अध्याय 34 - आईटी अनुबंध प्रबंधन

कम से कम, प्रत्येक अनुबंध प्रशासन फ़ाइल में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए, जैसा कि विशिष्ट IT अनुबंध पर लागू होता है:

• निष्पादित कॉन्ट्रैक्ट
• सप्लायर को अनुबंध के तौर पर ज़रूरी सर्टिफ़िकेशन, लाइसेंस और प्राधिकरण, जिनमें लघु (SWAM) बिज़नेस डेज़िनेशन, कॉमनवेल्थ में कारोबार करने के लिए प्राधिकरण का प्रमाण और लॉबिंग सर्टिफ़िकेट शामिल हैं
• सप्लायर बीमा सर्टिफिकेट/बॉन्ड गारंटी
• स्टेकहोल्डर से संपर्क करने के बारे में जानकारी
• कॉन्ट्रैक्ट को संचालित करने के लिए इस्तेमाल की गई कार्रवाइयों का रिकॉर्ड
• कॉन्ट्रैक्ट एडमिनिस्ट्रेटर की ड्यूटी का विवरण
• Amendments/modifications
• ज़रूरी रिपोर्टिंग का सत्यापन (यानी, ट्रांसमिट करने वाले दस्तावेज़)
• खरीद और/या अनुबंध से संबंधित किसी भी वैधानिक और VITA आवश्यक अनुमोदन, छूट और अपवाद की प्रतियां
• एजेंसी की स्वीकृतियों की कॉपियां
• सरकार या सप्लायर द्वारा दिए गए डेटा, जानकारी, सामग्री और उपकरण के लिए ट्रांसमिटल की कॉपियां
• गोपनीयता अनुबंध और/या सॉफ़्टवेयर लाइसेंस यूज़र अनुबंध की कॉपियां
• कॉन्ट्रैक्ट से जुड़े दावे
• क्लेम दस्तावेज़ रिलीज़ करना
• विवाद और समाधान के दस्तावेज़ (इलाज के नोटिस और समाप्ति पत्र सहित)
• FOIA अनुरोध और प्रतिक्रियाएँ
• अंतिम सप्लायर लिखित वक्तव्य, जिसमें यह प्रमाणित किया जाता है कि उसने कॉन्ट्रैक्ट के सप्लायर प्रोक्योरमेंट और सब-कॉन्ट्रैक्टिंग प्लान का पूरी तरह से अनुपालन किया है, और अगर इसने पूरी तरह से अनुपालन नहीं किया है, तो ऐसी योजना और वास्तविक सहभागिता के बीच होने वाले किसी भी अंतर की लिखित व्याख्या।
• कॉन्ट्रैक्ट क्लोज़आउट दस्तावेज़