे वह ई-स्टोरेज के लिए हो या हार्डकॉपी स्टोरेज के लिए। प्रत्येक डिलिवरेबल के लिए एजेंसी के प्राप्तकर्ता (ओं) और डिलीवरी का स्थान-चाहे वह उत्पाद (हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर), इलेक्ट्रॉनिक, पेपर या सेवा हो, कॉन्ट्रैक्ट में निर्दिष्ट होना चाहिए, लेकिन अगर नहीं, तो कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि डिलिवरेबल्स समय पर सबमिट किए जाएं और कॉन्ट्रैक्ट की ज़रूरतों के अनुसार प्राप्त/स्वीकार किए जाएं क्योंकि यह दोनों पक्षों द्वारा अनुबंध के सफल प्रदर्शन का एक मानदंड है।
अगर कॉन्ट्रैक्ट के लिए किसी खास या खास शिपिंग और ट्रांसपोर्टेशन से निपटने, जवाबदेही या ज़िम्मेदारी की ज़रूरत होती है, तो इसका पालन करने के लिए भी इस पर नज़र रखनी होगी। इसे कोऑर्डिनेट करने का फंक्शन कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को भी सौंपा जा सकता है। अगर नहीं, तो कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को अभी भी निगरानी करनी होगी।
अगर कॉन्ट्रैक्ट के लिए सप्लायर को ट्रेनिंग सेशन देने या प्रदर्शन की प्रतिबद्धता के तहत " समाधान " प्रदर्शन पेश करने की आवश्यकता होती है, तो कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर इसके लिए स्थान, संसाधन, सुरक्षा ऐक्सेस, तारीख और एजेंडा को समन्वयित करने के लिए जिम्मेदार हो सकता है। सप्लायर को खास मीडिया संसाधनों की ज़रूरत हो सकती है।
अगर कॉन्ट्रैक्ट में इसी तरह की आवश्यकता शामिल है, तो कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को नए सॉफ़्टवेयर रिलीज़ की निगरानी करनी होगी: " सभी (एजेंसी या अधिकृत यूज़र) को सामान्य रिलीज़ के पहले दिन के बाद प्रदान करें, सभी नई रिलीज़, अपग्रेड और ऐक्सेस मोड सहित किसी भी एन्हांसमेंट को दर्शाने के लिए सॉफ़्टवेयर और दस्तावेज़ों की प्रतियां संशोधित करें, जिसमें गति, दक्षता या आधार को बढ़ा सकते हैं सॉफ़्टवेयर के संचालन के बारे में या सॉफ़्टवेयर की कार्यक्षमता में सुधार करने या उसमें सुधार करने के लिए अतिरिक्त क्षमताएं जोड़ें। " इस खास डिलिवरेबल को सीधे कॉन्ट्रैक्ट के काम के स्टेटमेंट या डिलिवरेबल्स की सूची में नहीं बताया जा सकता है, लेकिन यह कॉन्ट्रैक्ट के असल बॉडी में हो सकता है। "नई रिलीज़" शीर्षक वाली यह आवश्यकता VITA के प्रासंगिक अनुबंध टेम्पलेट्स के मुख्य भाग में है; अर्थात सॉफ़्टवेयर और समाधान।
अगर डिलीवरेबल देर से आता है, स्वीकार्य नहीं है या कोई अन्य समस्या है, तो कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर ज़रूरी संचार और समाधान को समन्वयित करने के लिए जिम्मेदार हो सकता है। अगर नहीं, तो अगर यह स्थिति अनुबंध संबंधी संबंध और स्थिति के किसी अन्य क्षेत्र को प्रभावित करेगी, तो कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को अभी भी एजेंसी-सप्लायर गतिविधियों, संचार और ऐसी डिलीवरी से जुड़ी स्थिति के बारे में पता होना चाहिए। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को संबंधित पेपर ट्रेल की कॉपियां मिलनी चाहिए, क्योंकि कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में ऐसी स्थिति से संबंधित पूरा सहायक डेटा शामिल होना चाहिए।
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