34.2 कॉन्ट्रैक्ट के अनुपालन पर नज़र रखें
34.2। 5 सप्लायर के परफ़ॉर्मेंस पर नज़र रखें
कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को सप्लायर की सभी प्रदर्शन आवश्यकताओं के लिए कॉन्ट्रैक्ट की सावधानीपूर्वक समीक्षा करनी चाहिए; जिनमें से कुछ स्पष्ट रूप से परिभाषित हैं और अन्य जिन्हें अप्रत्यक्ष रूप से शामिल किया जा सकता है। यह सुझाव दिया जाता है कि कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर परफ़ॉर्मेंस चेकलिस्ट और कैलेंडर तैयार करें, ताकि यह पक्का किया जा सके कि शेड्यूल की गई निगरानी के लिए प्रदर्शन की सभी ज़रूरतें पूरी की जाएं।
कॉन्ट्रैक्ट में साफ़ तौर पर परिभाषित सेवा स्तर अनुबंध (SLA) या डिलिवरेबल्स के लिए स्वीकार्यता मानदंड बताया जा सकता है, जो सप्लायर के तकनीकी प्रदर्शन के लिए अपेक्षाओं का वर्णन करता है। कॉन्ट्रैक्ट के लिए यह भी ज़रूरी हो सकता है कि अप्रत्यक्ष सप्लायर की परफ़ॉर्मेंस से जुड़ी ज़रूरतों पर नज़र रखी जाए - बार-बार आने वाली तकनीकी, स्थिति और/या एडमिनिस्ट्रेटिव रिपोर्ट सबमिट की जाए (सबसेक्शन 34.2 देखें)। 2); अनुपालन और लाइसेंसिंग प्रमाणपत्र (सबसेक्शन 34.2 देखें। 2); प्रमुख कर्मचारी, और बिज़नेस या प्रोजेक्ट प्रबंधन की ज़िम्मेदारी।
- तकनीकी प्रदर्शन-कहने की ज़रूरत नहीं है, तकनीकी प्रदर्शन के उद्देश्यों और आवश्यकताओं में कई भिन्नताएं हैं जो किसी कॉन्ट्रैक्ट में हो सकती हैं। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को पता होना चाहिए कि ये असल में क्या हैं और परफ़ॉर्मेंस डेटा कैप्चर, मेज़रमेंट और रिपोर्टिंग से जुड़ी ज़रूरी शर्तें क्या हैं, ताकि सप्लायर या प्रॉडक्ट के परफ़ॉर्मेंस पर नज़र रखी जा सके और यह तय किया जा सके कि परफ़ॉर्मेंस के नतीजे, कॉन्ट्रैक्ट के एडमिनिस्ट्रेशन के दूसरे क्षेत्रों को कैसे प्रभावित कर सकते हैं, जिसमें सप्लायर से भुगतान भी शामिल है। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर और कॉन्ट्रैक्ट के अन्य हितधारकों के बीच करीबी टीमवर्क से यह पक्का होगा कि सभी ज़रूरी प्रदर्शन परिणाम कैप्चर किए जाएं, रिपोर्ट किए जाएं और उनका इस्तेमाल सप्लायर या प्रॉडक्ट के तकनीकी प्रदर्शन की निगरानी में किया जाए। यहां उदाहरण दिए गए हैं कि किसी सप्लायर या प्रॉडक्ट के तकनीकी परफ़ॉर्मेंस को कैसे कैप्चर किया जा सकता है और उस पर नज़र रखी जा सकती है।
- सेवा स्तर के अनुबंधों के लिए अक्सर सप्लायर को मासिक परफ़ॉर्मेंस रिपोर्ट देने की ज़रूरत होती है, जिससे पता चलता है कि वे प्रदर्शन से जुड़ी ज़रूरतों को कितनी अच्छी तरह पूरा करते हैं, ताकि संबंधित मासिक इनवॉइस किसी भी ग़ैर-प्रदर्शन वाले जुर्माना/प्रोत्साहन (आमतौर पर सेवा स्तर की प्राप्ति या गैर-अनुरूपता के प्रतिशत से जुड़े) को दर्ज़ करें। ऐसे परफ़ॉर्मेंस मापदंडों को, उदाहरण के लिए, किसी सिस्टम या वेब-होस्टेड ऐप्लिकेशन के " अपटाइम " और " डाउनटाइम " से या ख़रीदी गई सेवा के लिए " रिस्पॉन्स टाइम " और " रेमेडी टाइम " से लिंक किया जा सकता है।
- उदाहरण के लिए, स्वीकार्यता मानदंडों के लिए यह आवश्यक हो सकता है कि 100 एक साथ सिस्टम के यूज़र सिस्टम के प्रदर्शन को खराब नहीं करेंगे या किसी यूज़र द्वारा एक निश्चित इलेक्ट्रॉनिक " ट्रांजेक्शन " या " फ़ंक्शन को पूरा करने में लगने वाले आवश्यक अधिकतम समय को प्रभावित नहीं करेंगे। " अगर सिस्टम का बिल्ट-इन सेल्फ़ मॉनिटरिंग डिज़ाइन में गिरावट या त्रुटि कैप्चर हो जाती है, तो एजेंसी के सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर द्वारा रिपोर्ट तैयार की जा सकती है और अनुबंध के हितधारकों को रिपोर्ट की जा सकती है।
- अनुसूची और बजट-अनुसूची और बजट दो जोखिम-महत्वपूर्ण प्रदर्शन क्षेत्र हैं जो गैर-IT के साथ-साथ IT अनुबंधों में भी समान हैं। शेड्यूल और बजट परफ़ॉर्मेंस से एजेंसी के फ़ंडिंग स्रोतों- कॉमनवेल्थ और/या फ़ेडरल ग्रांट-और उस पर निर्भर योजनाबद्ध या मौजूदा टेक्नोलॉजी प्रोजेक्ट, साथ ही सप्लायर की वित्तीय स्थिति पर गंभीर असर पड़ सकता है।
यह एक काल्पनिक उदाहरण दिया गया है: एक क्रिटिकल इंसिडेंट ट्रैकिंग सिस्टम के लिए एक रिप्लेसमेंट विकसित करने और उसे लागू करने का कॉन्ट्रैक्ट, जो कई राज्यव्यापी डेटाबेस और फ़ेडरल डेटाबेस से लिंक होता है, एक कॉमनवेल्थ एजेंसी द्वारा जनवरी 1, 2008 को प्रदान किया गया था। मौजूदा 10-साल पुराने सिस्टम का एप्लीकेशन सॉफ़्टवेयर जून 30, 2009 के बाद समर्थन योग्य या चालू नहीं रहेगा। कॉन्ट्रैक्ट में एक बड़ा प्रोजेक्ट माइलस्टोन शामिल है, जिसे फ़रवरी 1, 2009 को पूरा करने के लिए 60-दिन के एक्सेप्टेंस टेस्टिंग को पूरा किया जा सकता है। कॉन्ट्रैक्ट की कुल निर्धारित कीमत 3 मिलियन डॉलर है, जो जनरल फ़ंड से आधा और फ़ेडरल मैचिंग ग्रांट से आधा है। स्वीकार्यता परीक्षण के तीस दिन बाद एक बड़ी त्रुटि होती है जिसे सप्लायर महत्वपूर्ण इंटरफ़ेस को फिर से डिज़ाइन किए बिना ठीक नहीं कर सकता। प्रोजेक्ट के इस समय तक, अंतरिम माइलस्टोन के पूरा होने से होने वाले भुगतानों के कारण, प्रोजेक्ट बजट का 2.5 मिलियन डॉलर का भुगतान सप्लायर को किया जा चुका है। जब पुराने सिस्टम के खत्म होने से पहले केवल 6 महीने और सिर्फ़ 500,000.00 डॉलर का फ़ंड बाकी है- " ह्यूस्टन, हमें एक समस्या है। "
आप देख सकते हैं कि बजट और शेड्यूल के प्रदर्शन से तात्कालिक और विस्तारित दोनों हितधारकों पर क्या असर पड़ सकता है। हमें कभी पता नहीं चलेगा कि यह प्रोजेक्ट कैसे निकला और किसका सबसे ज़्यादा असर पड़ा, लेकिन संभावना ज़्यादा है कि यह मुक़दमेबाज़ी में ही खत्म हो गया।
मॉनीटरिंग शेड्यूल और बजट परफ़ॉर्मेंस एरिया कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर, बिज़नेस ओनर/प्रोजेक्ट मैनेजर या कॉन्ट्रैक्ट मैनेजर को असाइन किए जा सकते हैं, जो प्रोक्योरमेंट के आकार और जटिलता और आवश्यक प्रोजेक्ट प्रबंधन के स्तर पर निर्भर करता है। यदि अनुबंध के लिए CIO मंजूरी की आवश्यकता होती है, तो VITA के परियोजना प्रबंधन प्रभाग के पास प्रोसाइट और अन्य उपकरण हैं, जिनका उपयोग अनुबंध का परियोजना प्रबंधक संभवतः इन दो निष्पादन क्षेत्रों पर अनुबंध प्रशासन कार्यों को निष्पादित करने में करेगा। हालांकि, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को इन परफ़ॉर्मेंस एरिया से जुड़ी संचार, समस्याओं और समाधानों की जानकारी होनी चाहिए और उन्हें किसी भी चीज़ से संबंधित तथ्य-खोज, संचार, संशोधन, विवाद या दावे में शामिल होना चाहिए।
- प्रमुख कार्मिक -अक्सर एक IT अनुबंध में प्रमुख कार्मिक शब्द शामिल होता है, जो इस प्रकार है: "कार्य विवरण में आपूर्तिकर्ता के कुछ कार्मिकों को प्रमुख कार्मिक या परियोजना प्रबंधक के रूप में नामित किया जा सकता है।" काम के लागू स्टेटमेंट में मुख्य कर्मियों और प्रोजेक्ट मैनेजरों के संबंध में सप्लायर के दायित्वों के बारे में बताया जाएगा। ऐसे दायित्वों के अनुसार काम करने में आपूर्तिकर्ता की विफलता को इस कॉन्ट्रैक्ट या लागू काम के विवरण की चूक माना जा सकता है। " इसके अलावा, अगर सप्लायर मुख्य कर्मियों या नामित व्यक्तियों को बदलना चाहता है, तो किसी कॉन्ट्रैक्ट के लिए एजेंसी द्वारा लिखित अनुमोदन की आवश्यकता हो सकती है। यह ज़रूरी है कि कॉन्ट्रैक्ट कोऑर्डिनेटर बिज़नेस के मालिक/प्रोजेक्ट मैनेजर के साथ मिलकर काम करे, ताकि कॉन्ट्रैक्ट में जो भी शर्तें हैं, उन पर नज़र रखी जा सके और उन्हें लागू किया जा सके।
- प्रोजेक्ट/बिज़नेस प्रोसेस मैनेजमेंट-कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को प्रोजेक्ट/बिज़नेस प्रोसेस मैनेजमेंट से संबंधित किसी भी प्रदर्शन दायित्व के लिए कॉन्ट्रैक्ट खोजना चाहिए और उसे दिखाना चाहिए। इनमें प्रासंगिक डिलिवरेबल्स शामिल हो सकते हैं; यानी, प्रोजेक्ट प्लान, क्वालिटी एश्योरेंस प्लान/रिपोर्टिंग, प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट, कटओवर प्लान या खास प्रोजेक्ट प्रबंधन और ऑपरेशनल प्रोसेस जिन्हें सप्लायर निर्धारित डिलीवरेबल प्रदान करके या सिर्फ़ व्यवसाय के संचालन के ज़रिये (यानी, प्रोजेक्ट प्लानिंग की निगरानी के लिए IEEE 1220 और ISO 1006 मानकों का उपयोग करके, आदि) का पालन और/या पुष्टि करने के लिए प्रतिबद्ध है।
सप्लायर के कॉन्ट्रैक्ट से जुड़े परफ़ॉर्मेंस को कॉन्ट्रैक्ट में स्थापित सभी परफ़ॉर्मेंस एलिमेंट और मापदंड के हिसाब से मापा जाना चाहिए। हालांकि सप्लायर परफ़ॉर्मेंस डेटा की रिपोर्टिंग, कलेक्शन, निगरानी और मूल्यांकन अन्य कॉन्ट्रैक्ट हितधारकों का सामूहिक प्रयास हो सकता है, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेशन फ़ंक्शन को सभी परफ़ॉर्मेंस डेटा के लिए एक रिपॉजिटरी के रूप में काम करना चाहिए और यह सुनिश्चित करने के लिए ओवरसियर के रूप में कार्य करना चाहिए कि अनुबंध की प्रदर्शन आवश्यकताओं पर नज़र रखी जाए और उन्हें रिपोर्ट किया जाए।
अगर किसी सप्लायर का प्रदर्शन संतोषजनक नहीं है, तो कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर और अनुबंध से जुड़े अन्य हितधारकों को सहायक प्रमाण के साथ, असंतोषजनक या गैर-अनुरूप प्रदर्शन की अपनी शिकायत का दस्तावेजीकरण करना चाहिए। सभी VITA-जारी या VITA-प्रत्यायोजित IT अनुबंधों के लिए, scminfo@vita.virginia.gov पर संपर्क करें। सभी गैर-वीआईटीए जारी या एजेंसी गैर-प्रत्यायोजित IT अनुबंधों के लिए, डीपीएस अनुबंध अनुपालन से संपर्क करें।
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