34.5 कॉन्ट्रैक्ट रिटायरमेंट करवाएं
34.5। 1 अपडेट एजेंसी/कॉमनवेल्थ कॉन्ट्रैक्ट, पोर्टफ़ोलियो प्रबंधन और फ़ाइनेंशियल सिस्टम
कॉन्ट्रैक्ट को बंद या निष्क्रिय स्थिति में ले जाने के लिए, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर किसी भी वित्तीय या कॉन्ट्रैक्ट सिस्टम को अपडेट करने के लिए अपनी एजेंसी के प्रोटोकॉल और प्रोसेस का पालन करेगा। कुछ सिस्टम में, कॉन्ट्रैक्ट को किसी सक्रिय कॉन्ट्रैक्ट सूची से पूरी तरह हटाना ज़रूरी होता है। कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को यह पक्का करना होगा कि सभी इलेक्ट्रॉनिक डेटा टच पॉइंट अपडेट किए गए हों, ताकि उनकी एजेंसी की ज़रूरतों के मुताबिक अनुबंध की स्थिति दिखाई दे, जिसमें अकाउंट्स विभाग और फ़ेडरल ग्रांट मैनेजमेंट क्लोज़आउट या रिपोर्टिंग से जुड़ी ज़रूरतें, जो भी लागू हो, शामिल हैं।
इसके अतिरिक्त, VITA अनुबंध प्रशासक, वीटा की अनुबंध सेवानिवृत्ति प्रक्रियाओं और कार्यविधियों के अनुसार, VITA वेबसाइट डेटाबेस से, पोस्ट किए गए ईवीए कैटलॉग से और अन्य स्थानों (यानी, आईएफए आपूर्तिकर्ता डेटाबेस) से समाप्त राज्यव्यापी अनुबंध की स्थिति में परिवर्तन या हटाने की आवश्यकता को VITA प्रक्रिया स्वामियों (यानी, आईएफए समन्वयक) के साथ हटाएंगे या समन्वय करेंगे।
सभी एजेंसियों के लिए, कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर को कॉन्ट्रैक्ट के बिज़नेस ओनर/प्रोजेक्ट मैनेजर या कॉन्ट्रैक्ट मैनेजर के साथ काम करना चाहिए, ताकि यह पक्का किया जा सके कि समाप्त किए गए कॉन्ट्रैक्ट स्टेटस अपडेट एजेंसी के और किसी भी ज़रूरी कॉमनवेल्थ पोर्टफ़ोलियो मैनेजमेंट सिस्टम में प्रोसेस किए जाएं।
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