अध्याय 34 - आईटी अनुबंध प्रबंधन

34.3। 0 संशोधनों की प्रक्रिया और व्यवस्थापन

कॉन्ट्रैक्ट के मूल्य या दायरे को बढ़ाने या सप्लायर को होने वाले किसी भी लाभ या प्रोत्साहन को बढ़ाने वाले किसी भी कॉन्ट्रैक्ट संशोधन के लागू होने से पहले, अनुबंध के रूप में आवश्यक प्रमाणपत्र, लाइसेंस और रिपोर्टिंग के साथ सप्लायर के अनुपालन की पुष्टि होनी चाहिए। निम्नलिखित जानकारी कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर की सप्लायर सत्यापन प्रक्रिया में मदद कर सकती है:

• eVA वेबसाइट पर आपूर्तिकर्ता राज्य डिबार्मेंट स्थिति की पुष्टि करें: eVA निष्क्रिय विक्रेताओं की सूची

• अगर फ़ेडरल फ़ंड कॉन्ट्रैक्ट का समर्थन करते हैं, तो फ़ेडरल वेबसाइट पर सप्लायर फ़ेडरल डिबार्मेंट स्थिति की पुष्टि करें: https://sam.gov/

• 804-367-8380 पर कॉल करके या: Irms.Support@tax.virginia.gov पर ईमेल करके सप्लायर राज्य कर अनुपालन स्थिति (जैसे, अभी कोई इंटरसेप्शन नहीं किया जा रहा है) की पुष्टि करें

• पुष्टि करें कि आपूर्तिकर्ता अपनी अनुबंधित रूप से अनिवार्य आपूर्तिकर्ता खरीद और उप-अनुबंध योजना और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं का अनुपालन कर रहा है क्योंकि ऐसा न करने पर अनुबंध के नवीनीकरण या संशोधन पर रोक लग सकती है या उसमें देरी हो सकती है।

• आपूर्तिकर्ता बिक्री/IFA रिपोर्टिंग अनुपालन (केवल VITA) को ईमेल द्वारा सत्यापित करें: ifacoordinator@vita.virginia.gov

• आपूर्तिकर्ता के वर्तमान पंजीकरण फॉर्म और SCC पहचान संख्या की एक प्रति प्राप्त करके यह सत्यापित करें कि आपूर्तिकर्ता के पास राष्ट्रमंडल में व्यापार करने के लिए वर्तमान प्राधिकरण है

इसके अलावा, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को वर्जीनिया कोड में § 2.2-4309 में मिले कॉन्ट्रैक्ट संशोधनों से संबंधित वैधानिक आवश्यकताओं का पालन करना होगा।

कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को कॉन्ट्रैक्ट में बदलाव या संशोधन की भाषा से परिचित होना चाहिए और यह पक्का करना होगा कि प्रस्तावित संशोधन किया जा सके और उसे सभी आवश्यक हितधारकों—मुख्य रूप से सप्लायर और एजेंसी के बिज़नेस मालिक/प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा मंज़ूरी दी जाए। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर यह पक्का करने के लिए ज़िम्मेदार होगा कि सभी संशोधनों को कॉन्ट्रैक्ट और किसी भी वैधानिक या फ़ेडरल (अगर कॉन्ट्रैक्ट फ़ेडरल रूप से वित्त पोषित है) ज़रूरतों/सीमाओं के अनुसार प्रोसेस किया जाए। IT अनुबंध संशोधनों पर निम्नलिखित आवश्यकताएं लागू होती हैं:

• किसी भी संशोधन के लिए सभी ज़रूरी स्वीकृतियां कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में मान्य की जाती हैं।

• यदि किसी संशोधन के लिए धन की आवश्यकता होती है, तो सभी धन प्राप्त हो जाते DOE हैं और धन में परिवर्तन 2 4309 वर्जीनिया संहिता की धारा .2- के साथ संघर्ष नहीं है।

• इस संशोधन DOE अनुबंध के किसी अन्य प्रावधान के साथ टकराव उत्पन्न नहीं होगा।

• फ़ाइल में आपूर्तिकर्ता की डिबारमेंट स्थिति, राज्य कर अनुपालन और SWAM या सेल्स/IFA रिपोर्टिंग (अगर लागू हो) अनुपालन की पुष्टि दर्ज है।

• यह संशोधन DOE वर्जीनिया संहिता और वर्जीनिया सार्वजनिक खरीद अधिनियम में संबंधित वैधानिक विनियमों के साथ संघर्ष नहीं है।

• आपूर्तिकर्ता को एजेंसी DOE समक्ष संशोधन दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना आवश्यक है।

• कॉन्ट्रैक्ट में संशोधन दस्तावेज़ का फ़ॉर्मेट एजेंसी के प्रोटोकॉल के अनुसार है।

• प्रासंगिक हितधारकों को सूचना और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड और कॉन्ट्रैक्ट या वित्तीय डेटाबेस में अपडेट एजेंसी की प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के अनुसार होते हैं।

• सभी पूरी तरह से निष्पादित संस्करणों की कॉपियां कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में हैं

• VITA एससीएम के लिए, एससीएम प्रक्रियाओं के अनुसार आवश्यक सभी अनुबंध संशोधन प्रदान करें। हार्ड कॉपी कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल में रखी जानी चाहिए। राज्यव्यापी कॉन्ट्रैक्ट जिनके लिए वेब अपडेट की ज़रूरत होती है, उनके लिए स्थापित प्रोसेस फ़ॉलो करें।